Vamos ver alguns dos muitos usos que o PowerPoint pode ter:

• Apresentações de negócios: o PowerPoint oferece uma grande economia de tempo para quem faz apresentações de negócios. Por exemplo, é importante que você o utilize se você for convidado a falar na frente de centenas de pessoas em uma convenção de acionistas, para um grupo de representantes de vendas em uma conferência, ou até mesmo para sua própria equipe e colegas de trabalho em uma reunião de negócios.

• Apresentações de vendas: Se você é um vendedor de seguros, pode usar PowerPoint para criar uma apresentação sobre os perigos de não possuir um seguro e, em seguida, use seu laptop ou tablet, ou, ainda, o próprio celular para mostrá-lo aos clientes. 

• Palestras: PowerPoint é útil para professores ou conferencistas que desejam reforçar os pontos-chave em suas palestras com slides. 

• Deveres da faculdade: o PowerPoint é um ótimo programa para usar em certos tipos de deveres de casa, como aqueles grandes trabalhos de pesquisa.. 

• Igreja: As pessoas usam o PowerPoint nas igrejas para exibir letras de músicas em grandes telas para que todos possam cantar junto ou para exibir esboços de sermões para que todos possam tomar notas. 

• Estações de informação: Você pode usar o PowerPoint para configurar um quiosque de informações que podem ser utilizados e acessados por outras pessoas, por exemplo, você pode criar uma exposição de museu sobre a história de sua cidade ou fazer uma apresentação de feira para fornecer informações sobre sua empresa e produtos. 

• Apresentações de videoconferência: o PowerPoint pode até ajudá-lo a configurar uma apresentação que você pode compartilhar em uma videoconferência para que as pessoas possam participar da apresentação sem ter que sair do conforto de suas próprias casas ou escritórios. 

Logo em seguida, compreenderemos como configurar uma apresentação. Aqui, seria conveniente, o docente demonstrar o uso do Powerpoint para o aluno. 

Por fim, compreenderemos como salvar uma apresentação.

No tópico seguinte, desenvolveremos aspectos relacionados com o design de uma apresentação. Primeiro, aprenderemos como funciona a escolha do designs de uma apresentação. Aqui, o docente deve enfatizar que a escolha ou elaboração do design não é “perfumaria”. Existem regras básicas que devem ser obedecidas. Sugestão: abordar o passo a passo que a autora Cole Nussbaumer Knaflic denominou “Storytelling com dados”. Esse livro é um guia sobre visualização de dados para profissionais de negócios. No nosso caso, estamos focados em como fazer uma apresentação nos mais variados contextos. 

Atente-se logo abaixo para estas dicas.

Depois, adentraremos em aspectos relacionados com o Saiba Mais do Powerpoint.

No tópico seguinte, abordaremos configurações de apresentações em aplicativos móveis bem como as suas configurações.

Tópico 1 -  Introdução a Apresentações em Powerpoint 

2 INTRODUÇÃO À FERRAMENTA POWERPOINT

PowerPoint é um programa que vem com o Microsoft Office que inclui Word, Excel e Outlook também. Você certamente já deve conhecer o Word que é um programa de processamento de texto mais popular que existe atualmente, ótimo para criar cartas, trabalhos de conclusão de curso e tantos outros tipos de documentos. Excel, no que lhe concerne, é um programa que se vale de planilhas, é usado por contadores, economistas, gestores financeiros, dentre outras profissões. Outlook é o programa que você pode usar para ler seu e-mail.

Afinal, o que seria o PowerPoint? PowerPoint é um programa de apresentação, e é um dos programas mais úteis que temos disponível para uso. Ele foi projetado para funcionar em uma TV de tela gigante ou um projetor para exibir apresentações que irão encantar os membros do seu público e influenciá-los instantaneamente para seu ponto de vista, mesmo se você estiver vendendo imóveis, ingressos para a temporadas de cinema ou um novo aumento de impostos em ano eleitoral. 

Vamos ver alguns dos muitos usos que o PowerPoint pode ter:

apresentações de negócios: o PowerPoint é uma grande economia de tempo para quem faz apresentações de negócios, por exemplo, se você foi convidado a falar na frente de centenas de pessoas em uma convenção de acionistas, um grupo de representantes de vendas em uma conferência de vendas, ou sua própria equipe, ou colegas de trabalho em uma reunião de negócios.

apresentações de vendas: Se você é um vendedor de seguros, pode usar PowerPoint para criar uma apresentação sobre os perigos de não possuir um seguro e, em seguida, use seu laptop ou tablet, ou, ainda, o próprio celular para mostrá-lo aos clientes. 

palestras: PowerPoint é útil para professores ou conferencistas que desejam reforçar os pontos-chave em suas palestras com slides. 

deveres da faculdade: o PowerPoint é um ótimo programa para usar em certos tipos de deveres de casa, como aqueles grandes trabalhos de história que contam pela metade as suas histórias. 

igreja: As pessoas usam o PowerPoint nas igrejas para exibir letras de músicas em grandes telas para que todos possam cantar junto ou para exibir esboços de sermões para que todos possam tomar notas. 

estações de informação: Você pode usar o PowerPoint para configurar um quiosque de informações que as pessoas podem acessar e usar. Por exemplo, você pode criar uma exposição de museu sobre a história de sua cidade ou fazer uma apresentação de feira para fornecer informações sobre sua empresa e produtos. 

apresentações de videoconferência: o PowerPoint pode até ajudá-lo a configurar uma apresentação que você pode compartilhar em uma videoconferência para que as pessoas possam participar da apresentação sem ter que sair do conforto de suas próprias casas ou escritórios.

