สมุดรายวันขั้นต้น (Book of Original Entry) หรือ สมุดรายวัน (Journal) หมายถึงสมุดบัญชีที่จะใช้จดบันทึก

รายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เป็นขั้นแรก โดยการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นนั้น จะจดบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น (Types of Books of Original Entry) แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท

         1.  สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal) คือ สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

โดยเฉพาะ

                    1.1  สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น

                    1.2  สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น

                    1.3 สมุดรายวันซื้อ ( Purchases Journal ) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อเท่านั้น

                    1.4 สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

                    1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

                    1.6 สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

         2.  สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

         การกำหนดเลขที่บัญชีหรือ “ผังบัญชี” ซึ่งจะกำหนดอย่างมีระบบตามมาตรฐานโดยทั่วไปแล้ว เลขที่บัญชีจะถูกกำหนดตามหมวดบัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่  1 หมวดสินทรัพย์ รหัสบัญชีคือ  1

หมวดที่  2 หมวดหนี้สิน รหัสบัญชีคือ  2

หมวดที่  3 หมวดส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชีคือ  3

หมวดที่ 4 หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ  4

หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีคือ  5

          เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีจำนวนบัญชีต่าง ๆไม่มาก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จำนวน 2 หลัก แต่ถ้าหากเป็นกิจการขนาดใหญ่และบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมากก็อาจจะกำหนดเลขที่บัญชีให้มีหลายหลัก อาจจะเป็น 3 หรือ 4 หลักหรือมากกว่านั้น

         เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดย

- หมวดสินทรัพย์ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสินทรัพย์ โดยเรียงจากสภาพคล่องมากไปสภาพคล่องน้อย 

เช่น เลขที่บัญชีของเงินสด จะมาก่อนเลขที่บัญชีของลูกหนี้ เป็นต้น 

- หมวดหนี้สินก็จะเรียงตามสภาพคล่องของหนี้สิน เช่น เลขที่บัญชีของเจ้าหนี้จะมาก่อนเลขที่บัญชีของเงินกู้ระยะยาว เป็นต้น

- หมวดส่วนของเจ้าของ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงตามการเกิดขึ้นก่อนหลัง เช่น การที่นำสินทรัพย์มาลงทุนทำให้เกิดบัญชีทุนก่อนที่เจ้าของ กิจการจะมีการถอนใช้ส่วนตัว จึงทำให้เลขที่บัญชีทุนมาก่อนเลขที่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว

- หมวดรายได้ หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของรายได้

-หมวดค่าใช้จ่าย หลักหลังของเลขที่บัญชีจะเรียงความสำคัญของค่าใช้จ่าย

หลักการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

         1.  หลักการบัญชีเดี่ยว (Single-entry book-keeping)  เป็นหลักการบันทึกบัญชีอย่างง่ายเพียงแค่จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น นายดำรงนำเงินสดมาลงทุน 50,000 บาท ก็สามารถบันทึกตามรายการนี้ได้เลย ซึ่งทำให้ไม่สามารถทราบว่ากิจการมีผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินเป็นอย่างไรบ้าง ดังนั้นหลักการบัญชีเดี๋ยวจึงเป็นหลักการบัญชีที่ไม่นิยมใช้และถือเป็นหลักการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์แบบ

         2.  หลักการบัญชีคู่ (Double-entry  book - keeping)  เป็นหลักการบัญชีที่สมบูรณ์แบบ และใช้กันโดยทั่วไปในปัจจุบัน รวมถึงเป็นหลักการบัญชีที่ใช้ในการศึกษาวิชาบัญชีต่าง ๆ

                    1.  ด้านเดบิต (Debit) จะใช้ตัวย่อว่า Dr. คือด้านซ้ายของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเดบิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีลดลง คือการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ การลดลงของหนี้สินและการลดลงของส่วนของเจ้าของ

                    2.  ด้านเครดิต (Credit)  จะใช้ตัวย่อว่า Cr. คือ ด้านขวาของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเครดิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีลดลง คือ การลดลงของสินทรัพย์ การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และการเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ

การบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ในสมุดรายวันทั่วไป

รายการค้าที่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

         1. รายการเปิดบัญชี (Opening Entry)

         2. รายการปกติของกิจการ (Journal Entry)

