מיקום

המקום בו מוצבת מכונת הקפה (פינת קפה) צריך להיות נגיש ומאובזר באופן חכם. במשרדים רבים מותקנות תחנות מיוחדות לשתייה חמה המכילות מכונת קפה, קפה, תה ואביזרים אחרים, כגון: כלים, מתקנים לסוכר ולמפיות... המכונה צריכה להיות מוצבת על גבי שידה בגובה של 80-110 ס"מ. זהו גם המקום האופטימלי להצבת הכלים, קופסת התה והסוכר. עדיף להציב את המכונה על-יד הקולר כדי להקל על הכנת התה ומילוי מיכל המים של המכונה.

קשה לדמיין יום במשרד הממוצע ללא הפסקת תה או קפה, אלא שהאופן בו ההפסקות מאורגנות בראש ובראשונה תלוי בהנהלת המשרד.

האופציה הכי פחות רצויה היא קומקום חשמלי וקפה נמס. יש לשמור על בריאות העובדים – הרי בריאותם היא אבן יסוד להצלחת העסק, וקפה נמס מזיק לבריאות מכיוון שהוא מכיל הרבה קפאין.

האיכות הקפה שמגיע ממכונת קפה הינה ירודה ביותר. זה שמכונות אספרסו מקצועיות מכינות קפה הרבה יותר איכותי הוא מובן מאליו אלא שהן דורשות מיומנות של בריסטה מקצועי כיוון שתהליך ההכנה הינו די מסובך, ובנוסף מכונות כאלה תופסות לא מעט מקום. הפתרון הטוב ביותר הוא מכונות קפה למשרד. מכונה כזו יכולה להיות אוטומטית או מופעלת בקפסולות. במה שונה מכונת הקפה למשרד מזו של הבית?

ראשית כל, ביעילות ואמינות גבוהה יותר משום שלעיתים קורה שצריך תוך זמן קצר להכין הרבה כוסות קפה.

שנית, בפשטות אופן השימוש והאחזקה של המכונה. היתרון העיקרי של מכונות קפה אוטומטיות הוא יכולת הכנת קפה באיכות מעולה ע"י כל אדם, ללא צורך בכישורים מיוחדים כלשהם.

שלישית, המכונה כמעט ואיננה מרעישה. אך אם המכונה מותקנת בחדר נפרד והרעש שהיא יוצרת לא מפריע לאף אחד, דרישה זאת איננה רלוונטית. במקרה שאין חדר כזה והמכונה מוצבת בתוך חלל העבודה של המשרד שמוגבל ממילא, עדיף לבחור במכונת הקפסולות שכמעט ואינה מרעישה ומכינה קפה מעולה.

רכישת מכונת קפה למשרד פוטרת את בעיה העיקרית בארגון פינת משקאות חמים לעובדי החברה. המכונה צריכה להיות נגישה ונוחה לעובדים ומותאמת לצרכים הטכניים של המשרד. המכונה צריכה להיות ממוקמת באופן נכון בתוך המשרד ומאובזרת בכלי הגשה, סוכר, מים – הכל חייב להיות בהישג יד על-מנת לאפשר הכנה מהירה ונוחה של הקפה, במטרה לחסוך לעובדים מזמן ההפסקה.

מכונת קפה משרדית נרכשת ממספר סיבות: עבור העובדים, עבור אנשי הניהול ואורחיהם, וכמו-כן, עבור חדר האוכל או קפטריה של העסק.