Existem três maneiras de obter uma cópia do PowerPoint:

assine o Office 365: o Office 365 é um serviço de assinatura baseado em nuvem que permite usar vários produtos que fazem parte do pacote Microsoft Office. Uma das principais vantagens de assinar o Office 365 é que você paga um valor mensal baixo ou anual (a partir de US$ 8,25 por mês), você sempre recebe as atualizações mais recentes para gratuito e você pode instalar o software em todos os seus dispositivos e entrar no Office em até cinco deles simultaneamente;

compre uma cópia do Office 2021: você pode comprar o Office 2021 pelo dobro do preço de uma assinatura anual. A vantagem é que você possui o software diretamente; a desvantagem é que você não recebe atualizações gratuitas;

adquira o PowerPoint separadamente de todo o pacote Office. Poucas pessoas escolhem esta opção, porque a maioria das pessoas que querem usar o PowerPoint também desejam usar outros produtos do pacote Office, incluindo Word, Excel e Outlook.

Se você optar pela assinatura, descobrirá que existem vários planos para escolher.

casa: destina-se ao uso doméstico ou pessoal. Esta é a opção habitualmente escolhida por famílias ou estudantes. Existem duas opções de assinatura. Atente-se logo a seguir:

Home

Pessoal: pode ser usado por apenas um usuário.

Família: pode ser usado por até seis usuários.

Negócios: Destinado a pequenas empresas. Tecnicamente, você pode suportar até 300 usuários com uma assinatura Business, mas a maioria das empresas com mais de 50 funcionários devem usar uma assinatura Enterprise. 

Há três opções de assinatura empresarial.

Basic: a edição Basic não inclui a versão desktop do PowerPoint ou outros aplicativos do Office. Inclui apenas uma linha versão que fornece a maioria, mas não todos, os recursos da versão desktop.

Standard: a edição Standard oferece tanto a versão on-line quanto a versão de desktop do PowerPoint e outros aplicativos do Office.

Premium: a edição Premium oferece recursos avançados de segurança.

Enterprise: projetado para empresas de qualquer tamanho. 

3 COMO COMEÇAR A CONFIGURAR UMA APRESENTAÇÃO 

O PowerPoint permite que possamos criar uma apresentação e este ato é relativamente simples. Então vamos lá! Primeiro, abra o PowerPoint. Logo em seguida, vá até o painel esquerdo e selecione “novo”. 

Depois, escolha uma opção:

para criar uma apresentação do zero, selecione “Apresentação em Branco”: 

para usar um design pronto, escolha um dos modelos:

para identificar dicas para usar PowerPoint, digite na barra de pesquisa “Tour PowerPoint”:

então, escolha a apresentação “Bem-vindo ao PowerPoint”:

Abrirá três opções: 

criar uma apresentação e será aberta a demonstração com as dicas sobre o PowerPoint:

Ao clicar na seta, você observará outras opções de apresentações:

Ao clicar nas setas ao lado de Mais Imagens você observará os slides que compõem a apresentação Bem-vindo ao PowerPoint:

Vamos considerar que você escolheu a opção Apresentação em Branco, neste caso, será necessário acrescentar um slide, então vamos lá!

Existem alguns tipos de slides que podem ser acrescidos a depender da sua necessidade na apresentação. Então, nestas miniaturas no painel esquerdo, você selecionará o tema que deseja que seu novo slide siga.

Ou, ainda, você pode clicar no painel Página Inicial e escolher a opção Layout:

Logo em seguida, na guia Página 1, na seção Slides, você selecionará Novo Slide.

Depois, na seção Slides, selecione, então, Layout , em seguida, selecione o layout que você deseja no menu. Vamos escolher Título e Conteúdo.

O resultado será este:

Ao clicar em Novo Slide, você possui outras possibilidades:

A primeira opção da guia Novo Slide é Duplicar Slides Selecionados em que haverá a duplicação do slide selecionado:

A segunda opção é Slides em Estrutura de Tópicos. Neste caso, abrirá a opção para buscar no seu computador a estrutura de tópicos. E a terceira opção é Reutilizar Slides em que você poderá aproveitar estruturas existentes no OneDrive, no SharePoint e neste computador:

Você, também, pode desejar adicionar texto e formatá-lo. E, então, vamos precisar seguir alguns passos.

Primeiro coloque o cursor dentro de uma caixa de texto e digite algo. Observe na Figura 19.

