คนทำเว็บต้องรู้! CMS คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการทำเว็บไซต์

• CMS คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลบนเว็บไซต์ให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น ตั้งแต่การแก้ไข การออกแบบ และการลบข้อมูล จึงช่วยลดทรัพยากรในการจัดการเว็บไซต์ได้ ทั้งต้นทุนด้านเวลา ทรัพยากรมนุษย์ และต้นทุนในการสร้าง และการดูแลเว็บไซต์ 

• ฟังก์ชันที่น่าสนใจของ CMS  เช่น การสร้าง และแก้ไขเนื้อหา การติดตามการทำงานได้ มีระบบดูแลผู้ใช้ ปลอดภัย รองรับได้หลายภาษา เชื่อมต่อได้หลายช่องทาง สามารถประมวลผลได้แบบเรียลไทม์ แถมระบบยังมีความยืดหยุ่น

• CMS ที่ได้รับความนิยมก็มีหลากหลายแบบ และแบ่งได้ 2 กลุ่มด้วยกัน ได้แก่ CMS แบบทั่วไป และ CMS สาย E-commerce ซึ่งสามารถเลือกได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจได้เลย เพราะแต่ละรูปแบบก็มีจุดเด่นที่แตกต่างกันไป

การทำเว็บไซต์ ถือเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับทุกองค์กร บางองค์กรอาจจะจ้างผู้เชี่ยวชาญมาช่วยสร้างเว็บไซต์ให้มีรูปลักษณ์ที่ดูดี ใช้งานง่าย แต่บางองค์กรที่เพิ่งเริ่มก่อตั้งหรือบุคคลทั่วไป อาจทำการสร้างเว็บไซต์ขึ้นมาด้วยตัวเอง ซึ่งการสร้างเว็บไซต์ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด หากเรามีซอฟต์แวร์ดีๆ ก็จะทำให้การทำเว็บไซต์กลายเป็นเรื่องง่ายนิดเดียว  

ซอฟต์แวร์ที่เราจะพูดถึงกันวันนี้คือ CMS ย่อมาจาก Content Management System ระบบหลังบ้านที่ทำให้การทำเว็บสะดวกขึ้น เป็นซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้เพื่อบริหาร และสร้างเว็บไซต์แบบสำเร็จรูป โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องการเขียนโปรแกรมมาก่อน ก็สามารถสร้างเว็บไซต์ของตัวเองขึ้นมาได้ ไปเรียนรู้แบบเจาะลึกกันดีกว่าว่า CMS คืออะไร มีการทำงานอย่างไร ทำไมถึงมีความสำคัญกับการทำเว็บไซต์ รวมถึงข้อดี และข้อเสียของระบบนี้อย่างละเอียด 

ทำความรู้จัก CMS คืออะไร

               CMS คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลบนเว็บไซต์แบบสำเร็จรูป ซึ่งจะช่วยให้สามารถสร้าง จัดการ ปรับแต่งเนื้อหาบนเว็บไซต์ได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไข การจัดรูปแบบ การออกแบบ และการลบข้อมูลบนเว็บไซต์ ช่วยให้สะดวกสบายในการใช้งาน อีกทั้งยังช่วยลดทรัพยากรในการพัฒนา และการจัดการ ทั้งระยะเวลา และทรัพยากรมนุษย์ รวมไปถึงประหยัดต้นทุนในการสร้าง และการดูแลเว็บไซต์อีกด้วย โดยส่วนใหญ่มักจะนำภาษาสคริปต์ (Script Lanquages) มาใช้เพื่อให้เว็บไซต์สามารถทำงานได้ในรูปแบบอัตโนมัติ เช่น PHP, Perl, ASP หรือ Python เป็นต้น 

              CMS มีโดดเด่นด้วยการทำงานในส่วนของ Administration Panel หรือเมนูการควบคุมระบบ ที่ทำหน้าที่บริหาร และจัดการส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์ ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในส่วนฟังก์ชันการนำเสนอบทความ ข่าวสาร Web Directory และอื่นๆ ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ตามจุดประสงค์ของการก่อตั้งเว็บไซต์ เพื่อช่วยในการจัดการเว็บไซต์ให้มีความสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ฟังก์ชันที่น่าสนใจของ CMS

          สร้างและแก้ไขเนื้อหาได้ง่ายดาย

                     ฟังก์ชันที่สำคัญที่ช่วยให้ CMS ใช้งานง่ายขึ้น คือการที่สามารถสร้างและแก้ไขเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย รวมถึงมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ CMS ยังมีเครื่องมือแบบ WYSIWYG (What You See Is What You Get) หรือเครื่องมือแก้ไขข้อความแบบ ‘สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่คุณได้’ ซึ่งทำงานคล้ายกับ Microsoft Word เครื่องมือนี้จะช่วยให้จัดการโค้ดของเว็บเพจได้ โดยไม่จำเป็นต้องรู้ภาษาโปรแกรมพื้นฐาน (HTML) 

         ติดตามการทำงานได้

                  CMS มีฟังก์ชันที่สามารถติดตามการทำงานได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ว่าจะเป็นการเขียน การแก้ไข การตรวจสอบ ไปจนถึงการเผยแพร่ และการโปรโมต ทำให้โฟลว์การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น หากเว็บไซต์มักจะมีการอัปเดตคอนเทนต์อยู่เสมอ ควรมองหา CMS ที่มีฟังก์ชันการจัดระเบียบคอนเทนต์ที่ดี และสามารถเข้าถึงคอนเทนต์ในเว็บไซต์ได้ง่ายด้วย 

