Gambaran Umum Sistem
1.Deskripsi Sistem
ArcSheet adalah sistem digitalisasi pencatatan arsip berbasis Google Spreadsheet yang dirancang untuk membantu proses penataan arsip fisik sesuai kaidah kearsipan.
ArcSheet berfungsi sebagai:
daftar inventaris digital
alat bantu penomoran arsip
media monitoring boks
dokumentasi kerja penataan arsip.
2. Tujuan ArcSheet
ArcSheet bertujuan untuk:
Merapikan arsip fisik menggunakan sistem penomoran yang seragam.
Menyediakan database arsip digital berbasis spreadsheet.
Memudahkan pelacakan dan penemuan arsip.
Menjadi sarana dokumentasi penataan arsip instansi.
3. Manfaat ArcSheet
Mengurangi kesalahan pencatatan.
Menghemat waktu penataan arsip serta biaya.
Memudahkan perpindahan arsip antar boks/unit.
Rekap otomatis dan dapat difilter.
Dapat digunakan tanpa instalasi software.
4. Standar Kolom
Sistem digitalisasi arsip ini dibangun menggunakan Google Spreadsheet sebagai database utama yang berisi standar penamaan kolom:
Nomor arsip
Kode Klasifikasi Arsip
Indeks
Uraian Masalah
Tahun Penciptaan Arsip
Jumlah
Tingkat Perkembangan
Nomor Berkas
Nomor Boks
Keterangan
Hak Akses
Klasifikasi Keamanan
5. Kelebihan Sistem
Kolaboratif real time
Mudah diakses
Integrasi dengan Google Drive
Riwayat perubahan otomatis
Dapat diekspor ke Excel/CSV