statuut toneelkring Die Bronne
(ogericht te Sint-Lievens-Esse op 5 augustus 1987)
Doel van de vereniging
- organiseren en vertolken van een toneelstuk per jaar
- Een voor de toeschouwers uit de streek interessant stuk brengen
- Interessante hobby voor spelers, medewerkers, organisatoren
- Bevorderen van het verenigingsleven
- Aanschaf infrastructuur specifiek voor toneel
- Bijdragen tot de werking en verfraaiing van de Sint-Lievenskring
Samenstelling en verantwoordelijkheden bestuur
Het voltallige bestuur is gestructureerd in twee delen:
- Het Algemene Bestuur, verantwoordelijk voor de algemene leiding van de vereniging. Dit bestuur is samengesteld uit Voorzitter, Ondervoorzitter, Schatbewaarder en Secretaris. Op voordracht van de Voorzitter - en na goedkeuring bij gewone meerderheid door het verkozen bestuur - kan het Algemene Bestuur verder worden uitgebreid.
- Een Productieleiding voor de productie van het lopende speeljaar, samen met het Algemene Bestuur verantwoordelijk voor de praktische organisatie en artistieke leiding van een stuk. Dit bestuur is samengesteld uit Producer, Regisseur en Assistent-regisseur (behalve in jaren waar er een externe regisseur wordt aangesteld), Grafiek, Toneelmeester, Decorverantwoordelijke en Techniek. Op voordracht van de Producer - en na goedkeuring bij gewone meerderheid door het verkozen bestuur - kan de Productieleiding verder worden uitgebreid.
De verantwoordelijkheden binnen het bestuur kunnen in onderling overleg binnen of buiten het bestuur worden herverdeeld, maar zijn in principe bepaald als volgt:
Voorzitter
- Algemene leiding van de toneelkring
- Coördineert voorbereiding en voorstellingen als bezieler van de vereniging
- Stelt agenda voor vergaderingen op
- Leidt vergaderingen
- Houdt - in samenspraak met de producer - de taakverdeling (draaiboek) bij
- Zaalverantwoordelijke tijdens voorstellingen
- Beslist bij conflicten; verantwoordelijk voor algemene orde en navolgen statuut.
Ondervoorzitter(s)
- Vervangt de voorzitter bij afwezigheid
- Deelt - in samenspraak met de voorzitter - de bevoegdheden van de voorzitter
Schatbewaarder
- Bijhouden en opvolgen inkomsten en uitgaven
- Boekhouding (in balans voorlegbaar op de jaarlijkse algemene vergadering)
- Organisatie kaartenverkoop
Secretaris
- Nodigt (bestuurs)leden uit tot vergaderingen
- Opmaak verslag (bestuurs)vergaderingen
- Verdeelt verslag algemene vergadering aan de leden
- Correspondentie (Sabam, gemeente, toneelfondsen, ...)
- Bestellen en bijhouden te lezen stukken en evaluaties
- Coordinatie van de leesgroep (de mensen die stukken lezen en evalueren)
- Houdt ledenlijst bij
Producer
- Algemene leiding van een productie
- Praktische organisatie repetities en voorstellingen
- (drank, verwarming (meterstanden), sleutels, ...)
- Public relations
- Werkt - in samenwerking met de regie - een voorstel voor stuk en rolbezetting uit
- Legt stuk en rolbezetting ter goedkeuring voor aan het voltallige bestuur
- Coördineert waar nodig binnen productieleiding, en tussen algemeen bestuur en productieleiding
- Zaal- en decorverantwoordelijke tijdens repetities
- Decorverantwoordelijke tijdens voorstellingen
- Creatieve inbreng tijdens voorbereiding en repetities.
Grafiek
- Opmaak en productie affiches, kaarten, strooibriefjes, uitnodigingen en programmaboekjes
- Contacten met pers, fotograaf en video-opname
- Bijbestellingen foto en video
- Opmaak prijslijsten
- Creatieve inbreng tijdens voorbereiding en repetities.
