Ordenar y filtrar una tabla

Excel se usa muchísimo para analizar y ordenar información. Estoy seguro de que si llevas trabajando un tiempo te habrás enfrentado más de una vez con el uso de tablas larguísimas que contienen muchísima información. Estoy seguro también de que te hubiera gustado aprender a utilizar esta información y analizarla de manera rápida. Te queremos enseñar todo lo que necesitas saber para trabajar con tablas en Excel.

Filtrar una tabla

Imagina que tienes una tabla que quieres filtrar como la de la siguiente imagen:

Si queremos filtrar, por ejemplo, por el tipo de Servicio (es decir, columna B) nos situaremos en las cabeceras de la tabla y las seleccionaremos. En este caso será en la fila 1. Después seleccionamos la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar hacemos click en el botón con forma de embudo como se puede ver en la siguiente imagen en la parte derecha:

Al hacer esto nos aparecerán unas pequeñas flechas en cada una de las celdas de la tabla como las siguientes:

Al hacer click sobre una de estas flechas aparecerá un pequeño desplegable como el de la siguiente imagen en el que podemos seleccionar los datos que queremos que estén visibles. Para ello, desmarcaremos aquellos que no queremos que aparezcan:

Al darle al botón de Aceptar, la tabla aparecerá completamente filtrada y sólo aparecerán aquellas filas en cuya columna B ponga Móvil y Móvil + Fijo.

Ordenar una tabla

Pero en ocasiones lo que necesitaremos es ordenar nuestra tabla por uno de sus campos. Por ejemplo, nos puede convenir hacerlo según un valor numérico y podremos ordenar de manera:

• • Ascendente: primero veremos los números menores al principio.

  • Descendente: primero veremos los números mayores al principio.

También podremos hacerlo según orden alfabético o al revés, es decir, de la A a la Z o de la Z a la A.

En cualquier caso, para poder ordenar una tabla tenemos dos maneras básicas de hacerlo:

• • A través de los botones de filtro de la tabla.

  • A través del cuadro de diálogo «Ordenar».

Si queremos ordenar una tabla de manera rápida pincharemos en las flechas de las cabeceras que nos permiten hacer los filtros. Como puedes ver en la siguiente imagen, el desplegable que aparece tiene dos opciones en la parte superior para poder llevar a cabo una ordenación de los valores (en este caso numéricos):

Aunque como puedes ver en la tercera opción también podremos ordenar según los colores de la tabla si es que hemos marcado con colores algunas filas de la tabla y queremos que aparezcan primero.

La segunda opción para ordenar una tabla es un poco más compleja pero no mucho más y lo que nos permite es ordenar siguiendo varias reglas. Para acceder a este tipo de filtro deberemos ir a la pestaña Datos y dentro del grupo «Ordenar y Filtrar» hacer click en el botón Ordenar como se puede ver marcado en la siguiente imagen:

Al hacer click aparecerá una ventana como al siguiente en la que podemos elegir las diferentes opciones para ordenar nuestra tabla.

Pero como esto no deja de ser un tutorial de Excel básico no queremos profundizar en todo. Si quieres más información sobre ordenar una tabla te recomiendo que le eches un vistazo a este vídeo: