Bruke video fra hjemmekontor

Målgruppe: Alle som jobber hjemmefra og har behov for å delta i møter med bruk av video. 

Trondheim kommune har digitalt utstyr og digitale verktøy for å gjennomføre videomøter. Verktøyet heter Hangouts Meet, og er en del av Google kontorpakke. 

Hvor mange kan være med i møtet?

• Vanlige brukere kan opprette møter med 150 deltagere.  Dette holder for de fleste

• Brukere med Enterpriselisens kan opprette møter med opp til 500 deltakere.

• Er det behov for å ha flere enn 500 deltakere kan møtet strømmes . Dette krever også at innkaller har Enterpriselisens. Merk at kun ansatte i kommunen kan følge strømmen. Eksterne kan inviteres inn som møtedeltakere.

Hvorfor har ikke alle Enterprise?

Enterpriselisenser er dyrere enn vanlige lisenser og i praksis er det opptak, strømming og store møter i Meet som er forskjellen fra vanlige kontoer. Tilgangen er behovsprøvd og i hovedsak har alle ledere, ansatte i Org og Finans samt de aller fleste ansatte i @ ou enterpriselisens.  Det er også gjort en tildeling til enkelte øvrige bruker med tjenestelig behov. Er du usikker hva du har? Sjekk om du har opptaksknapp som valg i Meet-menyen. Da har du Enterprise.

Mener du at du skulle hatt tilgang og ikke har det, ta kontakt med IT-brukerhjelp så vil vi gjøre en vurdering

Hvordan opprette et videomøte?

1. Opprett møtet på vanlig måte i Google kalender. 

2. Inviter de som skal være med 

3. Har møtet mer enn en deltaker får det automatisk en videolenke.

Merk at du må opprette møtet i din egen kalender og invitere brukere som skal være med. Ikke benytt en felleskalender! 

Hva trenger du?

Du trenger i utgangspunktet bare PC-en din (husk å ta med laderen). Alle PC-er som leveres fra kommunen har integrert webkamera og mikrofon, men det kan være en fordel å ha eget headset m/mikrofon om du trenger å sitte veldig lenge og ofte i videomøter, eller du sitter i lokaler med mye ekstern støy. I tillegg trenger du selvfølgelig internettilgang.

• Ønsker man hodesett med mikrofon kan dette bestilles på e-handel (NB! Stor pågang på dette i markedet. Bestill på e-handel snarest hvis man har behov for dette!

Hvis det er flere som skal delta i video fra samme sted (mange sitter i samme rommet), er det lurt å benytte en ekstern konferansehøyttaler (ringepuck), og  gjerne et ekstra kamera. Da kan flere snakke samtidig og alle ser alle. Men det går som regel bra også uten.

• Ønsker man konferansehøyttaler/ringepuck, eller ekstrakamera, bestilles det også på e-handel  (NB! Stor pågang på dette i markedet. Bestill på e-handel snarest hvis man har behov for dette!

Vi har også videokonferanseutstyr for møterom tilgjengelig på e-handel. Dette kan bestilles og settes opp av leverandør på møterom og andre lokasjoner der det er behov. 

Er det trygt? Kan vi snakke om interne ting?

Ja. Den største risikoen ved bruk av videomøter er at andre kan se og høre deg i rommet du sitter. Selve kommunikasjonen er kryptert, men pass på at ikke uvedkommende ser over skulderen eller overhører samtalene når du snakker om interne eller sensitive anliggender.

Hva med eksterne innkallinger/møter?

Blir du invitert til videomøter i Microsoft Teams, Skype eller lignende kan du være med som gjest direkte i nettleseren.  Du trykker da på lenka i innkallelsen og blir med i møtet.

NB! VIKTIG

Husk at dersom det er viktig at ingen andre skal kunne se kalenderinvitasjonen din som leder inn til videomøtet (møter med sensitivt innhold) oppfordres det sterkt til at man setter møtet som "privat" i innstillingene når man skaper møtet. Kun inviterte vil da kunne se videolenka og benytte denne.