Selecione, agora, uma ou mais opções na seção Fonte da guia Página Principal.

Nesse momento, escolha a fonte na seção fonte da guia principal.

Aumentar ou diminuir o tamanho da fonte.

Comando de Negrito, Itálico, Sublinhado, Sombra de Texto, dentre outros.

Você, também, pode desejar criar listas numeradas ou com marcadores. Para isso, selecione o texto e escolha Marcadores na guia Parágrafo: para criar marcadores, selecione o texto e vá para a guia parágrafo e desça até marcadores.

E ficará assim:

Perceba que você possui outras opções de tipos de Marcadores:

Numeração na guia Parágrafo.

E ficará assim:

Perceba haver outras opções de Numeração:

Outra intenção, ao fazer uma apresentação, pode ser querer adicionar uma imagem, uma forma e assim por diante. Para isso, você deve:

Primeiro: ir até a guia Inserir:

Segundo: para adicionar a imagem propriamente dita, você precisa ir até à seção de Inserir, depois selecionar “Imagens”.

Depois, no menu Inserir Imagem, você selecionará a origem que você deseja, ou seja, no seu computador, na nuvem – serviço de armazenamento como, por exemplo, google drive, OneDrive etc.

Então, você procurará a imagem que você deseja, selecionando Este Dispositivo:

Caso queira o PowerPoint possui um banco de imagens que pode utilizar:

selecione Imagens de Estoque:

ou pode utilizar imagens on-line: clique em Imagens On-line:

Após ter escolhido a origem da imagem (computador, on-line ou serviço de armazenamento), selecione Inserir.

Na guia ilustração terá a opção de inserir: formas, ícones, modelos 3D, smartart e gráficos. Na caixa de diálogo que se abrir, você clicará em um dos tipos de ilustração e vai selecionar o item que deseja e siga os comandos para inseri-lo. Para adicionar ilustrações, você seguirá alguns passos:

Primeiro, vá até à seção Ilustrações e, então:

para inserir Formas:

para inserir Ícones:

inserir Modelos 3D:

inserir SmartArt:

ou Gráfico:

Agora, vamos aprender como salvar uma apresentação? Vamos nessa!

4 COMO SALVAR UMA APRESENTAÇÃO

Quando finalizamos uma apresentação, é preciso salvar para poder utilizar em outro momento. Existem, basicamente, duas formas de se salvar uma apresentação. A primeira é salvar na nuvem e a segunda é salvar no modo off-line.

Para salvar os arquivos na nuvem, você clicará em Salvar Como no painel Arquivo. Observe o passo a passo a seguir.

Primeiro clique em Arquivo conforme Figura 42: 

Em seguida, clique em Salvar Como:

Depois você clicará em OneDrive:

A segunda forma de salvar um arquivo é off-line. Neste caso, você pode ir salvando o arquivo a medida que vai produzindo, ou seja, salvamento automático ao clicar em Salvar. 

Desta forma, clique em salvar para salvar o arquivo a medida que ocorre a produção; 

Outra observação relevante é que o Salvamento Automático precisa estar habilitado enquanto você trabalha. Se, em algum momento, você perder a conexão com a Internet ou se ela for desconectada, então todas as alterações pendentes serão sincronizadas assim que a conexão for retomada. Para ativar o salvamento automático, basta clicar no ícone e indicar o nome do arquivo. 

Ainda, no modo off-line, você pode clicar em Este PC para salvar arquivo em seu computador:

Depois, clique em “Mais opções…”, conforme Figura 48.

Em seguida, você pode escolher a pasta em que deseja salvar o arquivo.

Ou, também, você pode clicar em Adicionar um Local.

Você pode escolher uma pasta do OneDrive.

E, por fim, você pode clicar em Procurar.

E, logo, em seguida, você clicará em Salvar Como para escolher o local onde salvará sua apresentação.

A seguir, vamos estudar design de apresentações. Vamos lá!

Tópico 2 - Design de uma Apresentação

2 COMO FUNCIONA A ESCOLHA DO DESIGN DE UMA APRESENTAÇÃO 

Antes de iniciarmos como trabalhar com a parte de Design no PowerPoint é necessário ter uma ambientação de como visualizar os dados. 

Quem nunca fez uma apresentação em PowerPoint? Nem sempre estamos preparados para realizar isso da maneira mais proveitosa possível. Precisamos necessariamente possuir clareza ao transmitir o nosso conhecimento. Essa é a ideia que está embasando o livro de Cole.

Em seu livro, Knaflic (2019) nos conta que já se deparou com várias apresentações ruins no trabalho dela. Quem nunca, não é mesmo? Nós realizamos, às vezes, por falta de tempo, já que o nosso trabalho é bem laborioso, acabamos não apresentando da melhor maneira possível o nosso conteúdo. 

Acredite, isso não é intencional. Há toda uma ciência por trás disso. E, pela facilidade que o software PowerPoint nos fornece, acabamos não prestando a atenção nisso. Por isso, é tão frequente essa situação de apresentações ruins, embora o conteúdo seja interessante. A autora nos leva a refletir por que isso ocorre. 

