Gambaran Umum Sistem

1.Deskripsi Sistem

ArcSheet adalah sistem digitalisasi pencatatan arsip berbasis Google Spreadsheet yang dirancang untuk membantu proses penataan arsip fisik sesuai kaidah kearsipan.

ArcSheet berfungsi sebagai:

• daftar inventaris digital

• alat bantu penomoran arsip

• media monitoring boks

• dokumentasi kerja penataan arsip.

2. Tujuan ArcSheet

ArcSheet bertujuan untuk:

1. Merapikan arsip fisik menggunakan sistem penomoran yang seragam.

2. Menyediakan database arsip digital berbasis spreadsheet.

3. Memudahkan pelacakan dan penemuan arsip.

4. Menjadi sarana dokumentasi penataan arsip instansi.

3. Manfaat ArcSheet

• Mengurangi kesalahan pencatatan.

• Menghemat waktu penataan arsip serta biaya.

• Memudahkan perpindahan arsip antar boks/unit.

• Rekap otomatis dan dapat difilter.

• Dapat digunakan tanpa instalasi software.
  
  

4. Standar  Kolom

Sistem digitalisasi arsip ini dibangun menggunakan Google Spreadsheet sebagai database utama yang berisi standar penamaan kolom:

• Nomor arsip 

• Kode Klasifikasi Arsip 

• Indeks

• Uraian Masalah

• Tahun Penciptaan Arsip

• Jumlah 

• Tingkat Perkembangan

• Nomor Berkas

• Nomor Boks

• Keterangan 

• Hak Akses

• Klasifikasi Keamanan

5. Kelebihan Sistem

• Kolaboratif real time

• Mudah diakses

• Integrasi dengan Google Drive

• Riwayat perubahan otomatis

• Dapat diekspor ke Excel/CSV