Basert på ROS - Google Meet for Helse er følgende tiltak identifisert

• Den enkelte pasient/bruker skal få informasjon om bruk av videokonsultasjon med helsepersonell og praktisk informasjon om oppkobling. Ehelses veiledning for pasienter kan benyttes direkte eller legges ved som informasjon.

• Bruk av Google Meet og Hangouts for å formidle helse- og personopplysninger elektronisk skal bygge på pasientens/brukerens samtykke. Samtykke anses gitt ved å delta i videokonsultasjonen.

• Pasienten/brukeren skal entydig identifiseres.

• Helsepersonell skal entydig identifiseres.

• Virksomheten skal ha kontroll over tildelte tilganger.

• Det skal ikke kunne kommuniseres samtidig med andre parter enn den inviterte pasient/innbygger.

• Helsepersonell er selv ansvarlig for at det ikke benyttes opptak eller strømming av konsultasjoner i Meet

• For bruk av videomøte i egen jobbkalender

  • Avtaler i kalenderen må merkes som privat, slik at ikke personopplysninger for pasient (som navn eller e-postadresse) fremgår i møteinnkallingen for andre som også har tilgang til kalendere i kommunen - Utføres av Helsepersonell/operatør

• For bruk av Chromebase/Meet Hardware koblet mot en romkalender

  • Rommets kalender settes til at kun tiltrodd personell får tilgang til å se kalender - bestilles fra IT-tjenesten

  • Oppføringer skal ikke inneholde personopplysninger og avtaler opprettes likt som for personlig kalender

• For bruk av Videobrett:

  • Brettene settes opp uten PIN-kode for å forenkle brukeropplevelse, redusere behov for bistand og unngå eventuelle feilsaker. Brettene er låst til kun benyttelse av Google Meet. Kommunen kan også låse, slette og lokalisere brettene ved behov.

  • SIM-kort settes opp uten PIN-kode for å forenkle brukeropplevelse, redusere behov for bistand og unngå eventuelle feilsaker. Dersom SIM-kort skulle komme på avveie kan Kommunen deaktivere disse basert på liste over SIM-kortnummer.

• Servicebrukere for Videobrett

  • Skal kun benytte relevante tjenester for videomøter og andre Google-tjenester, samt tilleggstjenester er fjernet for disse

  • Tilgang til å opprette/forvalte brukere begrenses til nødvendig personell

  • Passord for servicekonti opprettes iht kommunens passordregler

  • Tilganger på user/password begrenses til nødvendig personell

  • Strømming og opptak er deaktivert for disse

• Alle parter bør så langt det er mulig sitte slik at taushetsbelagte opplysninger ikke kan overhøres av andre, med mindre pasienten selv ønsker dette.

• Hodetelefoner og mikrofon er anbefalt for helsepersonell på hjemmekontor/åpent landskap, da dette sikrer bedre lyd og skjerming for omgivelser.

• Helsepersonellet som bruker løsningen skal være sikker på at de har møtt rett pasient. Ved tvil, be pasienten introdusere seg. Alle involverte må presentere seg.

• Noen pasienter har med en venn eller pårørende, da er det viktig at disse blir presentert.

• Om helsepersonellet og pasient ikke er kjent med hverandre på forhånd, bør pasienten oppgi personnummer, og helst identifisere seg med ID-kort med bilde, i begynnelsen av konsultasjonen. Helsepersonell bør være forberedt på at pasienten kan be dem legitimere seg på samme måte.

• Deltakerne i videosamtalen oppfordres til å sjekke deltakerlisten (oppe til høyre i vinduet når møtet foregår).

• Forsikre deg om at kriteriene for deltakelse er oppfylt og om det er medisinsk forsvarlig å gjennomføre konsultasjonen på video.

  • Forsikre deg om at pasienten sitter på egnet sted.

  • Er det noen uvedkommende som kan se eller høre kommunikasjonen?

  • Føler pasienten seg trygg og uforstyrret?

  • Er lyd- og lysforhold gode?

  • Er det noen andre i rommet hvor pasienten befinner seg?

  • Har helsetilstanden til pasienten forverret seg på en slik måte at videokonsultasjon er uhensiktsmessig?

  • Tenk gjennom hvordan du kommuniserer med pasienten, og husk å se inn i kamera av og til, slik at pasienten opplever øyekontakt.

  • Spør pasienten om det er noe du kan ha gått glipp av ved at du ikke ser pasienten fysisk