การสร้างจดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

จดหมายเวียน หรือ mail merge คือ การทำเอกสารที่ให้กับ คนหลาย ๆ คน ที่มีเนื้อหาเหมือนกัน จะต่างกันก็ตรงชื่อของคนที่เราจะให้เขา ยกตัวอย่างเช่น เพื่อน ๆ อาจจะอยากทำจดหมายส่งให้ลูกน้อง ซึ่งมีอยู่ 50 คน โดยเนื้อหาที่จะส่งให้คน 50 คนนั้นเหมือนกันเช่น แจ้งให้ทราบถึงการจัดงานวันเกิดบริษัท แต่ชื่อที่เราจะ เรียน ถึงต่างกัน ...งานแบบนี้แหละครับ เหมาะสำหรับการทำจดหมายเวียน

หรือตัวอย่างที่ 2 คือ ถ้าเพื่อน อยากทำใบประกาศ เกียรติบัติ ให้กับพนักงาน 50 คน ที่เข้าร่วมการอบรม จะเห็นได้ว่า เอกสาร 50 ใบ นั้นเนื้อหาจะต้องเหมือนกันทั้ง 50 ใบ จะต่างกัน ก็ตรงที่ชื่อพนักงาน 50 ใบ ก็ต้องเป็นของพนักงานแต่ละคนที่เข้าอบรม .. งานแบบนี้ แหละก็จะเหมาะกับการใช้ mail merge

ส่วนวิธีการทำ mail merge นั้น ทำอย่างไร เพื่อน ลองศึกษาจากวีดีโอชุดนี้ดูนะครับ ตัวอย่างที่จะเห็นในวีดีโอ จะเป็นการนำตัวอย่างที่ 2 มาลองทำกันครับ โดย เราจะทำใบประกาศใน MS-Word ขนาดของใบประกาศ จะขนาดครึ่งหนึ่งของกระดาษ A4 คือขนาด กว้าง 21 ซม สูง 15 ซม และส่วนชื่อพนักงานนั้นเราจะเก็บไว้ใน Ms-Excel แล้วเราก็จะทำการนำ Ms-Word มา Merge กับ Ms-Excel ครับ ..แต่ในตัวอย่างผมจะสร้างรายชื่อพนักงาน ไว้แค่ 5 คนพอนะครับ คงไม่ทำถึง 50 คน ...

ส่วนขั้นตอนเตรียมการคือ

1.ออกแบบฟอร์มใบประกาศให้เรียบร้อย

2.ใส่ข้อมูลพนักงานไว้ใน excel ให้เรียบร้อย

3. เมื่อ 1 + 2 เรียบร้อย ก็ทำการ merge ไฟล์กันได้

4. จากนั้นก็สั่งพิมพ์

Clip VDO วิธีการทำ

เอกสารที่เห็นในคลิปมีให้โหลดนะครับ ให้ไปคลิ๊กที่ "ตู้เอกสารให้ Download"