Hajautettu verkosto-organisaatio

Alasivut löytyvät vas ylh kolmen viivan takaa!

Nyt kohdistamme huomion verkosto-organisaatioon eli miten käytännössä verkostot toimivat. Tarkastelussa nojaamme suurelta osin lähteeseen Vartiainen ym. (2004): ”Hallitse hajautettu organisaatio”, mistä löytyy asiaa laajasti tarkasteleva esitys. Hajautetusta työstä on jo olemassa paljon kokemuksia etenkin yritysmaailmassa, esimerkiksi monet yritykset ovat siirtäneet neuvontapalvelut kauas pois ”pääkonttorin” kupeesta, jopa toisiin maihin. Tukipalvelua hakeva ei tiedä, vastaako puhelin Suomessa tai vaikkapa Virossa.

Hajautetulla työllä on loppujen lopuksi pitkät perinteet. Vartiainen ym. (emt) mainitsevat esimerkkinä paimentolaiset, joiden liikkumista ja yhteistoimintaa antropologit ovat kuvanneet järjestäytyneenä verkostona, joka piti yhteyttä mm. kokoontuen kevään ja kesän koittaessa sopimaan yhteisistä asioista. Samoin esimerkkinä voidaan pitää kansainvälisiä tutkimusryhmiä, jotka ovat jo kauan ennen tietotekniikan mahdollisuuksia kokoontuneet yhteisiin foorumeihin kertomaan tutkimustuloksistaan ja jakamaan tietoja.

Hajautetulla työllä on sekä kotimaiset että globaalit perusteet. Hajauttamalla toimintaa on haluttu pitää Suomi elinvoimaisena kokonaisuudessaan. Verkostoitumalla on pystytty alentamaan kustannuksia sekä kokoamaan ja hyödyntämän erikoisosaamista samalla kun on päästy lähelle kuluttajaa ja asiakasta. Suomalaisilla yrityksillä on jo noin 400 000 työntekijää ulkomailla. Vaikka tähän nk. Kiina-ilmiöön liittyy monia negatiivisiakin puolia, se on toisaalta tarjonnut uusia mahdollisuuksia ja haasteita yritysten verkostoitumiseen ja markkinoiden kasvuun, mikä taas tuo työtä ja kehitystä kotimaahan. Hajautetun toiminnan suuri haaste on, miten toiminta oikein organisoidaan ja johdetaan. Oleellista on se, miten osaamista ja innovaatioita voidaan nopeasti hyödyntää koko verkostossa.

Hajautetulla organisaatiolla Vartiainen ym. (emt) tarkoittavat määräaikaista tai pysyvää organisaatiota, jonka henkilöstö työskentelee yhteisen toimeksiannon toteuttamiseksi ja tavoitteen saavuttamiseksi eri paikoissa käyttäen apunaan tieto- ja viestintäteknologiaa.

KUVIO. Hajautettujen organisaatioiden vaihtelevat muodot (Vartiainen ym. 2004,62)

Vartiainen ym. (2004) ovat hahmotelleet tekijöitä, jotka määrittävät organisaatioiden ominaisuuksia:

• Paikka: Työntekijät työskentelevät joko samassa paikassa tai eri paikoissa. Paikka voi olla kiinteä tai jatkuvasti vaihtuva.

• Aika: Työskentely tapahtuu joko samanaikaisesti tai eri aikaan jopa eri aika vyöhykkeillä ja ajallisesti peräkkäin.

• Moninaisuus: Hajautettuun työhön osallistuvien toimijoiden kulttuurinen, organisatorinen ja koulutuksellinen tausta voi vaihdella samankaltaisesta hyvinkin erilaiseen.

• Vuorovaikutuksen tapa: Kommunikointi ja vuorovaikutus voivat tapahtua suoraan kasvokkain tai välittyneesti erilaisia teknologisia kanavia käyttäen.

Tätä organisaatioiden, tiimien ja projektien eri muotoja Vartiainen ym. (emt) havainnollistavat seuraavanlaisella kuviolla:

KUVIO. Hajautetut tiimit ja projektit organisaatioverkostoissa.

Jopa globaalisti hajautetut tiimit ja projektit toteuttavat asiakkaiden ja heidän verkostojen toimeksiantoja. Hajanaisuuden määrä vaihtelee riippuen siitä, missä määrin työ ja tehtävät edellyttävät kasvokkain tapahtuvaa tapaamista. Tietotekniikan eri sovelluksia hyödyntäen projektien ja tiimien toimintaa voidaan ohjata ja mahdollistaa niiden välistä muuta vuorovaikutusta.

Hajautetulle työlle keskeisen haasteen muodostavat ihmisten ja tiimien etäisyys ja liikkuminen. On selvää, että uudenlaisissa organisaatioissa tarvitaan uudenlaisia työmuotoja kuin perinteisissä. Etäisyydellä on merkityksensä yhteydenpitoon muihin ihmisiin. Heikentynyttä paikallista vuorovaikutusta voidaan joko osin tai lähes kokonaan korvata tietoteknisillä järjestelyillä. Hajautuksen positiivinen puoli on usein se, että silloin toimitaan lähempänä asiakasta. Hajallaan toimivan tiimin tulee olla itseohjautuvaa ja toisaalta johtamisen tulee olla valtuuttavaa. Jatkuva hajallaan olevien tiimien muutos on todettu vaikuttavan heikentävästi sitoutumiseen ja yhteisölliseen tunteeseen. Viime aikoina on ryhdytty puhumaan mobiilista työstä. Mobiilisuudella Vartiainen ym. (emt) tarkoittavat seuraavia asioita:

• Henkilön tai ryhmän liikkuvuus = liikutaan (matkustetaan) paikasta toiseen ja työskennellään eri paikoissa.