Toneelmeester
- Opstellen en lijst der benodigde rekwisieten
- Opzoeken van die rekwisieten
- Creatieve inbreng tijdens voorbereiding en repetities, in het bijzonder voor het decor
- Bediening toneeldoek
- Orde op en rond het decor
Decorverantwoordelijke
- Decorontwerp, in samenspraak met regisseur
- Leiding van de timmerploeg (opzetten en afbraak decor)
Techniek
- Installatie en bediening klank en licht
- Uitwerken en realiseren van speciale effecten (telefoon, bel)
Regisseur
- Creatieve inbreng tijdens voorbereiding en repetities
- Werkt - in samenwerking met de producer - een voorstel voor stuk en rolbezetting uit
- Overlegt met assistent-regisseur voor regie
- Eindverantwoordelijkheid regie
- Leiding repetities
- Vervangt de producer bij afwezigheid
Assistent-regisseur
- Creatieve inbreng tijdens voorbereiding en repetities
- Deelt alle verantwoordelijkheden met de regisseur
- Werkt - in samenwerking met de producer - een voorstel voor stuk en rolbezetting uit
- Overlegt met de regisseur voor regie
- Vervangt de regisseur bij afwezigheid
Werking
Alle leden kunnen hen bekende toneelstukken voorstellen en/of helpen met het lezen en evalueren van nieuwe stukken
Begin januari worden alle leden - door het uittredende Algemene Bestuur - uitgenodigd op een statutaire Algemene Vergadering (ten laatste op de laatste vrijdag van januari)
In die uitnodiging wordt vermeld welke bestuursleden expliciet afzien van een volgend mandaat, en wordt opgeroepen tot kandidaturen voor de bestuurs(her)verkiezingen (zowal voor ‘vacante’ bestuursfuncties als voor de andere bestuursfuncties)
Kandidaturen voor bestuursfuncties dienen ten laatste tien dagen voor de Algemene Vergadering bij de secretaris te worden ingediend.
Op die Algemene Vergadering:
- Wordt een overzicht gegeven van de productie van het afgelopen jaar (artistiek, organisatorisch en financieel)
- Wordt het genre van het stukken van de volgende jaren besproken
- Kunnen alle kandidaat-bestuursleden (zowel voor Algemeen Bestuur als voor Productieleiding) zich voorstellen
- Kunnen in het bijzonder kandidaat-producers of regisseurs (of combinaties) zich voorstellen voor een of twee producties - hetzij voor het lopende jaar, hetzij voor het komende speeljaar, hetzij voor beide. Ingeval van meerdere kandidaturen:
- Stelt het uittredende bestuur ter stemming voor of de regie voor de volgende productie al dan niet uitbesteed wordt
- Wordt het bestuur (her)verkozen
Op basis van kandidaat-acteurs en aanbod aan gelezen stukken stelt de Producer een stuk en een voorstel tot rolverdeling op.
Eens goedgekeurd door het voltallige bestuur wordt de rolverdeling aan de leden bekendgemaakt.
Eens de rolverdeling door iedereen aanvaard, organiseert de Productieleiding - in overleg met de spelers - repetities en voorstellingen.
Reglement van inwendige orde
- Wijziging van de statuten kan op de Algemene Vergadering, mits door 2/3 der aanwezige leden goedgekeurd.
- Het bestuur worden aangesteld via verkiezingen tijdens de algemene vergadering. Bij gebrek aan kandidaten kan de productieleiding door het Algemene Bestuur worden aangeduid. De volgorde van de verkiezingen verloopt volgens de volgorde in het hoofdstuk “verantwoordelijkheden en samenstelling bestuur” (beginnend met de voorzitter)
- Voor verkiezingen hebben alleen leden stemrecht.
- Indien het aantal stemgerechtigden op een Algemene Vergadering even is, heeft de zittende voorzitter geen stemrecht.
- De stemming is geheim.
- Indien er meerdere kandidaturen zijn voor de functies van Producer of Regisseur, wordt er eerst over de ontvankelijkheid van die kandidaturen gestemd.
- Zijn er meerdere kandidaturen ontvankelijk, dan krijgt de Producer / Regisseur met de meeste stemmen de eerste keuze voor zijn / haar speeljaar (of het lopende jaar, of het daaropvolgende jaar). De producer / regisseur met het tweede aantal stemmen wordt dan aangesteld voor het volgende speeljaar. Desgevallend kan dus zowel de producer voor de productie van het eind van hetzelfde jaar als de producer voor het volgende jaar worden aangeduid.
- Bestuursfuncties zijn niet cumuleerbaar, behalve indien door het Algemene Bestuur aanvaard.
- Is er voor een bestuursfunctie geen kandidaat, dan kan het bestuur - na overleg - in de loop van het speeljaar het bestuur vervolledigen.
- Op voorstel van de Producer kan het Algemene Bestuur een gastregisseur (van buiten de vereniging) aanduiden.
- Niet aanwezig op een vergadering waarvoor men werd uitgenodigd staat gelijk met akkoord met de gekozen beslissingen.
- Nieuwe leden kunnen worden voorgesteld op een bestuursvergadering en worden door het bestuur al dan niet aanvaard.
- Leden kunnen bij beslissing van het bestuur ook worden uitgeschreven (b.v. wegens niet langer actief).
- Medewerkers op de voorstellingen betalen geen inkom.
- Bij ontbinding van de vereniging gaat het saldo van de kas (na uitbetaling der uitstaande schulden) integraal naar de VZW voor de uitbating en verfraaiing van de Sint-Lievenskring (VZW parochiale werken).
