Program Incasari

Asociatia de Proprietari va avea un spatiu desemnat in care se vor face incasarile si platile dupa programul stabilit si afisat la loc vizibil.

Incasarile si platile vor fi facute de administrator, angajat cu contract in calitate de persoana fizica autorizata, in conformitate cu listele de intretinere afisate si aprobate.

Platile prin casierie se vor face doar daca sunt aprobate de Comitetul Executiv si Presedinte in limita sumelor disponibile si in conformitate cu graficul de plati aprobat.

Sumele incasate si platile efectuate vor fi inscrise in registrul de casa in ordine cronologica.

Incasarile vor fi depuse in urmatoarea zi lucratoare la CEC Bank de administrator.

Completarea corecta a Chitantelor

Chitanta trebuie sa aiba completate urmatoarele campuri:

Data incasarii in formatul zi-luna-an

Numele proprietarului apartamentului pentru care se face plata.

Apartamentul pentru care se face plata in formatul bloc-apartament

Suma totala incasata in cifre si litere de la persoana care face plata.

Ce reprezinta suma platita.

- Intretinere luna – se va trece luna si anul

- Restanta – se va trece “Restanta” – repartizarea facandu-se conform Deciziei – “Recuperarea restantelor”

- Fond rulment – Valoarea conform listei de intretinere sau valoarea incasata . Se va incasa pe chitanta separata.

- Fond reparatii – valoarea conform listei de intretinere curente.

Semnatura administratorului in calitate de casier.

Atentie !!! Fiecare chitanta trebuie sa aiba stampila asociatiei.

Dupa completarea chitantei, exemplarul 1 se inmaneaza platitorului si exemplarul 2 ramane in carnet.

Chitantele se numeroteaza consecutiv fara a exista plaje de numere lipsa. Odata numerotate chitantele, carnetele se numeroteaza si ele consecutiv incepand de la 1.

Completarea corecta a Registrului de Casa

Registrul de casa trebuie sa aiba completate urmatoarele campuri:

Numele Asociatiei

Data

Numele operatiilor

Numerotarea operatiilor

Sumele corecte (incasari/plati)

Report/sold ziua precedenta

Bararea campurilor libere

Numele si prenumele persoanei care a intocmit documentul

Semnatura persoanei care a intocmit documentul

Numarul paginii.

ATENTIE!!! Cand se incepe un nou registru de casa, este obligatorie numerotarea paginilor pe care acesta le contine. Numarul paginii se va scrie in coltul dreapta sus, ca in modelul din Anexa 2. Numerotarea incepe cu 1 si se continua cu numerele consecutive inclusiv la schimbarea carnetului cu urmatorul.

Pe coperta 4 (pe spatele registrului de casa) trebuie scris urmatorul text: “Acest registru de casa contine X pagini numerotate de la 1 la X”, unde X reprezinta numarul de pagini.

Odata numerotate paginile se interzice ruperea foilor din registrul de casa. Exceptie o constituie ruperea foilor verzi (exemplarul 2) (si nu foile albe (exemplarul 1)) completate, care se ataseaza la sfarsitul lunii la dosarul aferent, insotite de documentele justificative.

In registrul de casa se va trece pe coloana de incasari suma inscrisa in chitantele Asociatiei.

In coloana de plati se vor trece platile facute de catre Asociatie (altele dacat cele din CEC) avand documente justificative (chitante, dispozitii de plata, deconturi,).

ATENTIE!!! Soldul final care este scris pe fila din Registru de Casa din ziua anterioara devine soldul initial din ziua curenta.

• In conditiile constatarii unei lipse de casa, in ziua constatarii, pe baza Notei de constatare intocmite, se va completa in Registrul de casa “Lipsa casa nejustificata imputabila” impreuna cu numele celui care se face vinovat de acea lipsa, suma trecand-o pe coloana aferenta platilor.

• La returnarea sumei, se va completa in Registrul de casa “Restituire lipsa imputabila” impreuna cu numele persoanei care restituie si data constatarii lipsei, suma notand-o la rubrica aferenta incasarilor. In acest caz, se va anexa registrului de casa o “Dispozitie de incasare” prin care vinovatul preda suma imputabila, iar Asociatia incaseaza acea suma.

Completarea corecta a Dispozitiilor de Plata/Incasare

Dispozitiile de plata/incasare se vor completa de fiecare data cand se platesc salariile, se predau sume pentru depunere la CEC Bank sau se incaseaza sume de la terti.

Dispozitia de Incasare sau Plata trebuie sa aiba completate urmatoarele campuri:

Tipul dispozitiei:

- In cazul in case se elibereaza sume din casierie se va trece Plata

- In cazul in care se incaseaza sume (altele decat intretinere) se va trece Incasare

Numarul dispozitiei care va incepe cu 1 si se continua cu numerele consecutive inclusiv la schimbarea carnetului cu urmatorul

Data dispozitiei in formatul zi – luna – an

Numele si prenumele persoanei care primeste/preda suma de bani

Functia (calitatea) celui care primeste sau preda suma de bani.

Suma predata sau primita in cifre si litere

In cazul platilor se va completa si partea speciala prevazuta in Dispozitie cu datele celui care primeste suma. Acesta va prezenta actul de identitate valid si va semna de primire.

Casierul va completa suma platita respectiv incasatasi data efectuarii de fiecare data cand va face plati sau incasari.

Dispozitiile de Plata / Incasare vor fi semnate si stampilate de catre Presedintele Asociatiei, semnate de casier si vizate de catre cenzor.

Dupa fiecare zi de incasare, chitantele vor fi scanate (foto), inregistrate in fisierul “Chitante si Registru de casa zzllaaa.xls” si transmise pe email catre toti membrii asociatiei care au acceptat primirea de informatii pe aceasta cale.

Prezentul Hotarare a fost adoptata in Sedinta Comitetului Executiv din data de 26.11.2015 (anexata) si isi produce efectele imediat.