Você já parou para pensar nisso? Acredito que não. Eu mesma somente prestei efetivamente atenção nisso após ter sido constrangida em uma apresentação na faculdade. Depois disso, prestei muito mais a atenção na maneira como posso apresentar o meu conteúdo. É uma atividade que exige cuidado e evolução constante.

As informações podem ser transmitidas ao nosso público de maneiras diferentes, mesmo que o conteúdo seja o mesmo. O profissional, hoje, possui um grande concorrente da sua atenção que é o smartphone. Isso é uma realidade que não conseguimos mais controlar. 

Então como envolver o público a tal ponto que ele esqueça que existe o celular? Como obter o máximo de atenção para que o público possa se interessar por aquele conteúdo e avançar no conteúdo. Knaflic (2019) apresenta algumas regras básicas para que a apresentação traga informações verdadeiras e importantes ao nosso público: entender o contexto, eliminar a saturação, focar a atenção onde você deseja, pensar como um designer e contar uma história.

A seguir, uma lista de dicas que um bom comunicador deve usar para conseguir transmitir suas mensagens ao seu público.

Vamos ver agora resumidamente o que cada um desses passos possibilita para uma boa apresentação dos dados, das informações. O entendimento do contexto é fundamental para expor as informações de maneira adequada. Como faremos isso? Precisamos entender quem é o nosso público. 

Contudo, qual a idade do seu público? Quais são os seus interesses? Quais são os seus programas favoritos? Enfim, conheça o seu público para que a sua apresentação seja sensível aos seus ouvidos. Traga exemplos que atinjam a sua realidade. Portanto, compreender completamente o seu público reduz as chances de ele se esvair da sua atenção.

Vamos, agora, nos aprofundar na guia Design do PowerPoint. Vamos lá!

Primeiro, você pode escolher um dos Temas na guia Design.

Você pode escolher um dos temas. Perceba que existem diversos tipos de temas.

Caso seja do seu interesse, você pode clicar em Procurar Temas.

Após clicar em Procurar Temas, abrirá a caixa de diálogo a seguir (Figura 63):

E, da mesma forma, caso clique em Salvar Tema Atual, abrirá a mesma caixa de diálogo presente na Figura 63.

Outra opção muito proveitosa é usar o Design do PowerPoint. Para usá-la, você deve escolher uma ou mais imagens, uma lista de itens ou uma lista de datas e depois clicar em Ideias de Design. Atente-se para o exemplo da Figura 64. 

O painel Designer abrirá e, então, escolha o design desejado conforme pode ser observado na Figura 65:

Outra opção para exibir o Designer, você pode selecionar uma imagem e, depois, selecionar Design e depois Ideias Design.

Outra atividade que você pode desejar é adicionar um efeito especial por meio de Transições. Para adicionar um efeito especial para fazer a transição de um slide para outro. Primeiro escolha o slide ao qual deseja adicionar uma transição.

Depois, na guia, Transições, escolha um tipo de transição conforme Figura 68:

Escolha o efeito que você deseja:

Depois escolha “Opções de Efeito” para alterar como a transição ocorre: da direita, da esquerda. Para desfazer uma transição, escolha “Nenhum”.

Outra alternativa é configurar as Animações. Para animar os textos ou objetos em um slide, escolha o texto ou o objeto que você deseja animar.

Na guia, Animações, escolha Adicionar Animação e, em seguida, escolha a animação desejada no menu suspenso. 

Para animar uma linha de texto por vez, selecione a linha do texto, escolha uma animação, e assim sucessivamente.

Em Iniciar, escolha Quando Clicado, Com o Anterior ou Após o Anterior. 

Você também pode escolher a Duração ou o Atraso.

3 COMO FAZER UMA APRESENTAÇÃO 

Vamos fazer uma apresentação. Antes, você criou uma apresentação e, agora, daremos seguimento até finalizar esta apresentação. Vamos lá!

Para isso, na guia Apresentação de Slides, selecione: “Do Começo”.

Agora, se você estiver trabalhando com o PowerPoint em um único monitor e quiser exibir o apresentador, em Apresentação de Slides, na barra de controle na parte inferior esquerda, selecione os três pontos e, em seguida, Mostrar Exibição do Apresentador.

Para se deslocar até o slide anterior ou seguinte, selecione Anterior ou Próximo. Para exibir todos os slides na sua apresentação, escolha Ver todos os slides. A seguir outras funcionalidades importantes para a apresentação:

Anotações

Durante sua apresentação, as anotações do orador ficam visíveis em seu monitor, mas não são visíveis para o público. O painel de anotações é uma caixa que aparece abaixo de cada slide. Toque nele para adicionar anotações. Se você não vir o painel Notas ou ele estiver completamente minimizado, clique em Notas na barra de tarefas na parte inferior da janela PowerPoint.

