09th Meeting 2003 Roskilde

• Photos from the meeting

From the meeting

The main issues of the 9th NORSIB Meeting was:

- reports of the activities of the member organizations

- developing the NORSIB listserv

- developing NORSIB web site

- contributing the international SportDiscus database

- reports on the last IASI congress and meetings

Referat - 9. årsmøde NORSIB-mødet i Roskilde, Danmark, den 11. - 12. juni 2003

Sted:

Handicapidrættens Videnscenter, Roskilde

Til stede:

Danmark:

• Nina Holst, Handicapidrættens Videnscenter, Roskilde

• Helle Cordua, Handicapidrættens Videnscenter, Roskilde

• Ole Christensen, Syddansk Universitetsbibliotek, Odense

• Henriette Arnoldus Andersen, Institut for Idræt, Københavns Universitet

Finland:

• Mirja Laitinen, Jyväskylä Universitetsbibliotek

• Anitta Pälvimäki, LIKES, Jyväskylä

Norge:

• Hege Underthun, Norges idrettshøgskole, Oslo

• Anne Grethe Gabrielsen, Norges idrettshøgskole, Oslo

• Anita Svedal, Høgskulen i Sogn og Fjordane, Sogndal

Sverige:

• Mats Hagström, Idrottshögskolan, Stockholm

• Ninitha Maivorsdotter, Idrottshögskolan, Stockholm

• Linda Marnelius, Idrottshögskolan, Stockholm

• Karin Jäppinen, Idrottshögskolan, Stockholm

• Inger Thomas-Sundin, Umeå Universitetsbibliotek

• Rolf Brangstad, Örebro Universitetsbibliotek

Dagsorden (som angivet i den engelske mødeindkaldelse)

1. Constitution

2. Annual report / Hege Underthun

3. International collaboration

   1. Informations about the IASI organization / Hege Underthun

   2. Report from the IASI meetings 2001-2003 / Anitta Pälvimäki, Hege Underthun

4. Working plan

   1. SPORT Discus

5. Collaboration

6. Election

7. Next meeting - How often do we have NORSIB-meetings?

8. Any other business

Ad. 1 Konstituering

Der var ingen kommentarer til mødeindkaldelsen, og dagsorden blev godkendt.

Mødeleder: Nina Holst

Referent: Henriette Arnoldus Andersen

Stemmeberettigede (i tilfælde af behov for afstemning):

- Danmark: Henriette Arnoldus Andersen

- Finland: Mirja Laitinen

- Norge: Hege Underthun

- Sverige: Mats Hagström

Ad. 2 Årsberetning / Hege Underthun

Hege havde inden mødet udsendt sin skriftlige beretning via e-mail til alle NORSIB’s medlemmer (se nedenfor):

NORSIB - ÅRSBERETNING 2000 - 2003

Ledergruppen har i inneværende periode bestått av:

Danmark: Ole Christensen

Norge: Hege Underthun

Finland: Mirja Laitinen

1. Protokoll fra NORSIBs 8. hovedmøte i Helsingfors 5.-6. oktober 2000

Protokoll (referat) ble sendt ut til medlemmene 28. desember 2000.

2. Arbeidsprogram

Arbeidsprogrammet er blitt redusert til NORSIBs www-sider. Disse er i perioden ajourført av Mirja Laitinen fra Jyväskylä universitetsbibliotek. Man har kontaktet hverandre etter behov i praktiske saker og for øvrig møttes i internasjonal sammenheng.

3. Diverse

Ingen representant fra Danmark deltok i Helsingfors, og møtet valgte derfor Ole Christensen som medlem av Ledergruppen. Nina Holst fra Handicapidrættens Videnscenter tok initiativet til å arrangere NORSIB-møtet i 2003 og har forestått alle forberedelser til møtet i Roskilde.

Hege Underthun, 4. juni 2003

Årsberetningen blev læst op (på engelsk) og godkendt.

