Cara Input Data

1.Pisahkan arsip berdasarkan tahun
Kelompokkan arsip fisik berdasarkan tahun penciptaannya sesuai dengan unit kerja masing-masing, kemudian susun dari tahun paling lama hingga paling baru.

2.Urutkan arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip
Setelah arsip dikelompokkan per tahun, urutkan kembali berdasarkan kode klasifikasi arsip, dimulai dari kode yang paling kecil.

3.Input data sesuai format kolom
Masukkan setiap arsip ke dalam spreadsheet sesuai dengan format kolom yang tersedia, seperti nomor arsip, kode klasifikasi, uraian masalah, tahun, dan keterangan lainnya.

4. Berikan nomor sementara pada arsip fisik
Sebelum arsip dimasukkan ke dalam boks, beri nomor sementara pada arsip fisik sebagai penanda awal. Nomor sementara mengikuti urutan arsip yang telah disusun.

5. Penomoran arsip susulan
Jika terdapat arsip susulan, berikan nomor sementara baru yang mengikuti nomor sementara terakhir pada kelompok arsip tersebut.

6. Gunakan dua jenis nomor dalam spreadsheet

• Kolom “No” di bagian paling kiri digunakan untuk nomor definitif yang dapat diubah setelah semua arsip dipastikan lengkap.

• Kolom “Nomor Berkas” di bagian kanan digunakan untuk nomor sementara dan tidak diubah kecuali untuk arsip susulan.

7. Sesuaikan nomor sementara menjadi nomor definitif
Setelah seluruh arsip fisik dipastikan lengkap dan tidak ada yang tertinggal, cocokan nomor sementara dengan nomor definitif. Pada tahap ini, arsip fisik dimasukkan ke dalam boks berdasarkan urutan nomor definitif.