El Nuevo Paquete de Oficina

por Ing. Sergio Viera

Las herramientas ofimáticas, generaron un cambio importante en la administración de los negocios. A medida que la empresa crece, aumenta la cantidad de documentos generados y también aumenta la complejidad de los mismos. Los usuarios se volvieron expertos en analizar información a través de planillas de cálculo, y los reportes se volvieron imprescindibles para la toma de decisiones.

En estos momentos nos encontramos en el inicio de un cambio muy importante, para muchos, un cambio de paradigma. Se trata de La Nube en la Empresa, esto en resumen podría traducirse en mantener toda la información de la Empresa formando parte del gran océano de información que es Internet, aunque entrando en detalle se trata de mucho mas que solo eso.

Con esta idea, lo primero que se nos viene a la cabeza es pensar en la seguridad. Almacenar toda la información sensible de la Empresa en Internet podría parecer inseguro, pero la verdad es que los mecanismos de seguridad de La Nube son mejores que los mecanismos de seguridad instalados en un equipo.

Características

Pensemos por un minuto lo siguiente. En nuestros equipos, la seguridad está sujeta al mantenimiento que se realiza con el antivirus, el firewall y demás utilitarios, pero este mantenimiento, por lo general, no es realizado por un especialista en seguridad y rara vez se encuentra personalizado para las necesidades puntuales del usuario. En La Nube, la seguridad está controlada constantemente por una comunidad de especialistas, con actualizaciones instantáneas, por tal motivo los ataques externos están minimizados. En resumen, realizar un ataque a un servidor de Google, Yahoo o e-bay es más difícil que ingresar a nuestra notebook.

El nivel de acceso a la información es muy fácil de controlar, mediante la posibilidad de compartir los documentos en forma individual o por grupos y con la posibilidad de habilitar usuarios con opción de lectura o de lectura y escritura. En este último caso, se tiene un registro de todos los cambios realizados sobre el documento con fecha, hora, usuario y cambios realizados, pudiendo volver a cualquier versión histórica del documento.

Otro punto interesante para destacar es que el resguardo de la información ya no es un problema que nos debe preocupar. Tener toda la información en La Nube, hace que la misma no dependa de un equipo y ante cualquier tipo de siniestro se puede seguir operando normalmente con sólo conectarse desde cualquier otro equipo.

Evolución de los servicios

Muchas Empresas tienen sus sistemas basados en planillas de cálculo personalizadas a través de la programación de nuevas funcionalidades y la integración con otras herramientas como el correo electrónico. Estas planillas realizan tareas tan variadas como administración de indicadores de producción, liquidación de sueldos, planificación de producción o carga de horas del personal entre otras. Este tipo de soluciones tiene su éxito basado en la facilidad de implementación y en la flexibilidad con el resto de las aplicaciones.

Si a la versatilidad de las planillas de cálculo le sumamos el concepto de La Nube, tenemos la posibilidad de desarrollos mas potentes que permite integrar planillas de cálculo, e-mail, agenda, sitio web y otros servicios disponibles en Internet (compras, redes sociales, servicios varios).

Desde este punto de vista, la opción de Google es la más conveniente para cubrir las necesidades de la Empresa ya que existen dos opciones, una gratuita y otra con cargo. Esta última es la mejor de las opciones, ya que permite administrar todos los servicios dentro del mismo dominio y permite la administración de los usuarios.

La implementación de esta tecnología puede ser progresiva y en todos los casos, notará un ahorro en recursos. Sólo con la migración del sistema de correo electrónico, encontrará diferencias en el orden de los cientos o miles de pesos, hay casos de éxito que lo comprueban.