abrir, cerrar, insertar función…

Lo más básico en Excel es abrir y cerrar esta herramienta. Probablemente ya sepas cómo hacerlo pero quizás tengas que aprender algunas cosas más como:

• • Abrir Excel

  • Cerrar Excel

  • Crear un nuevo libro en blanco

  • Insertar números o palabras en una celda

  • Aprender a dar formato

  • Insertar una función

Abrir / Crear un libro de Exel

Para abrir un libro de Excel debemos hacer click en el icono de Excel que tendremos en el escritorio o pinchando en el icono de Excel del menú de Windows. Una vez que hayamos hecho esto veremos una pantalla como la siguiente:

Como puede verse en la imagen, para abrir un libro podemos hacer click en «Libro en blanco» como está señalado en la imagen o hacer click en cualquiera de las otras plantillas que Excel nos propone. También podremos buscar una plantilla en línea a través del buscador de la parte superior.

Si ya tenemos un archivo previamente guardado navegaremos por las carpetas del explorador de Windows hasta que lo encontremos y haremos doble clic sobre el archivo para poder abrirlo.

Si queremos abrir un libro que previamente hayamos abierto simplemente haremos clic sobre el mismo a la izquierda de la pantalla de Excel donde pone «Recientes» y que hemos ocultado en este curso de Excel básico para que no se vean los libros que nosotros hemos abierto previamente.

Cerrar un libro de Excel

Para cerrar un libro en Excel haremos click en el icono con forma de X de la parte superior derecha de la hoja de Excel como puede verse en la siguiente imagen:

Al cerrar el libro, si no lo hemos guardado, nos aparecerá una ventana en la que nos pregunta si queremos cerrar nuestro libro de Excel. Elegiremos para guardarlo una carpeta en el ordenador donde nos venga bien guardar nuestros libros de Excel. Después haremos click en el botón «Guardar» y listo. El archivo de Excel ya se habrá guardado.

Guardar un libro de Excel

Normalmente, antes de cerrar un archivo, elegiremos una ruta para guardarlo. Para poder guardar un libro de Excel deberemos hacer click en la pestaña Archivo (en la esquina superior derecha) y después haremos click en la opción «Guardar como» como vemos en la siguiente imagen:

Mi recomendación es que te conviertas en un «guardador» compulsivo. Es decir, que guardes tu archivo de Excel, mientras estás trabajando, tantas veces como te haga falta. Para ello puedes usar el atajo de teclas del teclado que es «Ctrl + G». De esta forma conseguirás que nunca pierdas demasiada información cuando el ordenador se apaga repentinamente y ocurre cualquier otro pequeño problema.

Insertar valores en Excel

Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda en la que queremos escribir y directamente comenzaremos a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para hacer listas de cosas puesto que es una manera muy ordenad de poder hacer un listado en diferentes columnas.

En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también aparece en la barra superior de fórmulas. En esta barra también podremos escribir nuestros textos, números o fórmulas.

Dar formato en Excel

Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito podemos usar para ello las herramientas que podemos encontrar en la pestaña de Inicio de Excel.

En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN podremos dar formato a nuestras celdas en Excel con una gran facilidad.

Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero diferente a cada una de las celdas.

Insertar una función en Excel

Finalmente, vamos a enseñarles a añadir una fórmula o función en Excel. Para ello existen dos maneras:

• • Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo acabarás consiguiendo)

  • Insertar una fórmula.

Escribir fórmulas en una celda

Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y escribiremos la función que sea precedida del signo igual. Al ir escribiendo la fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que empiezan como estás escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un desplegable donde Excel sugiere varias funciones:

Insertar fórmulas

Para insertar una fórmula deberemos ir a:

Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones

Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la función que más nos convenga.

Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone nos aparecerá una ventana de ayuda que nos permitirá ir seleccionando los diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de ayuda también nos explica los diferentes argumentos (partes de una función) que tenemos que utilizar.

En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función SUMA.

Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de forma sencilla.