Ad. 3 Internationalt samarbejde (IASI)

IASI’s organisation / Hege Underthun

Alain Poncet (Frankrig) blev valgt som præsident for IASI ved ’General Assembly’ i Lausanne i 2001 og ledede sit første møde i Barcelona i 2002. Da Clearing House nu er nedlagt og ikke længere betaler IASI’s generalsekretær, er der blevet lagt et stort arbejde i IASI’s nye organisation. De forskellige funktioner er delt, og Annita er fx blevet kasserer.

Maria-Lluïsa Berasategui (Spanien) overtog posten som generalsekretær i 2003, og IASI’s hovedkvarter er flyttet til Barcelona.

IASI består af 6 regioner med hver sin vicepræsident: Afrika, Asien, Australien, Europa, Nordamerika og Latinamerika. Organisationen har mere end 200 medlemmer i over 60 lande fra alle 5 kontinenter.

IASI’s hovedtemaer er p.t.:

- Rekruttering af nye medlemmer ved bl.a. kontakt til IOC, ICSSPE, ENSSEE

- Fremstilling af en ny brochure om vigtigheden af sportsinformationer

- Samarbejdet med SIRC omkring SPORT Discus. Ny aftale på vej.

Referat fra IASI møderne i 2001 (Lausanne), 2002 (Barcelona) og 2003 (Havana) / Anitta Pälvimäki & Hege Underthun

Anitta og Hege opfordrede alle NORSIB-medlemmer til at besøge IASI’s website (http://www.IASI.org) og blive tilmeldt ’the IASI-list’ (http://www.iasi.org/listserv.html) for at kunne modtage alle IASI’s informationer og nyhedsbreve.

Det blev også kraftigt anbefalet at deltage i IASI’s arrangementer – specielt i forbindelse IASI’s kongresser.

Et institutionsmedlemskab af IASI koster $75, og et personligt medlemskab $50.

Ad. 4 Arbejdsprogram (SPORT Discus) / oplæg af Hege Underthun

Hege er blevet medlem af en IASI-SIRC arbejdsgruppe, der skal tage sig af den videre udvikling og markedsføring af databasen SPORT Discus, så der var blandt NORSIB-mødets deltagere en stor interesse for at sætte fokus på SPORT Discus i NORSIB’s arbejdsprogram i den kommende periode.

SPORT Discus produceres af SIRC, og databasens internationale dækning af udgivelser af idrætsrelaterede publikationer (tidsskriftsartikler, bøger, afhandlinger m.m.) er meget afhængig af, at de enkelte lande har IASI-medlemmer, der påtager sig ansvaret for at levere alle nationale referencer til SIRC (på filer registreret i Microsoft Access i henhold til en manual udgivet af SIRC) – og helst med publikationerne vedlagt.

Opgaven er meget tung og tidskrævende, og det kan være svært at afse den fornødne tid og økonomi. NIH har i løbet af det seneste år sendt tre puljer af bidrag til SPORT Discus, og de finske NORSIB-medlemmer får også afsendt bidrag en gang imellem. De finske medlemmer har hidtil leveret 150 titler/år fordelt på to halv-årlige leverancer. Kun de danske og svenske NORSIB-medlemmer har hidtil ikke levet op til deres ansvar som leverandører af referencer til SPORT Discus – med det resultat, at dansk og svensk idrætsrelateret forskning og idrætsrelaterede publikationer kun er repræsenteret i et meget begrænset omfang i databasen.

Den nye leder af SIRC’s indekseringsafdeling, Linda Wheeler, har anmodet om at få tilsendt medlemmernes leverancer oftere, også selv om antallet af titler pr. leverance evt. bliver mindre.

Alle var enige om, at SPORT Discus er en vigtig faktor i vores arbejde og bør opprioriteres:

Ninitha opfordrede alle til at overtale deres respektive institutioner til at bakke op om ansvaret for at bidrage med referencer og publikationer til SPORT Discus (= at udbrede dansk/finsk/norsk/svensk ’sport information literature’ til hele verden).

