Gérer les absences avec Google Form et une extension
Un formulaire Google et une extension complémentaire très pratique pour gérer les absences
Jusqu'à présent, je n'avais jamais eu à me poser la question de la gestion des absences puisque dans ma précédente école, une secrétaire se chargeait de récolter les mails, les appels et messages téléphoniques (et quelques notifications Klassroom). La cantine et les services périscolaires étaient tous au sein du même établissement et elle se chargeait de répercuter l'information auprès de tous : enseignants, cantine, garderie...etc...
La situation a bien changé en ce qui me concerne puisque je suis désormais dans un établissement sans secrétariat, mais avec 14 classes et 360 élèves. De plus, les services de garderie et de cantine sont externalisés (Collège et Mairie). Il me fallait donc trouver un moyen pour regrouper toutes les absences et mettre à disposition l'information auprès de tous, tout en perdant le moins de temps possible. Enfin , au sein de mon équipe enseignante, tout le monde n'est encore prêt à utiliser une solution unique comme Edumoov ou Klassroom, le niveau d'utilisation des outils numériques étant assez hétérogène entre mes différents collègues.
Jusqu'à présent, les familles signalaient les absences avant 8 h 30 en envoyant un même mail à 3 adresses de courriel différentes, chaque service gérant l'information à sa façon. En ce qui me concerne, je recopiais chaque absence à la main sur un post-it à destination de chaque enseignant (date, qui est absent, motif) vers 8 h 20, afin que chacun ait l'info avant l'entrée en classe. Mais j'avais un besoin de gagner encore quelques précieuses minutes en début de matinée pour être disponible pour d'autres tâches, et me dispenser de ce travail quotidien et répétitif très fastidieux. Accessoirement, je me suis dit que ce pouvait aussi être sympa pour les parents de compléter un tel formulaire plutôt que de rédiger un mail (souvent dans l'urgence, entre la maison et la voiture)
C'est ainsi que j'ai installé sur le site de l'école (site créé avec Google site de la suite Google éducation dont disposent tous les établissements de mon département) un formulaire auquel j'ai ajouté le module complémentaire Email Notifications for Forms)
Ce formulaire permet :
- Un gain de temps pour les parents qui le complètent et ne sont pas obligés de se lancer dans la rédaction d'un message
- Le formulaire contient tous les renseignements dont j'ai besoin et il n'y aura donc aucun oubli (Rien de pire que le parent qui ne dit pas dans quelle classe est son enfant quand l'école en compte 365)
- Il est intégré au site Internet de l'école en accès sur la page d'accueil.
- Il me permet de conserver la trace de tous les envois qui sont stockés dans un tableau Google sheet (J'en efface toutes les données en fin d'année scolaire - RGPD)
- Le module complémentaire "Email Notification for Forms" me permet de recevoir la notification pour chaque nouvel enregistrement par mail. Cette même notification est envoyée simultanément à la cantine et à la garderie périscolaire
Cliquez sur l'image pour accéder au formulaire d'absence de mon école.
Email notification for Forms
Ce module complémentaire est bien pratique puisqu'il permet de recevoir une notification par e-mail dès que quelqu'un a complété le formulaire. Le contenu du formulaire peut être envoyé à une ou plusieurs adresses de courriel.
Dans mon cas, la notification est adressée simultanément à l'école, la cantine et le service périscolaire de la mairie.
La notification peut être rédigée selon un modèle pré-enregistré, contenant les différents champs collectés. Voici ci-dessous un extrait du mail d'absence que je reçois.
Chaque mail de notification reçu est identifié visuellement avec un libellé ABSENCES. Je n'ai plus qu'à imprimer ces notifications et les mettre à disposition de mes collègues en salle des maîtres.
Comment ajouter un module complémentaire à Google Forms ?
Lorsque vous êtes dans l'outil de création de formulaires, cliquez sur les 3 points pour ajouter un module complémentaire. Cherchez Email Notications for Forms et l'installation se fait toute seule dans votre espace Gsuite (après avoir validé cette installation en cliquant sur quelques boutons). Vous pourrez réutiliser le même module pour tous les formulaires que vous souhaitez proposer. Personnellement je l'utilise également pour collecter les informations principales pour toute demande d’inscription nouvelle à l'école.
Formulaires Google et RGPD
Plusieurs internautes m'ont signalé l'aspect "limite" d'utiliser les formulaires Google pour collecter des données nominatives (Il y a les anti-Googles comme les anti Microsoft, il y 15 ans...). En ce qui me concerne, j'utilise ces outils car :
- Toutes les écoles privées de mon département disposent d'un Gsuite Education mis à disposition par l'institution. Cette suite professionnelle par Google est compatible RGPD.
- Ces outils fonctionnent parfaitement et c'est principalement ce que je leur demande.
Cet article est rédigé à titre d'information. Vous n'êtes donc pas obligé d'utiliser Google pour vos propres besoins. On m'a notamment signalé l'outil Framaforms .