                   1. การบันทึกรายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

รายการเปิดบัญชี (Opening Entry) หมายถึง รายการแรกของการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งอาจจะเกิดจากมีการลงทุนครั้งแรก หรือเมื่อมีการ เริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่

                             1.1 การลงทุนครั้งแรกมี 3 กรณี ดังนี้

         กรณีที่ 1 การนำเงินสดมาลงทุนเพียงอย่างเดียว

         ตัวอย่างที่ 1 นายอยู่สุขเปิดกิจการอู่ซ่อมรถ โดยเริ่มกิจการเมื่อวันที่ 1 มกราคม 2550 และนำเงินสดมาลงทุนในกิจการจำนวน 100,000 บาท

กรณีที่ 2 การนำเงินสด และสินทรัพย์อื่นมาลงทุน

         ตัวอย่างที่ 2 นายแดน เปิดกิจการร้านเสริมสวย "แดนบิวตี้" เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2550 โดยนำเงินสด 80,000 บาท เงินฝากธนาคาร 140,000 บาท อุปกรณ์ 80,000 บาท มาลงทุน

กรณีที่ 3 การนำเงินสด สินทรัพย์อื่น และหนี้สินมาลงทุน

       ตัวอย่างที่ 3 นางสาวลาล่า เปิดร้านสปาเพื่อสุขภาพ ในวันที่ 1 มกราคม 2550 ได้นำเงินสดจำนวน 70,000 บาท เงินฝากธนาคาร 30,000 บาท อุปกรณ์ 60,000 บาท อาคาร 400,000 บาท และเจ้าหนี้การค้า 40,000 บาท มาลงทุน

1.2  เริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ (งวดบัญชีใหม่)

             การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปเหมือนกรณีการลงทุนครั้งแรก คือต้องบันทึกในสมุดรายวัน ทั่วไปแบบรวม (Compound Journal Entry) โดยเขียนเงินสด สินทรัพย์อื่นให้หมดก่อน แล้วจึงเขียนหนี้สินให้หมด (ถ้ามี) ตามด้วยทุนเป็นลำดับสุดท้ายและขียนคำอธิบายรายการว่าบันทึกสินทรัพย์ หนี้สินและทุนที่มีอยู่ ณ วันเปิดบัญชี

            การบันทึกรายการเปิดบัญชี เมื่อเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่นี้ อาจจะใช้สมุดรายวันทั่วไปและบัญชี แยกประเภทเล่มเดิม เพื่อบันทึกรายการต่อไป หรือจะใช้สมุดเล่มใหม่ก็ได้ แล้วแต่กิจการ

           รอบระยะเวลาบัญชี หมายถึง ช่วงระยะเวลาหนึ่งที่ต้องแสดงผลการดำเนินงานและฐานะทาง การเงินของกิจการ เช่น 3 เดือน 

6 เดือน หรือ 12 เดือน ก็ได้ ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง

           ตัวอย่างที่ 4 ต่อไปนี้เป็นรายการค้าของร้านนครชัยการช่าง ระหว่างเดือนมกราคม 2550

ม.ค.
1 นายนครเปิดร้านบริการซ่อมวิทยุ โทรทัศน์ และอุปกรณ์ไฟฟ้าอื่น ๆ โดยนำเงินสด 40,000 บาท
เงินฝากธนาคาร 60,000 บาท อาคาร 400,000 บาท อุปกรณ์การซ่อม 50,000 บาทและ เจ้าหนี้ 60,000 บาท มาลงทุน
5 รับเงินค่าซ่อมโทรทัศน์ 3,000 บาท
8 ซื้ออุปกรณ์ในการซ่อมเป็นเงินเชื่อ จากร้านโกมล 12,000 บาท
11 จ่ายค่าเช่าอาคารเพิ่มเติมเนื่องจากพื้นที่คับแคบ 12,000 บาท
15 ซ่อมพัดลมให้โรงเรียนเก่งวิทยา 35,000 บาท ยังไม่ได้รับเงิน
20 รับชำระหนี้จากโรงเรียนเก่งวิทยาตามรายการวันที่ 15 ม.ค.
25 จ่ายชำระหนี้ให้ร้านโกมล 12,000 บาท
28 กู้เงินจากธนาคารไทย 80,000 บาท
29 นายนครถอนเงินไปใช้ส่วนตัว 14,000 บาท
31 จ่ายเงินเดือนให้คนงาน 28,000 บาท

ให้ทำ บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

อ้างอิงจาก : https://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson4.php เข้าถึงเมื่อ  11 ต.ค.67