Legendas

Você pode escolher qual idioma o texto de legenda deve ser mostrado para sua audiência. Esse recurso requer Windows 10 e uma versão atualizada do PowerPoint. Selecione Apresentação de Slides e, depois, Subtítulo Configurações. Em seguida defina seu idioma falado. Posteriormente, selecione Idioma de Legenda para ver quais idiomas PowerPoint podem ser exibidos na tela como legendas e selecione o que você deseja. No menu Configurações de Legendas, defina a posição desejada para as legendas.

Mais configurações de aparência estão disponíveis selecionando Subtitle Configurações e, depois, mais Configurações.

Para visualizar a janela do PowerPoint aberta, é só abrir o software e teremos a seguinte imagem:

Em contraponto, ao clicar no ícone para iniciar uma apresentação, teremos a área do slide que ocupará a tela cheia do seu dispositivo móvel ou não.

Vamos explorar algumas definições do PowerPoint conforme a seguir.

Apresentação: é o conjunto de todos os slides, do início ao fim, que você mostra ao seu público. Às vezes, as apresentações são chamadas de apresentações de slides.

Slides: as composições de imagens que você cria com o PowerPoint. Durante uma apresentação, os slides aparecem na tela um após o outro.

Notas: páginas impressas que você, locutor, escreve e imprime para saber o que dizer durante uma apresentação. Apenas o orador vê as notas. 

Folheto: páginas impressas que você pode entregar ao público com uma apresentação. Um folheto mostra os slides na apresentação. Os folhetos são também conhecido pelo termo um tanto depreciativo deixar para trás. 

4 COMO EXPLORAR O SAIBA MAIS DO PowerPoint 

Para explorar o Saiba Mais, você deve clicar na lupa:

Neste local, você pode pesquisar comandos do PowerPoint, você pode obter ajuda ou, ainda, pode pesquisar na Web.

Tópico 3 - Configurações de Apresentações em Aplicativos Móveis

2.1 CONFIGURANDO APRESENTAÇÕES EM APLICATIVOS MÓVEIS

Você pode criar apresentações do zero ou usar um modelo em aplicativos móveis. O procedimento é o mesmo que demonstramos no primeiro tópico. Outra opção que existe, em aplicativos móveis, é a de adicionar texto, imagens, arte e vídeos.

Ainda é possível escolher o design por meio da guia Designer do PowerPoint. Para quem gosta de trabalhar como configuração de transições, animações e de movimentos, também é possível fazer os ajustes apropriados.

Caso você tenha salvo a sua apresentação no Onedrive, então é possível acessar no computador, tablet ou telefone. Outra possibilidade para quem está trabalhando em aplicativos móveis é compartilhar e trabalhar com outras pessoas independentemente do local em que estejam. Apenas será necessária uma conexão com a internet.

A seguir, realize a Leitura Complementar para ampliar seus conhecimentos. Boa leitura!

LEITURA COMPLEMENTAR 

STORYTELLING COM DADOS: COMO APRENDI A CONTAR HISTÓRIAS COM DADOS 

Cole Nussbaumer Knaflic

Os sentimentos de desconforto não são surpreendentes, dado que a capacidade de se comunicar eficientemente com dados não é algo ensinado tradicionalmente. Quem se sobressai normalmente aprendeu o que funciona e o que não funciona por meio de tentativa e erro. Esse processo pode ser longo e entediante. Com este livro, espero ajudar a torná-lo mais rápido para você. Como aprendi a contar histórias com dados, sempre fui atraída para essa área onde a matemática e os negócios se cruzam. 

Minha formação é matemática e negócios, o que permite que eu me comunique eficientemente com os dois lados – que nem sempre falam a mesma língua – e os ajude a se entenderem melhor. Gosto de usar a ciência dos dados para informar melhor as decisões de negócio. Com o passar do tempo, descobri que um segredo para o sucesso é se comunicar de modo eficaz e visual com dados.

A primeira vez que reconheci a importância de ser hábil nessa área foi em meu primeiro trabalho depois da faculdade. Eu trabalhava como analista em administração de risco de crédito (antes da crise do subprime e, portanto, antes que qualquer um soubesse realmente o que era administração de risco de crédito). Meu trabalho era gerar e avaliar modelos estatísticos para prever fraude e perda. Isso significava pegar um material complicado e transformá-lo em uma comunicação simples, informando se tínhamos dinheiro suficiente para perdas esperadas, em quais cenários correríamos risco e assim por diante. 

Rapidamente, aprendi que gastar tempo na parte estética – algo que meus colegas normalmente não faziam – significava que meu trabalho obtinha mais atenção de meu chefe e do chefe do meu chefe. Foi assim que comecei a ver o valor da comunicação visual de dados. Depois de passar por várias funções em risco de crédito, fraude e administração de operações, seguidas por algum tempo no mundo das participações privadas, decidi que queria continuar minha carreira fora dos bancos e das finanças.

