Compétitions
Vous retrouverez ci-dessous la procédure d'intégration des compétitions dans Prima.
Dans l'idéal cette procédure doit être réalisée sur un poste ayant la suite Prima et RMS.
1. Création de la compétition (Sur RMS)
Créer votre compétition sur RMS en indiquant tous les éléments nécessaire. Vous trouverez ci-contre un guide d'aide RMS.
Procédez à la publication des éléments en cliquant sur le Coq. Impératif, la publication doit être faite pour les deux premières étapes.
Cliquez sur le Coq > Publier les deux premiers éléments :
Annonce de la compétition
Déclaration des tours, séries et terrains.
2. Installation de la compétition (dans Prima)
Retournez sur PrimaCaisse > Réservation et Plannings > Compétitions.
Les compétitions installés sur le planning apparaitront en vert et les "à installer" apparaitront en rouge. Si votre compétition n'apparait pas ici, vérifier la bonne publication de votre compétition dans RMS et/ou le filtre date automatique disponible dans la fenêtre.
Si c'est une compétition que vous aviez installé, puis supprimé, cette dernière est en attente dans la corbeille. Vous pouvez allez la rechercher pour l'installer de nouveau sur le planning.
Pour installer une compétition (rouge) sur le planning, cliquez simplement dessus. La fenêtre suivante apparaitra :
Cliquez sur oui pour la mettre en place. Son installation sera automatique selon les paramètres par défaut défini dans l'onglet paramètre (Logo avec des traits en haut à gauche de la fenêtre précédente).
L'installation ne sera bien entendu possible que si la journée de réservation est ouverte et si il n'y a pas d'autre réservation installés sur le planning.
Si toute ces conditions sont remplies vous obtiendrez :
3. Paramétrage de la compétition (dans Prima)
Retournez sur PrimaCaisse > Réservation et Planning > Cherchez la date de la compétition (et le parcours) > Cliquez sur la compétition
La fenêtre suivante apparaitra. Cliquez sur "Gérer la Compétition".
Cochez "INTERDIRE l'inscription au delà de XX participants" si votre compétition à un nombre maximal de joueur.
Dans l'espace "paramètres généraux", mettez à jour vos créneaux, participants et groupes (si besoin).
Dans l'espace "créneaux de réservation", saisissez les créneaux que vous souhaitez proposer à vos clients. Si vous ne souhaitez pas tenir compte de cet élément, il vous suffit de créer un seul créneau. Il est conseillé de cocher "Tenir compte de la place disponible par créneau" si vous souhaitez limiter les inscrits au nombre de place prévue.
Dans l'espace "Parcours", choisissez le parcours sur lequel vous souhaitez mettre en place la compétition (et le retour éventuel).
Vous pouvez également changer la couleur selon vos souhaits.
Dans l'onglet "Option Internet", vous pouvez choisir :
Si la compétition est visible sur l'Interface en ligne
Si les inscriptions sont autorisées en ligne
Si l'annulation est possible et si oui jusqu'à quand
Si un joueur peut inscrire d'autre joueur
Et si la liste des inscrits est consultable en ligne
L'onglet "Option Caisse" va vous permettre de paramétrer les frais relatif à la compétition. CES CHAMPS SONT OBLIGATOIRES
Commencez par sélectionner si les membres doivent payer un green-fee.
Bon à savoir : Le logiciel sera capable de calculer si le membre doit payer ou non de green fee dans le cas des membres "semainier" pour une réservation sur un weekend. Il simulera une réservation "normale" et si un green fee est applicable, il l'intégrera.
Utilisez les ascenseur pour sélectionner le produit que vous souhaitez facturer. Si l'onglet "tarif" est laissé vide, le Green-fee ou droit de jeu se basera sur le prix officiel du produit. Si vous rentrez un tarif, il sera remplacé et appliqué pour cette compétition uniquement.
La distinction Membre AS/Non AS est possible. Si vous n'en avez pas, renseigner les même informations.
Toutes réservation en ligne ne sera effective qu'après paiement des droits de jeu/green-fee.
Cas Spécifique des compétitions en équipe
Sélectionner le type d'équipe dans le paramétrage de la compétition
4. Inscrire à la compétition
Les inscriptions sont possible en ligne (selon vos paramétrages) ou directement à l'accueil.
Pour les réservations en ligne, vous trouverez le tutoriel pour vos membre en cliquant ci-dessous :
Pour les réservations avec l'accueil du golf, retournez sur PrimaCaisse > Réservation et Planning > Cherchez la date de la compétition (et le parcours) > Cliquez sur la compétition
La fenêtre suivante apparaitra. Cliquez sur "Inscrire à la compétition".
