Cotisations

1. Faire un Plan de Prélèvement depuis PrimaGolf (à l'accueil)

Comment y accéder ?

Ouvrir PrimaGolf > Onglet Membres > Accéder au Fichier des Membres > Rechercher le membre (Chef de famille) > Onglet En cours


Avant de mettre en place le paiement, assurez vous que les champs adresse, e-mail et téléphone soient renseignés.

Ces éléments sont obligatoire afin de pouvoir communiquer avec le client (notamment en cas de péremption de la carte en cours d'année).


  • Cliquez sur "Paiement échelonnée" si ce n'est pas déjà fait.

  • Sélectionner l'appel de cotisation en vous positionnant dessus (simple clic). La ligne apparaitra en surbrillance jaune.

  • Cliquez sur "Plan de prélèvement".

  • Sélectionner le type d'encaissement "TPE-V"

  • Rédigez le plan de prélèvement en accord avec le client.

Le montant de votre plan de prélèvement doit correspondre au montant indiqué dans "A encaisser" de la colonne de gauche. A cette étape, nous vous conseillons de l'imprimer en double exemplaire et de le faire signer au client (un pour vous et un pour lui).

  • Cliquez sur valider. Une fenêtre de la banque Crédit Agricole va s'ouvrir.

  • Compléter les coordonnées bancaires avec le client et soumettez la demande.

Si elle est validée, le plan de prélèvement est en place et le client sera prélevé selon la cadence définie dans le plan de prélèvement.

2. Mettre à Jour la CB d'un client

Comment y accéder ?

Ouvrir PrimaGolf > Onglet Membres > Accéder au Fichier des Membres > Rechercher le membre (Chef de famille) > Onglet En cours > Cliquer sur la cotisation (simple clic) > Plan de prélèvement > Changer de CB

3. Définir les paramètres de paiement en ligne des cotisation

Directement en ligne, depuis son interface client, le membre va pouvoir retrouver sa cotisation et procéder au paiement.

Le client aura le choix :

  1. Consulter uniquement sa cotisation

  2. Consulter sa cotisation + possibilité de paiement comptant

  3. Ou consulter sa cotisation + possibilité de paiement comptant ou paiement échelonné selon un échéancier pré-établi.

Pour étudier les paramètres et autorisation, rendez vous dans PrimaGolf > Onglet Paramètres > Prélèvements des Cotisations en ligne

Comprendre les paramètres :

Autoriser les échéanciers par Internet et App Mobile => Permet d'activer la fonctionnalité TPE-V à condition d'avoir été mise en place par les équipes Prima.

Pour activer ou désactiver la fonctionnalité, contacter directement l'assistance afin de vous accompagner.

Activer code activation => c'est un paramètre en lien avec votre version des réservations web.

Si vous êtes déjà sous la nouvelle version des réservations en ligne il doit être activé. Cette option sera amenée à disparaitre dès que l'ensemble de nos clients seront équipé du nouvel interface.Si vous n'êtes pas encore équipés des réservations Web 2.0, nous vous invitons à contacter l'assistance Prima afin d'obtenir votre date de migration prévue.

Plan de prélèvement en XX mensualités => Permet de définir le rythme d’échéance qui sera proposé par défaut aux clients et lors de la création d'un plan de prélèvement.

Prélevé le XX du mois => Choix du jour ou vous souhaitez prélever les cotisations

Autorisé jusqu'au XX/XX/XXXX => permet de choisir une date jusqu'à laquelle la création des plans de prélèvement en ligne est autorisée.

Si vous ne souhaitez pas autoriser la création de plan de prélèvement en ligne, il suffit de remplir une date passée.

Autoriser le règlement individuel des cotisations => permet d'activer la fonctionnalité autorisant le paiement séparé de chaque cotisation (dans le cas d'une personne ayant plusieurs appels de cotisations pour la même année).

Par exemple, cette fonction autorise le paiement de la cotisation 2020 sans payer le restant du de 2019.

Vous gérez des Cotisation ou Abonnement => Permet une personnalisation entre Abonnement/Abonnés et Cotisation/Membres.

Règle de réservation => ce paramètre permet de définir si vous souhaiter ou non tenir compte du paiement de la cotisation pour activer (ou non) la paiement du Green Fee.

- Réservation autorisée pour tout membre actif sur sa période de cotisation = > Payée ou non, le membre peut réserver sans payer de green fee du moment qu'il est en statut "En Activité"- Les cotisations de l'année doivent être réglées => l'ensemble des cotisations de l'année doivent être payées. Pour vous en assurer PrimaCaisse > Caisse > Encaisser une Cotisation > Chercher le Membre > vous devez avoir la fenêtre indiquant que le membre est à jour de ses cotisations => Sinon il y a un correctif à apporter. - Dérogation => Nombre de jours pendant lesquels vous autorisez le membre à réserver sans payer son Green Fee. Exemple : si J+30, un membre renouvelé au 1er Janvier 2020 devra payer son Green Fee à partir du 1er Février si il n'a pas encore payé sa cotisation ou fait un plan de prélèvement.

Les Cotisations/Abonnements peuvent être créés en ligne => permet au client de modifier et créer directement les abonnements depuis sa page en ligne

Dans un premier temps, nous vous conseillons de laisser cette option désactivée afin que vos clients se familiarisent d'abord avec le nouvel interface. In fine, les clients pourront (si vous le souhaitez) eux même procéder aux changements dans la cotisation.


Pour toutes questions, n’hésitez pas à contacter l'assistance Prima qui pourra vous accompagner dans vos démarches et vous recommandez un paramétrage personnalisé.

Vous trouverez ci-dessous le lien vers le guide de paiement de cotisation en ligne depuis un interface client

4. Renouveler un Plan de prélèvement d'un client

Comment y accéder ?

Ouvrir PrimaGolf > Onglet Membres > Accéder au Fichier des Membres > Rechercher le membre (Chef de famille) > Onglet En cours > Cliquez sur "Plan de prélèvement"

  • Cliquez sur le bouton d'application du plan de prélèvement "Standard" ou rédigez directement le plan de prélèvement

  • Si la carte est enregistrée et toujours valide, un écran vous apparaitra vous demandant de revalider le choix de la carte OU saisir une nouvelle carte.

5. Reconduire Plusieurs Plan de Prélèvement

Avant cette étape pensez à vérifier si :

  • Le changement d'année a été opéré (2020)

  • Les Appels de Cotisation ont été générés


Comment y accéder ?

Ouvrir PrimaGolf > Cotisation > Liste des Cotisations Appelés > Liste des Appels de Cotisations

Sélectionner l'exercice précédent (2019) et ne laisser coché que les personnes ayant un "Echéancier TPEv"

Cocher les appels dont vous souhaitez renouveler le plan et si il n'y a pas de prélèvements existant pour cette année + qu'une CB en cours de validité est trouvée

> Alors on crée l'échéancier

6. Analyse des remboursements effectués par APS Management