Fiz uma pausa para refletir sobre as habilidades que queria utilizar diariamente: usar dados para influenciar decisões de negócios. Cheguei à Google, na equipe People Analytics. A Google é uma empresa voltada a dados – a ponto de usarem dados e análise em uma área em que são raramente vistos: recursos humanos. A People Analytics é uma equipe analítica incorporada ao RH da Google (referida como “People Operations”). O mantra dessa equipe é ajudar a garantir que as decisões sobre pessoas na Google – sobre funcionários ou futuros funcionários – sejam orientadas por dados. Era um lugar maravilhoso para continuar a aprimorar minhas habilidades em storytelling com dados, usando dados e análise para entender e informar melhor a tomada de decisões em áreas como contratação direcionada, engajamento e motivação de funcionários, montagem de equipes eficientes e manutenção de talentos. 

A equipe People Analytics é moderna, e ajuda a formar um caminho que muitas outras empresas começaram a seguir. Estar envolvida na montagem e no crescimento dessa equipe foi uma experiência incrível. Storytelling com dados: o que faz um excelente gerente via Project Oxygen Um projeto em particular que teve destaque na esfera pública foi a pesquisa Project Oxygen da Google, sobre o que torna um gerente excelente.

Este trabalho foi descrito no New York Times e é a base de um conhecido estudo de caso da Harvard Business Review. Foi um desafio comunicar as constatações para públicos variados, desde engenheiros que, às vezes, eram céticos em relação à metodologia e queriam se aprofundar nos detalhes, até gerentes querendo entender o quadro geral das descobertas e como usá-las. Meu envolvimento no projeto foi na parte da comunicação, ajudando a mostrar material às vezes muito complicado de uma maneira que acalmasse os engenheiros e seu desejo por detalhes, e que ainda fosse compreensível e direto para gerentes e vários níveis de liderança. Para fazer isso, aproveitei muitos dos conceitos que discuto neste livro.

O momento decisivo aconteceu quando estávamos elaborando um programa de treinamento interno na equipe People Operations na Google e me pediram para desenvolver conteúdo sobre visualização de dados. Isso me deu a oportunidade de pesquisar e começar a aprender os princípios por trás da visualização eficaz de dados, ajudando-me a compreender por que algumas das coisas, que aprendi por tentativa e erro com o passar dos anos, tinham sido eficazes. 

Com essa pesquisa, desenvolvi um curso sobre visualização de dados que, no fim das contas, foi realizado para toda a Google. O curso gerou certa agitação, tanto dentro como fora da Google. Graças a uma série de acontecimentos fortuitos, recebi convites para palestras em algumas organizações filantrópicas e em eventos sobre visualização de dados. A fama se espalhou. Cada vez mais pessoas estavam estendendo as mãos para mim – inicialmente, no mundo filantrópico, mas cada vez mais também no setor corporativo – procurando orientações sobre como se comunicar eficientemente com dados. Tornou-se cada vez mais claro que a carência nessa área não era exclusividade da Google. Mais exatamente, quase qualquer pessoa em uma organização ou ambiente empresarial podia aumentar seu impacto sendo capaz de se comunicar eficientemente com dados. 

Depois de atuar como palestrante em conferências e organizações em meu tempo livre, finalmente saí da Google para realizar meu objetivo emergente de ensinar o mundo a contar histórias com dados. Nos últimos anos, dei workshops para mais de 100 organizações nos Estados Unidos e na Europa. Foi interessante ver que a necessidade de habilidades nessa área abrange muitos setores e funções. 

Tive públicos nas áreas de consultoria, produtos para o consumidor, educação, serviços financeiros, governo, sistemas de saúde, entidades sem fins lucrativos, varejo, startups e tecnologia. Meus públicos têm sido uma mistura de funções e níveis: desde analistas que trabalham com dados diariamente até os que não estão em funções analíticas, mas ocasionalmente precisam incorporar dados em seus trabalhos, desde gerentes que precisam fornecer orientações e feedback até equipes executivas apresentando resultados trimestrais para os diretores.

Por meio desse trabalho, fui exposta a muitos e diversos desafios. Percebo que as habilidades necessárias nessa área são fundamentais. Elas não são específicas de nenhum setor ou função, e podem ser ensinadas e aprendidas eficientemente – conforme demonstrado pelo consistente retorno positivo e acompanhamentos que recebo dos participantes dos workshops. Com o passar do tempo, codifiquei as lições que ensino em meus workshops. São estas lições que compartilho com você. Como você aprenderá a contar histórias com dados: 6 lições Em meus workshops, normalmente me concentro em cinco lições principais. 

A grande oportunidade com este livro é que não há limite de tempo (como acontece em um ambiente de workshop). Incluí uma sexta lição de bônus que sempre quis compartilhar (“pense como um designer”) e também muito mais, por meio de exemplos de “antes e depois”, instruções passo a passo e ideias de meu processo de pensamento sobre o design visual da informação. Fornecerei orientações práticas que você pode começar a usar imediatamente para melhor se comunicar visualmente com dados.

Vamos abordar conteúdo para ajudá-lo a aprender e se sentir à vontade empregando seis lições importantes: 1. Entenda o contexto 2. Escolha uma apresentação visual adequada 3. Elimine a saturação 4. Foque a atenção onde você deseja 5. Pense como um designer 6. Conte uma história. 

