การปิดบัญชี คือ การทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกปิดยอดคงเหลือ โอนไปบัญชีกำไรขาดทุน และยอดคงเหลือของบัญชีกำไรขาดทุนจะโอนไปยังบัญชีทุนพร้อมๆ กับยอดคงเหลือของบัญชี ถอนใช้ส่วนตัว  กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลอง หลังปิดบัญชี

            การปิดบัญชี (Closing  Entries)  หมายถึง  การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน  ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน  เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง  ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน  ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์  บัญชีหนี้สิน  และบัญชีทุน  เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป

 ขั้นตอนในการปิดบัญชี

             การปิดบัญชีจะบันทึกตามหลักการบัญชีปกติ  คือ  จะทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทดังนี้

             1.  บันทึกรายการปิดบัญชีประเภทรายได้และประเภทค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไป

             2.  ผ่านรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป  ไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง  การปิดบัญชีมีขั้นตอนดังนี้

                ขั้นตอนที่  1  บันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

                             1.1  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน

                             1.2  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน

                         1.3  บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน)

                             1.4  บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน

                ขั้นตอนที่  2  ผ่านรายการปิดบัญชี  จากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป

                ขั้นตอนที่  3  การปิดบัญชีทรัพย์สิน  หนี้สินและส่วนของเจ้าของ  ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

                ขั้นตอนที่  4  การจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี

การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

                1.  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน

                              เดบิต  รายได้ (ระบุชื่อ)                       xx

                                              เครดิต  กำไรขาดทุน                                   xx

                2.  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน                                                 

                              เดบิต  กำไรขาดทุน                                xx

                                              เครดิต  ค่าใช้จ่าย (ระบุชื่อ)                    xx

                3.  บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน) *  ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย  จะมีผลกำไรสุทธิ  ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ(บัญชีทุน) เพิ่มขึ้นจะบันทึก  ดังนี้

                              เดบิต  กำไรขาดทุน                        xx

                                              เครดิต  ทุน...................                           xx

*  ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย  จะมีผลขาดทุนสุทธิ  ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ (บัญชีทุน)ลดลงจะบันทึก  ดังนี้

                              เดบิต ทุน...................                        xx

                                              เครดิต  กำไรขาดทุน                             xx

                4.  บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน

                              เดบิต ทุน...................                         xx

                                              เครดิต  ถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน               xx

ตัวอย่าง  การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป