Al comienzo de cada curso nos encontramos con una serie de tareas administrativas en el Programa Séneca por parte de la Junta directiva. A continuación explicaremos brevemente los apartados que más se usan en esta aplicación.
1. Centro
1.1 Datos propios
1.1.1 Identificación del centro
Comprobad los datos y realizar los cambios oportunos donde se puedan realizar, hay casillas que no podemos manipular.
1.1.2 Configuración del centro
Es necesario tenerlo completado porque esos datos (Director/a y Jefe de Estudios) aparecerán en los documentos a firmar durante el curso.
1.1.3 Correo corporativo
Si no tenemos la clave de nuestro correo o queremos cambiarla, es aquí donde podemos realizar este cambio.
1.2. Calendario y Jornada. Calendario escolar
1.2.1 Días festivos
Aquí debemos incluir los días festivos señalados por la localidad.
1.2.2 Jornada escolar
Muy importante este apartado porque es necesario para la realización posterior de los horarios del profesorado. Debemos indicar el tipo de jornada (mañana y/o tarde) de lunes a viernes en que permanece abierto el centro, ya sea en horario lectivo o no lectivo.
1.3 Consejo Escolar
Comprobad que las distintas renovaciones estén grabadas y estad atentos a la próxima, ya sea primera o segunda.
1.4 Títulos
1.4.1 Memoria Informativa Adultos
En el apartado Personal del Centro rellenad los datos del Equipo directivo, seleccionando en “detalle” de cada uno.
1.4.2 Planes y Proyectos educativos
Al comenzar el curso hay que indicar los coordinadores tanto del Plan de Salud Laboral (comisión de salud-coordinador) como el de Igualdad (coordinador), previamente debemos seleccionar el sector al que pertenece, en este caso profesorado, y posteriormente marcar como coordinador/a, no solo de esos planes, sino de todos los que tenga el centro como el Prácticum u otros.
1.4.3 Dependencias
Edificios del Centro, aquí indicaremos, si no está cumplimentado, todos los edificios/dependencias que posee el centro.
2.Personal. Ausencias
2.1 Horarios Base
Para la posterior realización de los horarios del profesorado es indispensable cumplimentar este apartado. Debemos crear una plantilla base, o varias según sea el caso, indicando tanto las horas lectivas como las complementarias.
2.2 Ausencias en cada puesto de trabajo.
Seleccionando el profesor/a afectado, introduciremos la ausencia en cuestión rellenando los campos solicitados. La ausencia se registra en cuanto se produzca, indicando la fecha de inicio. Si es una baja, se pone solo la fecha de inicio. La fecha final se pondrá cuando le den el alta. También se tienen que reflejar las ausencias motivadas por otro tipo de permisos: mudanza, deber inexcusable, permiso sin retribución, enfermedad de corta duración, etc.
2.3 Relación de ausencias
En este apartado aparecerán durante el curso las distintas ausencias de cada uno de los profesores/as.
2.4 Relación de partes mensuales
En cuanto acaba el mes hay que generar el parte mensual de ausencias y colocarlo en un lugar visible (tablón de sala de profesores). Se puede generar hasta el quinto día del mes siguiente y deberá permanecer en el tablón cuatro o cinco días.
3. Alumnado
3.1 Matriculación. Relación de matrículas
Lo primero a tener muy en cuenta al activar esta opción es seleccionar el año académico correctamente. A continuación elegimos el curso (Plan educativo) donde queremos matricular al alumno/a. Posteriormente, pinchamos arriba a la derecha en el símbolo de la hoja en blanco con un signo + (nueva matrícula) y seguimos los pasos para la introducción de los datos.
Hay que estar muy atentos a los mensajes que nos salgan en este proceso porque nos pueden indicar, por ejemplo, que el alumno no pueda ser matriculado porque rebase los años en un mismo plan.
3.2 Unidades. Relación de unidades
Es similar al apartado anterior. Al crear las distintas unidades, no debe olvidarse seleccionar el tutor para que aparezca en las “Relaciones tutoriales” y así tenga todos los derechos como tutor o tutora (nombramiento, remuneración...). En cuanto al nombre de la unidad es aconsejable poner un nombre corto, pero que deje claro a qué plan pertenece esa unidad y si es de jornada de mañana o tarde.
4.Gestión Económica. (acceder desde el perfil “Responsable de la Gestión económica”; desde el perfil “Dirección” sólo podremos ver los ingresos efectuados por la Consejería).
4.1 Establecer año del ejercicio económico
Antes de hacer alguna operación es muy importante comprobar que estemos en el año que corresponda.
4.2 Apertura del ejercicio económico
4.2.1. Asiento de apertura
Al finalizar el ejercicio económico, el 30 de septiembre, del curso anterior debemos crear el asiento de apertura del curso actual, rellenando los datos que nos soliciten según el estado de las cuentas.
4.2.2 Información del ejercicio anterior
Esta función es muy útil pues nos copia, si lo deseamos, los datos que nos pueden ser útiles para el siguiente ejercicio (subcuentas, proveedores, etc.).
4.3 Configuración
En los subapartados de este apartado podemos indicar los distintos datos que servirán para completar distintos formularios y anexos de la gestión económica (estructura de las subcuentas, firmantes, etc.).
4.4 Presupuesto. Por subcuenta.
Cuando la Consejería nos informe del presupuesto con el que contamos para el ejercicio económico en cuestión podremos rellenar nuestro presupuesto en cada una de las subcuentas. Este presupuesto es orientativo, es decir, durante el curso podremos variar las partidas sin salirnos del presupuesto adjudicado.
4.5 Ingresos por Cuenta de la Consejería
Aquí nos irán informando de los ingresos indicando la fecha propuesta y la de libramiento (en algunos casos puede variar meses).
En cuanto esté librada la cantidad debemos realizar el asiento de apertura pinchando en el ingreso (“Crear asiento de apertura”).
4.6 Actividad económica
4.6.1. Gestión de asiento
En este apartado realizaremos los registros de las facturas seleccionando el perfil del proveedor en cuestión. Es muy importante rellenar correctamente los datos económicos (base imponible, IVA, etc.) pues un error, por pequeño que sea, provocaría que las cuentas no cuadren a la hora de generar los anexos de ingresos y gastos.
4.6.2 Proveedores
Aquí aparecen todos los proveedores del centro. Si seleccionamos con anterioridad “Información del ejercicio anterior”, aparecerán todos los del ejercicio pasado.
4.7 Generación de Anexos. Generación de Anexos XI
Al finalizar el ejercicio económico, hay que generar este anexo. Debemos comprobar las cantidades teniendo en cuenta todas las facturas pagadas , ingresos recibidos y movimientos de la cuenta. Hay que tener especial cuidado con el remanente del curso anterior, es decir, debemos contar con el saldo con el que partimos al inicio del ejercicio.
Una vez generado, debemos cerrar el candado de la parte superior derecha, pero siempre que estemos muy seguros de que todo está correcto y a continuación enviarlo a la bandeja de firmas para que el Jefe de Estudios y la Directora lo revisen y pasen a firmarlo.