Exemplos ilustrativos abrangem muitos setores Ao longo do livro, utilizo vários estudos de caso para ilustrar os conceitos discutidos. As lições que abordaremos não serão específicas de um setor – ou função –, mas vamos enfocar conceitos fundamentais e as melhores práticas para a comunicação eficaz com dados. Como meu trabalho abrange muitos setores, o mesmo acontece com os exemplos que uso. Você verá estudos de caso de tecnologia, educação, produtos para o consumidor, do setor sem fins lucrativos e muito mais.

Cada exemplo usado tem por base uma lição que ensinei em meus workshops, mas em muitos casos alterei um pouco os dados ou generalizei a situação para proteger informações confidenciais. Se algum exemplo inicialmente não parecer relevante para você, sugiro fazer uma pausa e pensar sobre quais desafios de visualização ou comunicação de dados você encontra, onde uma estratégia semelhante poderia ser eficaz.

Há algo a ser aprendido em cada exemplo, mesmo que o exemplo em si não esteja obviamente relacionado ao mundo no qual você trabalha. As lições não dependem de uma ferramenta específica. As lições que abordaremos neste livro se concentram nas melhores práticas que podem ser aplicadas em qualquer aplicativo de geração de gráficos ou software de apresentação.

Existe um enorme número de ferramentas que podem ser aproveitadas para contar histórias com dados eficientemente, no entanto não importa o quão excelente seja a ferramenta, ela nunca conhecerá seus dados e sua história como você. Conheça bem sua ferramenta para que ela não se torne um fator limitante quando for a hora de aplicar as lições que abordamos neste livro. 

Como se faz isso no Excel? Embora eu não concentre a discussão em ferramentas específicas, os exemplos deste livro foram criados com o Excel. Quem quiser ver com detalhes como apresentações semelhantes podem ser construídas no Excel, visite meu blog em storytellingwithdata.com, em inglês, onde os arquivos do Excel que acompanham meus posts podem ser baixados. 

Como este livro está organizado? O livro está organizado em uma série de lições abrangentes, com cada capítulo enfocando uma única lição básica e conceitos relacionados. Vamos discutir um pouco de teoria, quando auxiliar no entendimento, mas enfatizarei a aplicação prática da teoria, frequentemente por meio de exemplos específicos do mundo real. 

Você terminará cada capítulo pronto para aplicar a lição dada. As lições do livro estão organizadas em ordem cronológica, da mesma maneira como penso sobre o processo de storytelling com dados. Por isso e porque os capítulos posteriores complementam e, em alguns casos, fazem referência a conteúdo anterior, recomendo lê-lo do início ao fim. 

Depois de fazer isso, você provavelmente consultará pontos específicos de interesse ou exemplos relevantes para os desafios de visualização de dados com que se deparar. NOTA: Você poderá fazer o download das imagens em www.altabooks.com.br (Procure pelo título do livro). Para dar uma ideia mais específica do caminho que tomaremos, resumos dos capítulos podem ser encontrados a seguir.

Capítulo 1: a importância do contexto. Antes de você tomar o caminho da visualização de dados, há duas perguntas que deve responder sucintamente: Quem é seu público? O que precisa que ele saiba ou faça? Esse capítulo descreve a importância de entender o contexto circunstancial, incluindo o público, o mecanismo de comunicação e o tom desejado. Vários conceitos são apresentados e ilustrados por meio de exemplo para ajudar a garantir que o contexto seja completamente entendido. Criar um entendimento sólido do contexto circunstancial reduz as iterações mais adiante e o coloca no caminho para o sucesso quando se trata de criar conteúdo visual. 

Capítulo 2: a escolha de um visual eficaz Qual é a melhor maneira de mostrar os dados que você deseja comunicar? Analisei as apresentações visuais que mais uso em meu trabalho. Neste capítulo, apresento os tipos mais comuns de visuais usados para comunicar dados em um ambiente de negócios, discuto casos de uso apropriados para cada um e ilustro cada tipo por meio de exemplos do mundo real.

Os tipos específicos de apresentações abordadas incluem texto simples, tabela, mapa de calor, gráfico de linhas, gráfico de inclinação, gráfico de barras verticais, gráfico de barras verticais empilhadas, gráfico de cascata, gráfico de barras horizontais, gráfico de barras horizontais empilhadas e gráfico de área quadrada. Também abordaremos os recursos visuais a serem evitados, incluindo os gráficos de pizza e de rosca, e discutiremos os motivos para evitar gráficos em 3D. 

Capítulo 3: a saturação é sua inimiga! Imagine uma página ou uma tela em branco: cada elemento adicionado a ela absorve carga cognitiva por parte de seu público. Isso significa que devemos ter discernimento acerca dos elementos que permitimos em nossa página ou tela e devemos trabalhar para identificar coisas que estão absorvendo poder do cérebro desnecessariamente e removê-las. Identificar e eliminar a saturação é o enfoque deste capítulo. Como parte dessa conversa, apresento e discuto os Princípios da Gestalt para Percepção Visual e como podemos aplicá-los em apresentações visuais de informação, como tabelas e gráficos.

