自治会管理アプリ3選。今夏から5ヶ月間トライアル導入開始。
yumicom for 自治会トライアル導入開始(2025/8/1～12/31)
iPhone版 https://apps.apple.com/jp/app/%E3%83%A6%E3%83%9F%E3%82%B3%E3%83%A0/id1608822164
Android版 https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.wanbelwoods.yumicom&hl=ja&pli=1
10年後、20年後年齢を重ねるごとに役員の仕事がこなせなくなってくる。城西連合自治会に参加させていただき、他の自治会の方からは「お宅たちはまだ若い人が多いからいいけど、体力的に役員はしんどい人が多くなってくるよ。新しいことをする気力もなくなってくるし、役員は若い人だけで回してるので若い人も大変だ。」とお伺いしました。エクセレントはその中でも会員数が多く、会員と本部とのコミュニケーションを担う組長の負担も大きくなり、他町と比べても体力的にも困難になってくるでしょう。
【平常時】
広報部の回覧物印刷・配布工数の削減
役員の仕事の一つに情報の発信がございます。彦根市や関係団体からの情報の会員への展開。会員から組長を通じて上がってきた情報や要望に対応した結果について情報を発信するなど。これらをすべて紙で印刷し全戸配布するとなると、1回につき印刷と仕分けだけで3人で3時間程度かかります。
現在はこの作業の大半については数年前にLINEを導入いただいたことで大幅に削減されています。
一方で、このLINE回覧についても「字が小さくて読めない」「前に見た大事な回覧が探せない」などのお声をいただいており、改善の余地があると承知しています。
これに対し、このアプリを使うことで、字が大きく、スマホ、タブレット、パソコンで見ることが可能となり見る側の利便性を上げつつ、発信者も2段階認証は不要で、簡単な権限付与により役員全員からの発信が可能となります。作業もスマホ、PCからは公式LINEよりも直感的で、効率的。教育訓練は不要(広報・会長の感想)。
会員からの声の吸い上げ
こちらは組長の役割の一つとなっていますが、現在働いている方が多く、職業により不在にしている時間帯や曜日がわからず、いつ、連絡してよいかわかりません。
また、昨今の個人情報の取り扱いの厳格化に伴い、年初の役員の連絡も住所のみで電話番号などの連絡先はなく、直接お伺いして呼び鈴を押すのは心理的ハードルが高く、「こんなつまらないことでわざわざ」と意見を言うのがためらわれ、会員から役員への意見の吸い上げは記録では年に数件程度となっていました。
これに対し、このアプリを使うことで、役員会に直接チャットができます。役員は任期で権限が入れ替わりますが組織は変わりませんので、年度をまたいでも内容は引き継がれます。
運営とのコミュニケーション
現在、Googleの自治会共有アドレスを中心に公式LINEを組み合わせ、Google Forms, Google Site, G-Mail, Google Driveなどを組み合わせて使っていますが、それぞれのアプリの使い方を学ばなければならず、操作や命名ルールについても他のアプリとどのようにリンクを組むかなど、かなりITの知識がないと運営はできません。毎年役員は変わりますが、毎年ITパスポート取得者レベルの方が入られるとは限りません。
このアプリを使うと、提供されているベンダーの方がまめにサポートいただけますので維持・管理・改修についてはお任せにできるので陳腐化、形骸化が防ぐことができると考えます。この運営からの連絡についても会員からアプリを通じてチャットができます。
会員同士のコミュニケーション
前出の会員から役員への意見の発信ではなく、会員から会員へ「お得」な情報や「知らなかった～」「迷惑やなぁ」など他の会員にも同意いただけそうな情報の発信について、現在は口頭で組長へ伝えるか書面を提出し、役員会で精査し、広報から回覧される流れでしたが、チャット形式で直接意見や写真を発信することができます。(「○ステ、ゴミが回収できてません!)など
みまもり機能
【平常時】(福祉部、民生委員・児童委員)
毎日通知が届き、簡通知を返す機能。返信が2週間途絶えると遠方の親戚や自治会役員など予め設定した連絡先へ通知される仕組み。
安否確認
【災害時】(会長,防災、防犯部、福祉部、民生員・児童委員、組長、広報部、環境部)
住民：住民の安否確認
自治会：(会長、防災・防犯部) 避難所必要人数の把握と彦根市への報告
(組長、福祉部、民生委員・児童委員) 要救護者の支援
(広報部) 避難所の受付名簿準備
(環境部) 避難所の衛生管理
避難が完了したか、避難所の設置規模の検討などには自治会員の人数を知る必要があります。
【自治会員情報管理の課題を解決】
1. 彦根市からは住民情報は得られません(個人情報保護)
2. 世帯の一部異動の申請漏れ防止(単身赴任、下宿など。戸籍上家族ではあるが、普段の生活は当該地域でしていない)
3. 個人情報の拡散防止
会費の電子決済対応
集金も 急に来てもらっても困る
----- 【参考】----- 以下比較用類似サービス
結ネット
iPhone版 https://apps.apple.com/jp/app/%E7%B5%90%E3%83%8D%E3%83%83%E3%83%88-%E3%82%86%E3%81%84%E3%81%AD%E3%81%A3%E3%81%A8/id1038398720
Android版 https://play.google.com/store/apps/details?id=co.jp.cpu.yuinet&hl=ja