• Mobiili teknologia työvälineenä = käytetään langatonta (tai vähemmän langallista) teknologiaa kommunikointiin ja yhteistyöhön.

• Työprosessien vaihtuvuus = joustavat tavat tehdä työtä.

• Liikkuva työn kohde = työn kohde liikkuu tai siirretään paikasta toiseen joko fyysisessä tai sähköisessä (virtuaalisessa) muodossa ja sitä työstetään peräkkäin joko paikallisesti tai yhteisessä virtuaalisessa tilassa.

Lisääntyvä liikkuvuus merkitsee haastetta koordinoida työtä ja työprosesseja. Niinpä prosessien hallinta ja ohjaus ovat keskeisiä kysymyksiä hajautetuissa organisaatiossa. Liikkuvuus ja erilaisten sosiaalisten tilanteiden vaihtuvuus merkitsevät uusia taitovaatimuksia työntekijälle. Hajautettu työ on projektimaista, mistä seuraa myös määräaikaisuus: projektit alkavat ja loppuvat, ne ovat joko lyhyempiä tai pitempiä.

Hajautettuja organisaatioita tutkiessaan Vartiainen ym. (emt) pohtivat hajautetun yksikön kehittymistä ja yhteistyön vaatimuksia. He puhuvat tehtävädynamiikasta ja sosiaalisesta dynamiikasta. Tehtävädynamiikka liittyy työn tuloksellisuuteen ja sosiaalinen dynamiikka ryhmän yhtenäisyyteen. Menestyksellinen toiminta edellyttää, että molemmat osa-alueet ovat kunnossa.

Tehtävädynamiikassa voidaan erottaa seuraavia vaiheita:

1. Alku. Asetetaan yhdessä ryhmälle tavoitteita ja laaditaan suunnitelmia.

2. Ongelmanratkaisu. Ryhmä kohtaa työn suorittamisessa esiintyviä teknisiä ym. ongelmia, joihin ryhmä luo omat ratkaisumallinsa.

3. Ristiriitojen ratkaisu. Ristiriitoja voi syntyä hyvin monista eri syistä, jotka voivat johtua näkemyseroista, kulttuurista, toiminnallisista ja organisatorisista näkemyksistä.

4. Suorittaminen. Varsinaiseen toteuttamiseen liittyy usein organisatorisia ongelmia tai esteitä, jotka voivat johtua asemasta tai ko. prosessien omistajuudesta.

Sosiaalinen dynamiikka liittyy vuorovaikutukseen ja ryhmään kiinnittymiseen. Siihen liittyy myös roolimäärittelyjä, statuskysymyksiä, voimavarojen ja vallan jakokysymyksiä. Sosiaalisen dynamiikan keskeinen kysymys on vuorovaikutus ja osallistuminen, johon opitaan prosessin edetessä. Vuorovaikutusta vaikeuttaa usein se, että samaan projektitiimiin kuuluvat ihmiset omaavat erilaisia taustoja koulutuksesta ja tehtävistä johtuen. Hajautettuja ryhmiä koskevat samat haasteet kuin muitakin ryhmiä. Työskentelyä helpottaa, jos on tehty tiimisopimus, jota sitten prosessin edetessä tarvittaessa tarkennetaan tai korjataan.

Verkostokirjallisuuteen viitaten Vartiainen ym. (emt) tyypittelevät hajautettuja ryhmiä seuraavasti:

• Verkostoryhmät, joissa verkoston jäsenyys on vakiintumaton ja joka muuttuu tarpeiden mukaan

• Hajautuneet rinnakkaisryhmät, joiden kokoonpano on selkeästi nimetty ja jotka työskentelevät yhdessä lyhytkestoisessa kehittämisprojektissa.

• Tuotekehitysprojektiryhmät, joiden jäsenyys on määräaikainen ja joille on määritelty selkeä rajattu erityistehtävä (esim. tietojärjestelmän kehittäminen).

• Tuotantoryhmät ovat pysyviä, esim. yhden osaston sisällä tapahtuvaa jatkuvaa työtä tekeviä (esim. taloushallinnossa, kehittämisyksikössä).

• Palvelutiimit palvelevat tiettyä asiakasryhmää, esim. puhelinpalvelut tai korjaustiimi)

• Johtoryhmä nimensä mukaisesti on johdon muodostama pysyvä tiimi.

• Toimintaryhmät ovat luonteeltaan tilapäisiä, esim. jotakin hätätapausta varten perustettu. Jäsenyys on määräaikainen ja muuttuu tarpeen mukaan.

Hajautettuja ryhmiä on siis mitä erilaisimpia, toiset ovat paikallisia, toiset virtuaalisia. Jotkut ovat lyhytaikaisia, toiset taas pysyviä. Työn luonteen kompleksisuus vaihtelee tyypin mukaan. Tiimillä tai projektiryhmällä on aina jokin työkokonaisuus, johon liittyy tehtäviä joko yhdessä tai erikseen työskennellen. Tiimin tehtäväkenttää voidaan hahmottaa tehtäväkehällä, jossa on kaksi ulottuvuutta: 1) yhteistyö ó konfliktin ratkaisu ja 2) kognitiivinen ó käyttäytymiseen liittyvä.