El manejo de los ejemplares en el SIGB es un tema delicado que requiere máxima atención al momento de codificar sus parámetros, ya que de su combinación surgen los permisos o restricciones para el préstamo y la circulación en las áreas de atención a los usuarios y la posibilidad de rastrear fehacientemente una procedencia, recuperar un estado de conservación física, etc.
* Por ejemplo, para el material usado como referencia para el trabajo interno de las diferentes áreas (por ejemplo, en Procesos Técnicos: las RCAA2, CDU, diccionarios, etc.). Estos ejemplares NO se prestan (a los usuarios). La UF (Tipo/Clasificación) que se utiliza en estos casos siempre comienza con "Ref.":
Ref.DPT.XXXXXXXX > (donde las X (equis) son el número de inventario)
Con el fin de normalizar las ubicaciones físicas provisorias de ítems que están destinados a otras salas y que aun no tienen asignada una ubicación física definitiva, se solicita tomar como modelo la siguiente tabla (dividida en dos grupos), según sea el caso:
Las siguientes áreas tienen parametrizada en el SIGB una sub-biblioteca propia. Es importante que su código se registre en el ítem:
Ref.ACP.XXXXXXXX ... Dpto. Archivos ... ARCHI
Ref.AUD.XXXXXXXX ... Dpto. Audioteca/Mediateca - Referencia ... AUDIO
TES.XXXXXXXX ... Dpto. Sala del Tesoro Libros ... TES
S.MAP.XXXXXXXX ... Dpto. Mapoteca/Fototeca ... MAPO | FOTO
Ref.MAP.XXXXXXXX ... Dpto. Mapoteca/Fototeca - Referencia ... MAPO | FOTO
Ref.NOV.XXXXXXXX ... Div. No Videntes ... NOVI
Ref.H.XXXXXXXX ... Dpto. Hemeroteca - Referencia (piso H) ... HEME
Ref.PPA.XXXXXXXX ... Publicaciones Periódicas Antiguas ... PPA
Las siguientes áreas carecen de una sub-biblioteca propia parametrizada en el SIGB. Los ítems se registran dentro de la sub-biblioteca LIBRO:
Ref.DPT.XXXXXXXX ... Dpto. Procesos Técnicos
Ref.DPTH.XXXXXXXX ... Div. Procesos Técnicos Libros *
Ref.DPTL.XXXXXXXX ... Div. Procesos Técnicos Hemerográficos *
Ref.DCA.XXXXXXXX ... Div. Control de Autoridades
*Estos sectores de referencia interna de los procesos técnicos fueron unificados: cuando se detecte material con una UF "Ref.DPTH." o "Ref. DPTL." se debe modificar a "Ref.DPT."
Ref.DTB.XXXXXXXX ... Dirección Nacional de Coordinación Bibliotecológica
Ref.AHI.XXXXXXXX ... Archivo Histórico Institucional
Ref.ASJ.XXXXXXXX ... Dpto. Asuntos Jurídicos
Ref.L5.XXXXXXXX ... Div. Libros - Referencia 5º piso
Ref.L6.XXXXXXXX ... Div. Libros - Referencia 6º piso
Ref.PRE.XXXXXXXX ... Dpto. Preservación y Conservación
Ref.CULT.XXXXXXXX ... Dirección de Cultura
Solicitar en: División Diseño Gráfico ... División Diseño Gráfico
PTL.S2.XXXXXXXX ... Depósito interno de PTL en el 2do subsuelo (para libros que están destinados a formar parte de la colección general pero aun no tienen asignada una UF)
SUBDIR.XXXXXXXX ... Subdirección
Véase que NO hay espacios ni antes ni después de los puntos. Prestar especial atención al uso de mayúsculas y minúsculas.
Lo expresado como XXXXXXXX corresponde a los 8 (ocho) dígitos del número de inventario del ejemplar en cuestión.
La Nota de Circulación -que el usuario no visualiza- se usa para alertar al personal de circulación acerca de la presencia o ausencia de material complementario, dato que también debe figurar en el campo 300 y, principalmente si se trata de una ausencia, en una Nota general (500):
Registro bibliográfico:
300 ## $a 100 p. ; $c 22 cm + $e 1 CD-ROM.
500 ## $3 INV.XXXXXXXX $a Falta CD-ROM.
Registro de Ítem:
Nota de de circulación: Falta CD-ROM
En ítems que han sido revisados en depósito por los catalogadores pero no registran datos para completar la Nota interna con la procedencia se acordó usar la sigla “[s. d.]” (en minúscula y entre corchetes, sin espacio entre la s. y la d.), para permitir diferenciar los ítems migrados del Inventario que no presentan información (porque no hubo intenciones de codificarlo en ese entonces) con los ítems enriquecidos actualmente en los que sí estuvo la intención de completar el dato pero sin hallarlo en el ejemplar.
