Ved mistanke om eller kjennskap til at et barn ikke har et trygt og godt barnehagemiljø, skal barnehagen snarest undersøke saken (senest innen fem arbeidsdager). Når et barn eller foresatte sier at barnet ikke har et trygt og godt barnehagemiljø, skal barnehagen undersøke saken og så langt det finnes egnede tiltak, sørge for at barnet får et trygt og godt barnehagemiljø(barnehageloven §42). Undersøkelsen må ha som formål å få frem fakta om situasjonen, hva som er bakgrunnen for barnets opplevelse, og hvilke forhold i barnets omgivelser som påvirker hvordan barnet har det i barnehagen. Hensikten med undersøkelsen er å finne frem til riktige eller egnede tiltak.

Når ansatte skal dokumentere hva som er blitt gjort i en enkeltsak, behandles personopplysninger som kan være både ordinære og sensitive. Barnehagen har plikt og rett til å behandle alle personopplysninger i samsvar med personopplysningsverket.