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Protection des données à caractère personnel et conformité au RGPD
Lors de vos échanges avec l’APEC, par courrier électronique, formulaire en ligne ou sur notre site Web, vous nous communiquez certaines données personnelles qui entrent dans le champ d’application du RGPD (Règlement général européen sur la protection des données). Ces données sont recueillies et utilisées de différentes manières.La présidente ou le président de l’association est responsable des données. Les demandes de rectification ou de suppression de données à caractère personnel peuvent être envoyées à l’adresse électronique de l’association : apec-nimes@gmail.com.- Liste des élèves inscrits au CRD dont les parents n’ont pas refusé que leurs coordonnées soient transmises à l’APEC : communiquée par le service Scolarité du CRD après la clôture des inscriptions. Cette liste est utilisée pour envoyer une invitation à adhérer à l’APEC, puis effacée des boîtes mail, du disque dur de la présidence, etc. Aucune copie n’en est conservée.Données à caractère personnel : nom, prénom, date de naissance, choix de discipline de l’élève ; nom, prénom, adresse mail, adresse postale, n° de téléphone des parents.- Liste des adhérent.es : générée automatiquement par le formulaire d’inscription Google Forms. Utilisée pour correspondre avec les adhérents. L’adhésion à l’APEC, vaut acceptation des informations et communications transmises par courrier électronique.La liste des adhérent.es est conservée sur le Google Drive de l’APEC et sur le disque dur de la présidence. Les noms des parents et leurs adresse mail sont enregistrés dans le carnet d’adresses Gmail pendant l’année scolaire en cours, utilisés pour l’invitation à adhérer de l’année suivante, puis effacés de tous les supports électroniques.Le portail associations.gouv.fr recommande de conserver (« de préférence indéfiniment ») une liste chronologique des adhérents, afin de prouver que l’association est active. La liste des adhérents de l’année passée est donc imprimée, après suppression des adresses mail et numéros de téléphone, et conservée sur papier dans les archives de l’APEC.Donnée à caractère personnel : nom, prénom, date de naissance, choix de discipline de l’élève ; nom, prénom, adresse mail, adresse postale, n° de téléphone des parents ; détails sur le parcours de la famille au CRD (autres enfants anciennement au CRD et parcours), choix de candidature au CA/bureau.Les parents disposent d’un droit de regard, de correction et de suppression sur les données stockées, notamment celles de la liste des adhérents. Ils peuvent exercer ce droit à tout moment, par simple courriel à l’adresse apec.nimes@gmail.com.- Récapitulatif des réponses aux formulaires de vote en ligne et de procuration : réponses saisies en ligne par les adhérent.es dans Google Forms, conservées sur Google Drive et utilisées aux fins de la consultation correspondante. Archivées si la réglementation l’exige, sinon effacées après leur utilisation.Données à caractère personnel : nom, prénom, adresse mail.- Billetterie (HelloAsso) : l’APEC assure la collecte des paiements pour certaines sorties d’élèves du CRD (cinéma, Opéra de Montpellier) et le transfert de ces paiements au prestataire en question. Pour cela, les familles doivent se connecter à la billetterie en ligne sur le site de HelloAsso. Le professeur porteur du projet communique à l’APEC la liste des élèves concerné.es, aux fins de pointage des paiements.Cette liste est conservée, pendant la durée prévue pour les documents comptables de l’association (5 ans), sur le disque dur de la présidence et dans le répertoire Google Drive de la trésorerie de l’association. La liste des paiements est conservée sur le site HelloAsso jusqu’à la fin de la campagne de collecte. Le site HelloAsso est déclaré à la CNIL (Commission nationale Informatique et Libertés) ; voir https://www.helloasso.com/cgu-utilisateur.Données à caractère personnel : nom et prénom des élèves, nom et prénom du parent payeur. Sur le site HelloAsso, donc hors du contrôle de l’APEC : informations relatives au paiement.- Correspondance avec les parents : les échanges de courriels avec les parents et les messages transmis via la page de message du site de l’APEC sont conservés sur le portail Gmail et, le cas échéant, sur le disque dur de la présidence, aussi longtemps que nécessaire selon leur objet. Ils sont ensuite supprimés, si leur objet ne nécessite pas leur conservation. Les adresses électroniques des correspondant.es non adhérent.es ne sont pas conservées, sauf si elles peuvent être à nouveau utiles pour le fonctionnement de l’association (adresses du Conservatoire, presse, intervenants et prestataires divers, etc.).Les correspondances imprimées sur papier, pour quelque raison que ce soit (mémo, archivage, etc.) ne sont pas conservées au-delà de leur utilité, sauf si leur archivage est requis par la réglementation.- Groupe WhatsApp/messages par Messenger : les parents peuvent rejoindre le groupe WhatsApp de l’APEC sur invitation ou à l’aide du lien figurant à la fin du formulaire d’inscription. Leurs numéros de téléphone ne sont pas automatiquement enregistrés sur les appareils personnels du bureau, du CA ou d’autres adhérent.es de l’APEC, sauf demande expresse.Les données enregistrées dans les différents outils de Google (notamment Google Forms, Google Drive et Gmail) peuvent être stockées en dehors du territoire d’application du RGPD. Les parents peuvent, à tout moment, demander que leurs données (à l’exception des adresses mail de l’année en cours, pour des raisons pratiques) soient supprimées de ces outils et conservées sur un disque dur local (par défaut, celui de la présidence). La mémorisation des adresses mail, qui peuvent encore être proposées après leur suppression du carnet d’adresse, échappe à notre compétence technique.Cookies du site : le site Web https://sites.google.com/view/apec-nimes/ utilise des cookies provenant de Google afin de fournir ses services et d'analyser le trafic. Les informations relatives à votre utilisation du site sont partagées avec Google. Vous pouvez refuser l’utilisation des cookies en cliquant sur « Refuser » dans le message qui s’affiche en page d’accueil du site. Règles applicables aux cookies. Protection des données à caractère personnel et conformité au RGPD
Contrat d'Engagement Républicain
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L'Association s'engage à respecter et faire respecter à ses membres adhérents, les engagements prévus dans le Contrat d'Engagement Républicain.
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