Essa forma de fazer reunião não tem um formato padrão, ela é mais informal e flexível. Porém, é possível aplicar algumas estratégias para que a conversa seja produtiva e traga resultados eficazes para a instituição.

Faça um planejamento

Elabore uma pauta com antecedência com todos os pontos importantes a serem falados na reunião. Isso evita que o diálogo seja pouco construtivo, além de ajudar na fluidez da conversa. A partir disso, faça um cronograma para melhor organização e gestão do tempo.

Caso o encontro seja dedicado a apenas tratar assuntos que são do interesse do gestor, será negligenciado um importante aspecto dessas reuniões que é a oportunidade de o colaborador falar sobre si mesmo e expor sua opinião sobre o trabalho e a instituição.

Essa modalidade de reunião tem como foco ouvir o colaborador, então é importante que ele também sugira assuntos a serem debatidos e deixar com que o colaborador comande a pauta da 1:1 é um importante passo para torná-la ainda mais proveitosa.

Para colaboradores com menor grau de maturidade para autogestão, a reunião servirá como uma forma de o gestor acompanhá-lo mais de perto, saber de forma mais detalhada aquilo que tem sido feito e planejar as próximas tarefas. Portanto, mais tempo é gasto com tarefas e planejamento de esforço do dia a dia.

Já para liderados com perfil sênior e maior poder de organização, o gestor deve gastar muito menos tempo com planejamento e acompanhamento de entregas. Nesses casos, as 1:1 podem ser até menos frequentes, e tratarem assuntos mais profundos e conversas mais estruturadas, como aspectos da vida pessoal, ambições profissionais e carreira.

É possível fazer reuniões 1:1 no trabalho remoto?

O trabalho remoto trouxe uma série de desafios para a execução das atividades de todos os colaboradores e, em especial, para os gestores, que precisam assumir seu papel de liderança a distância. Por isso, o acompanhamento do desempenho, o contato contínuo, a realização de reuniões e o feedback em si precisam de ajustes para que funcionem também remotamente.

Se inicialmente os desafios para se manter em contato a distância eram muitos, hoje já temos um pouco mais de habilidade na utilização das diversas ferramentas que possibilitam isso. O Google Meet, por exemplo, é uma das ferramentas que permite a realização de reuniões remotas com muito mais facilidade.

Sabe-se, claro, que é preciso fazer alguns ajustes. Respeitar os horários de início e término das reuniões, pedir para que câmeras fiquem ligadas para que possamos ver as reações do outro e respeitar o tempo de resposta de cada um são relevantes nesse novo formato. Mas desde que respeitadas essas regrinhas, a reunião remota tem tudo para ser um sucesso!

Foque no que realmente interessa

Existe um leque muito grande de assuntos que podem ser abordados nessa reunião, mas foque na performance do seu liderado. A performance é o acompanhamento dos resultados obtidos e metas atingidas pelo colaborador e devem ser monitorados constantemente. Pois, por meio desses dados, o líder mostrará ao profissional sua evolução dentro da instituição.

Consequentemente, o desenvolvimento também será um importante tema da reunião. Isso porque, a partir da análise da performance do colaborador, é possível identificar com maior clareza os pontos que necessitam de desenvolvimento.

Com isso, o líder pode traçar estratégias de aprendizagem para os colaboradores. Essas estratégias comumente são chamadas de Plano de Desenvolvimento Individual, mais conhecido como PDI.

É fundamental que o líder escute o que o colaborador pensa sobre suas atividades, quais são suas dificuldades em executá-las e que alternativas ele sugere para que possa realizá-las do melhor modo. Assim como a opinião e a preferência por formatos diferentes de cursos deve ser levado em consideração, ao montar o PDI do colaborador.

A reunião também é o momento de troca de feedbacks, o que proporciona uma melhor comunicação entre líder e liderado. Lembrando que, como nesse tipo de encontro cabe ao líder ouvir mais do que falar, é importante que ele esteja aberto a escutar e se colocar no lugar do colaborador, praticando respeito e empatia. Mas também é um ótimo momento para que o gestor passe para o profissional suas percepções.

Aborde os assuntos de forma gentil

As reuniões não devem ser estritamente formais. Na verdade, quanto mais confortáveis todos estiverem, melhor. Que tal elaborar um roteiro básico de perguntas, que pode ser alterado conforme necessário? Mas uma dica para incentivar que a pessoa fale sobre alguns temas é fazer perguntas sem muito confronto. Tais como:

• Existe algo que você mudaria na equipe?