Discutimos também o alinhamento, o uso estratégico do espaço em branco e o contraste como importantes componentes de um design criterioso. Vários exemplos são usados para ilustrar as lições. 

Capítulo 4: focalize a atenção de seu público Neste capítulo, continuamos a examinar como as pessoas veem e como você pode tirar proveito disso ao elaborar apresentações. Isso inclui uma breve discussão sobre visão e memória, que atuarão de forma a enfatizar a importância dos atributos pré-atentivos, como tamanho, cor e posição na página. 

Vamos explorar como os atributos pré-atentivos podem ser usados estrategicamente para ajudar a dirigir a atenção de seu público para onde você deseja que ele se concentre e para criar uma hierarquia visual dos componentes, a fim de ajudar a dirigir seu público para as informações que deseja comunicar, e da maneira como quer que sejam processadas. 

A cor como ferramenta estratégica é abordada em profundidade. Os conceitos são ilustrados por meio de vários exemplos. 

Capítulo 5: pense como um designer A forma segue a função. Esse ditado do design de produtos tem aplicação clara na comunicação com dados. Quando se trata da forma e da função de nossas visualizações de dados, primeiramente devemos pensar sobre o que queremos que nosso público consiga fazer com os dados (função) e criar uma visualização (forma) que permita fazer isso com facilidade.

Neste capítulo, discutimos como os conceitos do design tradicional podem ser aplicados à comunicação com dados. Investigamos reconhecimentos de funcionalidades (affordances), acessibilidade e estética, explorando vários conceitos apresentados anteriormente, mas observando-os através de lentes um pouco diferentes. Discutimos também estratégias para obter aceitação do público para seus designs visuais.

Capítulo 6: dissecagem de modelos visuais pode ser aprendido a partir de um exame completo de apresentações visuais eficazes. Neste capítulo, examinamos cinco visuais exemplares e discutimos o processo de pensamento específico e as escolhas de design que levaram à sua criação, utilizando as lições abordadas até este ponto. Exploramos as decisões a respeito do tipo de gráfico e a ordenação dos dados dentro da apresentação.

Consideramos as escolhas em torno do quê e de como dar e retirar a ênfase, por meio do uso de cor, espessura de linhas e tamanho relativo. Discutimos o alinhamento e o posicionamento de componentes dentro dos visuais e também o uso eficiente de palavras em títulos, legendas e anotações.

Capítulo 7: lições sobre storytelling Histórias repercutem e ficam conosco de maneiras que dados simplesmente não conseguem. Neste capítulo, apresento conceitos de storytelling que podem ser aproveitados na comunicação com dados. Consideramos o que pode ser aprendido com mestres do storytelling. 

Uma história tem início, meio e fim claros; discutimos como essa estrutura se aplica e pode ser usada na construção de apresentações de negócios. Abordamos estratégias para o storytelling eficaz, incluindo o poder da repetição, o fluxo da narrativa, considerações sobre narrativas faladas e escritas, e diversas táticas para garantir que nossa história seja claramente compreendida em nossas comunicações. 

Capítulo 8: tudo reunido Os capítulos anteriores incluíram aplicações fragmentadas para demonstrar as lições individuais abordadas. Neste capítulo amplo, acompanhamos o processo de storytelling com dados do início ao fim, usando um único exemplo do mundo real. Entendemos o contexto, escolhemos uma apresentação visual adequada, identificamos e eliminamos a saturação, chamamos a atenção para onde desejamos que nosso público se concentre, pensamos como um designer e contamos uma história. 

Juntas, essas lições e os visuais e a narrativa resultantes ilustram como podemos passar de mostrar simplesmente dados para contar uma história com dados. 

Capítulo 9: estudos de caso O penúltimo capítulo explora estratégias específicas para enfrentar desafios comuns encontrados na comunicação com dados, por meio de vários estudos de caso. Os tópicos abordados incluem considerações sobre cor em fundo escuro, aproveitamento de animação nos visuais que você apresenta versus aqueles que distribui, estabelecimento de lógica na ordem, estratégias para evitar o gráfico espaguete e alternativas aos gráficos de pizza.

Capítulo 10: considerações finais A visualização de dados – e a comunicação com dados em geral – situa-se no cruzamento entre a ciência e a arte. Certamente há certa ciência nisso: melhores práticas e diretrizes a seguir. Há também um componente artístico. Aplicar as lições abordadas para forjar o seu caminho, usando sua licença artística para facilitar o entendimento da informação por seu público. 

Neste último capítulo, discutimos dicas sobre onde ir a partir daqui e estratégias para moldar sua competência em storytelling com dados em sua equipe e em sua empresa. Finalizamos com uma recapitulação das principais lições abordadas. Coletivamente, as lições abordadas permitirão que você conte histórias com dados. Vamos começar!

FONTE: KNAFLIC, C. N. Storytelling com dados: um guia sobre visualização de dados para profissionais de negócios. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019.