Estrutura de um Projeto de Processo

Você tem alguma demanda para o SIGPROCESS?

ESTRUTURA PADRÃO DE UM PROJETO DE PROCESSO

Melhorias e inovações que envolvam problemas complexos, ganhos significativos, múltiplos atores, riscos e custos representativos devem ser conduzidas através de Projetos de Processos que possam lidar com o desafio de mudar funções, rotinas, tecnologias, infraestrutura, regras de negócio, produtos e serviços.

O desafio da mudança é enorme e não deve ser subestimado. Vários estudos apontam que pelo menos 66% das mudanças conduzidas por organizações em todo o mundo acabam fracassando devido a sua baixa capacidade em promover transformações.

Quanto aos projetos de baixa complexidade, que o SIGPROCESS refere-se como "Planos de Ação" ou "Ações de Ver e Agir", estes serão tratados pelo processo de GESTÃO DO DIA A DIA, caso queira conhecer em detalhes, consulte o Manual de Gestão por Processos.

O processo de Projetos de Processos é composto pelos seguintes seis subprocessos de primeiro nível, que podem ser visualizados na imagem abaixo:

Vale salientar que as etapas apresentadas não são interdependentes, portanto, poderão ser executadas conforme as necessidades das unidades organizacionais, cabendo ao SIGPROCESS, ao responsável pelo projeto em conjunto com o responsável pelo processo verificar qual etapa e ferramentas se adequam melhor para atender a demanda.

Por exemplo, é possível realizar apenas a modelagem da situação atual (AS/IS) do processo para elaboração de sua documentação, ou atuar em seu redesenho (modelagem do processo TO/BE) e elaboração de um plano de implementação de melhorias (etapa de execução de melhorias e ações). Tudo irá depender da necessidade da demanda previamente analisada. Por vezes, surgirão demandas que será necessário executar-se todas as etapas.

Para conhecer em detalhes todas as etapas de um projeto de processo acesse o Manual de Gestão por Processos. Abaixo você pode encontrar uma síntese das etapas.

planejamento dos projetos de processos

Esta etapa tem como objetivo primordial planejar os projetos de processos, por meio deste planejamento será possível visualizar tudo que será executado no projeto. A etapa é decorrente de atividades internas do EPROC, que irá buscar facilitar processos, o apoio da alta gestão assim como o engajamento e disponibilidade da equipe que irá participar do projeto, assim como o apoio das demais unidades envolvidas ou afetadas pelo projeto de processo.

A etapa de “Planejamento dos Projetos de Processos” possui interface direta com todas as outras etapas do projeto, uma vez que o planejamento é ponto crucial para a execução das etapas.

Um projeto de melhoria de processos precisa ser planejado e acompanhado do início ao fim, de forma a garantir que os objetivos e resultados esperados do projeto aconteçam. Esta etapa abrange duas subetapas: planejar a execução do projeto e avaliar as entregas.

compreensão e modelagem do processo as/is

A etapa de Compreensão e Modelagem do Processo AS/IS aborda informações relacionadas à situação atual dos processos. Nesta etapa, esforços e análises são direcionados para compreender profundamente como o processo é executado. Esta etapa é composta por quatro subetapas:

Entendimento da situação atual dos processos;
Modelagem do processo atual (AS/IS);
Mapeamento de riscos do processo; e
Mapeamento da experiência do usuário.

Esta etapa é muito importante pois fornece insumos para a documentação do processo, assim como, os dados levantados nesta etapa podem vir a ser utilizados como subsídio para a etapa de “Análise e Diagnóstico”.

A Compreensão e Modelagem do Processo AS/IS é fundamental para entender a realidade do processo bem como das unidades organizacionais envolvidas em sua execução. Em decorrência da realização desta etapa é possível elaborar manuais, procedimentos e fluxos dos processos que são artefatos importantes para a gestão da informação da SIGNOVE, uma vez que eles proporcionam a explicitam do conhecimento dos processos. Os resultados desta etapa também são fundamentais para a proposição de melhorias para os processos.

Com a realização desta etapa, será possível obter uma visão holística dos processos, iniciando-se no desdobramento da cadeia de valor até o detalhamento das atividades a partir da modelagem do processo.

Nesta etapa também será possível apresentar uma visão geral de como o processo é executado atualmente, bem como os elementos que o compõem, como insumos, produtos gerados, fornecedores, clientes, objetivos e executores.

análise e diagnóstico

modelagem do processo to/be

execução das ações de melhoria

acompanhamento dos processos e ações

No quadro abaixo, pode-se visualizar os principais objetivos do processo bem como suas entradas e saídas esperadas.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES NA EXECUÇÃO DE UM PROJETO DE PROCESSO

A equipe do projeto será formada pelo pessoal da área de processos e pelos envolvidos/executores do processo objeto do projeto. Como boa prática também é importante envolver pessoas que são fornecedoras e clientes internos do processo, isso é um diferencial, principalmente na fase de melhoria do processo, proporcionando uma visão de ponta a ponta de todo o processo, bem como quebrando barreiras entre as unidades organizacionais propiciando uma melhor execução futura do processo visando os objetivos da organização.

Na imagem abaixo podem ser visualizados os papéis envolvidos no projeto bem como sua influência nas decisões do projeto e na execução do processo.

No que diz respeito às atividades que serão executadas durante o projeto por cada um dos envolvidos isso será definido no planejamento do projeto, ou seja, as funções e atividades variam de projeto para projeto, não sendo pertinente aplicar uma estrutura pré-definida, tendo em vista a ampla variação de projetos, habilidades exigidas e suas peculiaridades.

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