• Há algo impedindo que você faça seu trabalho?

• Você gostaria que eu mudasse alguma coisa?

Defina o tom correto para a reunião, pois essa modalidade é vista como uma oportunidade de ouro para o gestor entender o que está acontecendo no seu time. Além disso, é um espaço seguro para as pessoas falarem sobre si mesmas e o trabalho. Então, como líder, tente deixar a sua “posição de poder” de lado, a conversa deve ser mútua e sem intimidação.

Existem várias formas de liderar times. Tudo depende do seu estilo e dos objetivos da empresa como um todo. Mas é importante saber que, quanto mais natural você lida com problemas e oferece feedbacks, mais as pessoas ficam motivadas.

Crie planos de ação

Ao final de toda reunião one on one, ambos precisam sair sabendo o que devem fazer, no que devem focar, no que devem se desenvolver para aprimorar seu trabalho. Por isso, é importante criar planos de ação transformando a reunião em uma série de atitudes concretas que possam ser implementadas.

Planos de ação ajudam o colaborador a sentir que os encontros têm aplicação prática, ajudando-o a evoluir na carreira. Lembrando que o foco delas deve estar no desenvolvimento do liderado, e não na cobrança por entregas de tarefas.

É importante combinar ações que serão executadas ao longo dos dias que antecedem a próxima reunião one on one. Na próxima reunião é preciso abordar os pontos combinados na reunião anterior a fim de verificar se eles foram cumpridos e quais foram os resultados.

Para um maior controle e organização, as pautas e os planos de ação traçados ao final das reuniões devem ser registrados. E algumas perguntas podem nortear esse momento de fechamento da reunião, tais como:

1. O que cada um (tanto o líder, quanto o colaborador) já têm como tarefa até a próxima reunião?

2. O que se comprometeram a cumprir até a próxima reunião?

3. Como vão cumprir? Qual é o passo a passo para atingir esse objetivo?

Como registrar os dados da reunião one on one?

O registro dos dados da reunião one on one podem ser feitos, por exemplo, através do software de gestão de desempenho (competências e resultados), que além de auxiliar no registro e organização dos dados, também facilita a preparação para a conversa.

Dessa forma, gestores e colaboradores podem ter certeza que sempre terão à mão informações relevantes, trazendo ainda mais efetividade para a reunião.

Passo a passo para uma reunião one on one: como proceder?

As reuniões de one on one devem durar no máximo 30 minutos. Então, pense em um roteiro com abertura, desenvolvimento dos assuntos principais e, por fim, a conclusão, com o plano de ação. Estipule cerca de 10 minutos para cada etapa e seja direto.

Como já falamos anteriormente, essa forma de fazer reunião não tem um formato padrão. Porém, é possível aplicar algumas estratégias para que a conversa seja produtiva e traga resultados eficazes para a empresa.

Você pode partir do roteiro abaixo e adaptá-lo para o seu contexto:

1. Abertura: Cumprimente o colaborador, organize o ambiente (físico ou virtual), fique confortável e proporcione um ambiente que o colaborador também se sinta bem. Nessa hora, dar abertura para questões pessoais ajuda a estabelecer uma conexão empática entre líder e liderado.

2. Revisão: Em 5 minutos, retome os pontos combinados na reunião anterior. Procure saber se eles foram cumpridos e quais foram os resultados.

3. Discussão principal: Em cerca de 15 a 20 minutos, converse sobre o tema previamente combinado e pautado. Aqui é o momento em que o gestor deve ajudar seu colaborador com inputs e sugestões construtivas a partir de sua performance.

4. Plano de ação: Reserve de 5 a 10 minutos para criar ou rever o plano de ação, definindo o que será feito por ambas as partes. Além disso, avalie como irão acompanhar os resultados.

5. Encerramento: Despeça-se e conclua a reunião one on one. A data da próxima reunião já pode ficar marcada.

Como mencionamos ao longo deste artigo, não existe um modelo rígido de reunião one on one. O objetivo é aproximar líderes e liderados, oferecendo aos colaboradores um ambiente seguro no qual possam conversar sobre seu desenvolvimento profissional.

Artigo adaptado de Como fazer uma reunião one on one produtiva? Impulseup, 2020. Disponível em: https://blog.impulseup.com/reuniao-one-on-one. Acesso em: 2, dez, 2020.