Si le Visiteurs/Membre est connu, utilisez l'outil de recherche pour trouver le client. Vous pouvez également utiliser la touche créer pour ajouter un nouveau visiteur.
Une fois trouvé, cliquez sur le membre/visiteur et choisissez la tranche horaire. Cliquez sur OK, il sera ensuite ajouté à la liste des membres.
Si le logiciel vous signale que la personne est déjà inscrite, cela signifie qu'une autre personne ayant le même numéro de licence est inscrit dans la compétition. Vérifiez donc si vous ne trouvez pas un doublon avec ce numéro de licence ou si le numéro de licence du membre/visiteur est correct.
Attention, l'ajout du Visiteur/Membre ne sera possible que si son numéro de licence est correctement enregistré dans sa fiche. Si elle ne l'est pas, retournez sur la fiche Visiteur/Membre et cliquez sur le logo de la FFG. Cela permettra de lancer la requête de synchronisation avec le logiciel de la fédération pour récupérer le numéro de licence du Membre/Visiteur.
5. Clôturer les inscriptions à la compétition (dans Prima) et les importer dans RMS
Retournez sur PrimaCaisse > Réservation et Planning > Cherchez la date de la compétition (et le parcours) > Cliquez sur la compétition
La fenêtre suivante apparaitra. Cliquez sur "Gérer la compétition".
Vous retrouverez la liste des personnes inscrites dans Prima. Cliquez sur exporter et enregistrez le fichier texte sur le bureau avec le nom de la compétition.
Dans RMS, cliquez sur la flèche à la droite du "Coq" et sélectionnez "Import des participants". Utilisez le module de recherche pour récuperer le fichier texte créer sur votre Bureau.
L'importation téléchargera les licences de vos joueurs et les intégrera dans le logiciel de la fédération. L'export est bien sur possible plusieurs fois si vous souhaitez le faire en plusieurs temps.
Cas Spécifique des compétitions en équipe
Dans la colonne Grp. vous allez retrouvez les personnes qui se sont inscrite ensemble à combiner avec les "infos" pour tenir compte des souhaits de vos clients.
C'est par contre l'accueil qui a les plein pouvoir pour créer les équipes.
Pour ce faire dans la colonne équipe cliquer sur chaque personne pour composer les équipes. Elles obtiendront ainsi un code couleur spécifique à leur équipe
6. Importer votre liste de départ et envoyer les horaires de départ
Créer votre liste de départ dans RMS et utiliser le coq afin de publier la liste des départs (5. Liste des départs) en cliquant sur Transfert.
Retournez sur PrimaCaisse > Réservation et Planning > Cherchez la date de la compétition (et le parcours) > Cliquez sur la compétition
La fenêtre suivante apparaitra. Cliquez sur "Gérer la compétition".
Cliquez sur Liste des départ
Cliquez sur oui si jamais vous avez cette fenêtre qui apparait.
Vous retrouverez le listing complet des personnes inscrite et des horaires indiqués dans RMS.
Si votre compétition est un Shotgun, cochez l'option "Sans tenir compte des heures".
Si vous avez ajouté des participants qui ne sont pas connus dans Prima, le logiciel les identifiera avec la mention "Inconnu". Lorsque cela arrive, cliquez sur "Reconnaitre ou créer"
Cela vous ouvrira la fenêtre de recherche vous permettant de faire le rapprochement avec une fiche visiteur/membre (lorsque qu'il y a une erreur d'enregistrement du nom) ou cliquez sur créer pour ajouter ce nouveau visiteur.
Une fois terminé, cliquez sur "Inscrire les joueurs créer les inconnus", le logiciel vous demandera si vous souhaitez envoyer les mails de départ.
Si votre liste de départ n'est pas définitive, cliquez sur non. Vous pourrez resynchroniser la liste des départs qui vous permettra de refaire la procédure et ainsi envoyer vos e-mails de départ.
Si votre liste est "définitive", cliquez sur oui. Les e-mails seront envoyés aux clients donc l'adresse e-mail est renseigné dans la fiche membre/visiteur des joueurs.
Le logiciel positionnera l'ensemble de vos membre/visiteur dans les créneaux qui leur sont attribués.
Dès la publication de votre liste de départ, elle est également disponible dans l'onglet Compétition de vos clients
7. Publication des Résultats
Dès la publication des résultats sur RMS (Touche petit Coq), les résultats peuvent être consultés en ligne par vos clients.