En la codificación de ítems que ingresan por DL se ha observado un salto en la numeración asignada por la entidad que las registra (Dirección Nacional de Derecho de Autor - DNDA), visible en el sello numerador presente en la portada de los libros que tienen esta procedencia. El salto aproximado es del número 900.000 al número repentino de 4.000.000
Se ha decidido que, a pesar del ilógico salto cuantitativo en la cifra, la numeración del sello de DL se debe copiar tal cual como aparece en la "Nota interna" como se viene haciendo hasta ahora: Estadística: 03-Depósito Legal | Nota interna: Número de DL (sellador) – Fecha normalizada aaaammdd, tomada del sello de Adquisiciones.
En caso de no localizar un ítem (que se pretende unificar o simplemente revisar) en la UF correspondiente del 2do subsuelo (Depósito general de libros) se determinó el siguiente procedimiento:
1. Agotar las posibilidades de búsqueda. Esto es: buscarlo a lo largo de todo el estante en que se supone debe estar y en diferentes partes del módulo; preguntar por el ítem no hallado al responsable de depósito del turno correspondiente, volver varias veces durante distintos días para asegurarse de que el ítem no se encuentra en préstamo.
2. Una vez agotada la búsqueda y asegurada la ausencia del ejemplar NO codificar el Estado de Proceso del ítem como NL (No localizado) en la pestaña 2 de Información general (1). Dejar el Estado de Proceso tal como se lo encontró.
3. Finalmente, registrar el ítem no localizado en el archivo Items no encontrados haciendo click aquí.
La Nota de OPAC del registro del ítem se usa para consignar características del estado físico del ejemplar individual. En los casos en que la codificación indicada en el Manual de procedimientos no sea suficiente, se puede agregar alguno de los siguientes términos/frases, según corresponda:
Intonso
Páginas sueltas
Faltan páginas
Tapas sueltas
Faltan tapas
En los casos en que el ejemplar presente varias de estas características, registrar únicamente M (malo). Las frases deben estar precedidas de: espacio doble guión espacio:
B -- Intonso
R -- Páginas sueltas
R -- Faltan páginas
M
Las características físicas que se registran en la Nota de OPAC pueden dar lugar a una nota 500 (precedido por un subcampo $3)
Importante:
Datos del ejemplar que ameritan registrarse tanto en una Nota de OPAC o de Circulación como en una nota general del registro bibliográficos (con subcampo $3):
- Faltantes (páginas, tapas, materiales complementarios): Nota de OPAC y Nota 500
- Intervenciones y marcas ajenas a la edición y a sus autores (subrayados, anotaciones marginales, tachaduras, etc.): Nota de Circulación y Nota 500
Datos que se deben mencionar en el registro bibliográfico (con subcampo $3) y no en la Nota de OPAC o de Circulación:
- Dedicatorias/firmas destacadas (por ser de alguno de los autores del ejemplar): Nota 500
- Dedicatorias/firmas destacadas por ser de personalidades importantes de la cultura nacional o internacional: Nota 500
- Ejemplares numerados (de ediciones limitadas): Nota 500
Para libros con sello de edición propia, registrar en Estadística: 05 (Otra) + en Nota Interna:
NO USAR Edición propia -- aaaammdd
Para libros con sello de donación de Dirección de Cultura, Dirección BN, Horacio González, Dto. Trabajo Comunitario, etc., usar solo fecha normalizada: aaaammdd.
(En este último caso no corresponde poner nada delante de la fecha normalizada porque se entiende que cualquiera de las áreas de la BNMM que se hayan escrito en el sello de donación son en realidad erróneas. La donación no es interna: debe provenir de una persona o entidad externa a la Biblioteca).
Algunos nombres de personas y entidades donantes o a quienes la BNMM compró materiales están registrados en un listado de procedencias al que se puede acceder desde aquí.
aaaammdd
Cuando se ingresa un recurso en varios volúmenes, algunos de los cuales ya se encuentran asociados a un registro bibliográfico, se debe tener en cuenta que todos los ítems deben quedar normalizados, por ejemplo: v. 1, v. 2, etc. Cuando se migraron los ítems quedó en el campo ITM Descripción el número solo, sin la designación abreviada de volumen o tomo (v., t.). Esta designación la debe agregar el catalogador a TODOS los volúmenes. Si algún ejemplar no tuviera número, el catalogador debe revisar en el depósito, tomar nota y agregarlo de manera normalizada en el campo Descripción del ítem.
Las etiquetas (autoadhesivas, redondas, de color amarillo fluorescente) que se colocan en el lomo de los ejemplares que contienen CD, CD-ROM o DVD se usan a partir de esta reunión para todo tipo de material complementario. Esto significa que siempre que exista un subcampo $e en el campo 300 se colocará esta etiqueta en el lomo del libro.
El material complementario debe, además, tener su respectiva alarma y su etiqueta de inventario con el mismo número del recurso mayor al que acompaña. Además, se debe colocar (al igual que se hace con los CD, CD-ROM o DVD) el dato del material complementario en el campo ITM Descripción y en ITM Nota de circulación.
En el campo ITM Nota interna las fechas se registran normalizadas según ISO 8601:2004: deben contener 8 (ocho) dígitos, representando año, mes y día (aaaammdd). En el caso de que falte alguno de los datos que siguen al año, se debe completar con 0 (ceros):
-- 20030525
-- 20101500
-- 20110000
Si faltara la fecha completa, no se registra