Kasvatusjärjestelmälle nimitetään kasvatusvastaava, jonka tehtäviin kuuluu ottaa vastaan kasvatushakemukset, välittää ne yhdistyksen hallitukselle, ottaa tarvittaessa yhteyttä hakijaan ja vastata kysymyksiin kasvatusjärjestelmän suhteen.
Kasvatusjärjestelmään kuuluu työryhmä, jonka tehtävä on avustaa kasvatusvastaavaa. Kasvatusvastaava delegoi tehtäviä työryhmälle. Tehtäviä voivat olla esimerkiksi rekisterin kehittäminen, lomakkeiden muokkaaminen, järjestelmän muut muutokset ja artikkeleiden kirjoittaminen. Työryhmän kokoonpanosta päättää kasvatusvastaava. Työryhmästä nimetään päivittäjä, jonka tehtävänä on pitää nettisivujen kasvatusosat ja kasvattajalista ajan tasalla sekä rekisterinpitäjä. Polar Fretit ry:n rekisterissä ovat yhdistyksen kasvattajat, kasvattajien kasvatusfretit ja pentueet. Yhdistys on muuttanut alkuperäistä ohjeistusta. Yhdistyksen hallituksen pöytäkirjan 002/2012 mukaisesti rekisteriin kirjataan myös lemmikkifretit.
Kasvatusjärjestelmän muutoksilla voidaan tarkoittaa dokumentteihin tehtyjä muutoksia, sääntömuutoksia, rekisteröintisysteemin kehittämistä, kasvattajan toiminnan sitomista kasvatusjärjestelmään, yleisen luonteen muuttumista tai mitä tahansa sellaista muutosta, jolla on tai saattaa olla vaikutusta listalle liittyneen kasvattajan toimintaan. Oikeus muutosten tekemiseen on Polar Fretit ry:n hallituksella, kasvatusvastaavalla ja kasvatustyöryhmällä. Tarvittaessa listan kasvattajille annetaan sääntömuutoksista tieto ensisijaisesti sähköpostitse. Sellaisista muutoksista, joilla ei ole merkitystä kasvattajan toiminnan kannalta, ei ilmoiteta. Tällainen muutos on esimerkiksi kasvatusjärjestelmään liittyvien dokumenttien kirjoitusasun hiominen. Hakemuslomakkeeseen tehdyistä kysymysmuutoksista ei tiedoteta erikseen listan kasvattajille, elleivät muutokset vaadi listan kasvattajilta jälkikäteen vastauksia kysymyksiin.
Kasvattaja täyttää vuosittain kasvatussuunnitelman, jonka palauttaa vuoden lopussa kasvatusvastaavalle. Suunnitelmat saattavat kehittyä seuraavan vuoden alkupuolella, mutta ovat silti suuntaa antavia. Suunnitelman pohjalta kirjataan pentueiden tiedot yhdistyksen sivuille.
Polar Fretit ry:n ensimmäinen kasvatusvastaava: Päivi Paakkunainen