สมุดรายวันขั้นต้น (Book of Original Entry) หรือ สมุดรายวัน (Journal) หมายถึงสมุดบัญชีที่จะใช้จดบันทึก

รายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เป็นขั้นแรก โดยการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นนั้น จะจดบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น (Types of Books of Original Entry) แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท

         1.  สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal) คือ สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

โดยเฉพาะ

                    1.1  สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น

                    1.2  สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น

                    1.3 สมุดรายวันซื้อ ( Purchases Journal ) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อเท่านั้น

                    1.4 สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

                    1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

                    1.6 สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

         2.  สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

         การกำหนดเลขที่บัญชีหรือ “ผังบัญชี” ซึ่งจะกำหนดอย่างมีระบบตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวดบัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่  1 หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชีคือ  1

หมวดที่  2 หมวดหนี้สิน รหัสบัญชีคือ  2

หมวดที่  3 หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชีคือ  3

หมวดที่ 4 หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ  4

หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีคือ  5

          เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จำนวน 2 หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีหลายหลัก อาจจะเป็น 3 หรือ 4 หลักหรือมากกว่านั้น

         เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดย

- หมวดสินทรัพย์ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย 

เช่น เลขที่บัญชีของเงินสด จะมาก่อนเลขที่บัญชีของลูกหนี้ เป็นต้น 

- หมวดหนี้สินก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน เช่น เลขที่บัญชีของเจ้าหนี้จะมาก่อนเลขที่บัญชีของเงินกู้ระยะยาว เป็นต้น

- หมวดส่วนของเจ้าของ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง เช่น การที่นำสินทรัพย์มาลงทุนทำให้เกิดบัญชีทุนก่อนที่เจ้าของ กิจการจะมีการถอนใช้ส่วนตัว จึงทำให้เลขที่บัญชีทุนมาก่อนเลขที่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว

- หมวดรายได้ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้

-หมวดค่าใช้จ่าย หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของค่าใช้จ่าย