Mirja opfordrede Hege til at lave en liste over alle de uafklarede punkter og praktiske spørgsmål, der er omkring de nordiske landes brug af SPORT Discus og deres bidrag af referencer til denne, og medbringe listen til næste møde i IASI-SIRC’s SPORT Discus arbejdsgruppe.

Følgende punkter blev nævnt:

- SIRC’s udvælgelsespolitik

- Registrerings-retningslinjer

- Ole havde et forslag til en løsning på problematikken omkring reference-leverandørernes store ’ulønnede indsats’ for SPORT Discus: Ved bestilling af fuldtekst-publikationer via SIRCExpress bør kopi af materialet kunne leveres direkte fra referencens ophavsinstitutter, så gebyret på $9 tilfalder det institut, der har stået for at registrere referencen. På den måde vil de bidragende institutter have mulighed for en lille indtægt for deres registreringsindsats. Forslaget blev meget positivt modtaget af alle mødedeltagerne, og Hege blev bedt om at lave en direkte forespørgsel i IASI-SIRC’s SPORT Discus arbejdsgruppe, om muligheden for en sådan ændring i SIRC’s databaseadministration.

Ad. 5 Samarbejde (NORSIB’s website) / oplæg af Mirja Laitinen

Mirja informerede om, at NORSIB’s website er blevet flyttet til en ny server, og at hun er blevet bedt om at opdatere alle informationer om NORSIB’s medlemmer.

Administrationen af den nye ’NORSIB weblist’ varetages fortsat af Mirja men kræver password på http://lists.jyu.fi/mailman/admin/norsib/members, så hvis et nyt medlem vil sættes på listen, eller man vil slettes fra listen, skal man kontakte Mirja.

Linket til NORSIB’s islandske medlem fungerer ikke længere, så Mirja ville gerne vide, hvad der skal ske med dette medlems placering på listen. Hege lovede at kontakte en islandsk professor fra denne institution på Island, der jævnligt besøger NIH, for at få opdateret informationerne eller evt. få afklaret om medlemmet skal slettes fra listen.

Det danske NORSIB-medlem, Idrætsforsk, er nedlagt og skal derfor slettes fra NORSIB’s folder og website.

Mirja gjorde opmærksom på, at hun er meget afhængig af, at vi alle sørger for at sende hende løbende informationer om vore institutionsbiblioteker, så hun kan holde NORSIB’s folder og website opdateret. Punktet vil fortsat være på NORSIB’s arbejdsprogram.

Det blev besluttet, at Mirja nu har en NORSIB web-gruppe (med en repræsentant fra hvert medlemsland) i ryggen. Denne web-gruppe skal lægge strategien for, hvilke informationer der skal være repræsenteret på NORSIB’s website.

Gruppen består af:

Anne Grethe Gabrielsen (Norge)

Helle Cordua (Danmark)

Karin Jäppinen (Sverige)

Mirja Laitinen (Finland)

Mats opfordrede alle til at benytte NORSIB’s e-mailgruppe til at informere hinanden, sende forespørgsler og gode ideer – eller som diskussionsforum…

Ad. 6 Valg (af ledergruppe)

Hege gennemgik NORSIB’s vedtægter for dette punkt, og ledergruppen vil i den kommende periode bestå af:

Norge: Hege Underthun (leder – skal stå for næste møde!)

Danmark: Nina Holst

Sverige: Mats Hagström

Ad. 7 Næste NORSIB-møde

Mødedeltagerne var enige om, at de fremtidige NORSIB-møder helst skal afholdes hvert 2. år.

Hege lovede at undersøge, hvornår IFLA-mødet finder sted i Oslo i 2005, og har siden meddelt, at det bliver dagene 14. - 18. august. Da dette tidspunkt falder sammen med en vanskelig periode med undervisning af nye studerende, vil Hege bruge lidt mere tid på at vurdere, om vort næste NORSIB-møde skal afholdes i juni 2005, eller om det kan blive afholdt i dagene op til IFLA-mødet.