         มีระบบดูแลผู้ใช้

                 ฟังก์ชันของ CMS ที่น่าสนใจอักอย่างคือการที่สามารถควบคุมได้ว่า ใครสามารถเข้าถึงคอนเทนต์ และฟีเจอร์ต่างๆ ได้บ้าง การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ จะสามารถจัดการบัญชีผู้ใช้ได้ ทำให้ป้องกันข้อผิดพลาดได้ รวมถึงเมื่อมีระบบยืนยันตัวตน ก็จะยิ่งช่วยให้ระบบมีความปลอดภัยมากขึ้นไปอีก 

         มีความปลอดภัย

                  ความน่าเชื่อถือเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจ หากลูกค้าสูญเสียความเชื่อใจในตัวองค์กรของคุณ ก็จะยิ่งส่งผลร้ายแรงตามมาเรื่อยๆ ซึ่ง CMS บางตัวนั้นมีคุณสมบัติที่ช่วยตรวจสอบระบบความปลอดภัยอย่างเคร่งครัด เพื่อเพิ่มความปลอดภัยและเพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญ ที่อาจรั่วไหลได้โดยที่ไม่ได้รับอนุญาต  

         รองรับหลายภาษา

              กำแพงภาษาอาจเป็นอุปสรรค์ที่ทำให้ธุรกิจของคุณยังไม่ไปไหน แม้ธุรกิจของคุณจะมีดีแค่ไหน แต่ก็ไม่สำคัญ หากไม่สามารถสื่อไปถึงลูกค้าเป้าหมายได้ การที่ CMS สามารถรองรับได้หลากหลายภาษา จึงทำให้สามารถขยายฐานลูกค้า และขยายธุรกิจได้อย่างไร้พรมแดน ควรเลือกใช้ CMS ที่รองรับเครื่องมือแก้ไขได้หลายภาษา และช่วยให้การแปลใช้งานง่าย นอกจากนี้ควรเลือก CMS ที่มีการควบคุมการจัดการข้อมูล ที่สอดคล้องกับกฎระเบียบในประเทศนั้นๆ ด้วย 

องค์ประกอบในการทำงานของ CMS

                      การทำงานของ CMS จะมีแถบเมนูสำหรับควบคุมการทำงานส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์ โดยเน้นการทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ จึงทำให้ผู้ดูแลหรือแอดมินสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา ทั้งยังสามารถอัปเดต ดัดแปลง หรือแก้ไขคอนเทนต์ เพื่อให้เหมาะสมตามรูปแบบและวัตถุประสงค์ในการทำเว็บไซต์ได้ 

                      ในส่วนของ CMS Website คือระบบที่แยกการทำงานของคอนเทนต์ และการออกแบบออกจากกัน ในส่วนคอนเทนต์ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูล (Database) หรือไฟล์ และในส่วนการออกแบบ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ใน Templates หรือ Themes เมื่อทั้งสองส่วนทำงานร่วมกัน จะประกอบไปด้วย Sidebar, Main Menu และ Title bar เป็นต้น 

                     องค์ประกอบในการทำงานของ CMS มีอยู่ 3 องค์ประกอบหลัก ที่ต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน ถึงจะทำให้เว็บไซต์สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ดังนี้

                    เครื่องมือจัดการเนื้อหา หรือ CMA ทำหน้าที่จัดการคอนเทนต์บนหน้าเว็บเพจทุกชนิด โดยเริ่มตั้งแต่การสร้างคอนเทนต์ การเก็บรักษา การแก้ไข การลบข้อมูล จนไปถึงการจัดเก็บข้อมูล มีการทำงานตามลำดับงาน ซึ่งจะช่วยให้คนที่ไม่มีความรู้เรื่องภาษาสคริปต์ สามารถสร้างคอนเทนต์บนเว็บไซต์ได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังมีผู้ดูแลเว็บไซต์พร้อมกันหลายคนได้  

                      เครื่องมือจัดการข้อมูลของเนื้อหาหรือ MMA เป็นการทำงานในส่วนของข้อมูลของคอนเทนต์ (Metacontent) ซึ่งเป็นข้อมูลที่อธิบายว่า ‘Content’ ถูกสร้างโดยใคร เมื่อไร และถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน เป็นต้น 

                     เครื่องมือการนำเสนอเนื้อหา หรือ CDA เป็นการดึงคอนเทนต์ที่ถูกจัดเก็บไว้ออกมาจัดเรียงใหม่ในหน้าเว็บเพจ การทำ CDA มักจะยุ่งยากในขั้นตอนติดตั้ง และขั้นตอนกำหนดรูปแบบการแสดงผลเท่านั้น หลังจากนั้นจะปล่อยให้ CDA ทำงานได้ตามกระบวนการ แต่คอนเทนต์ภายใน ผู้ดูแลสามารถแก้ไขได้อย่างยืดหยุ่น โดยไม่กระทบคอนเทนต์ทั้งหมดของเว็บไซต์เลย 

ประเภทของ CMS

                     ได้เห็นกันไปแล้วว่า CMS คืออะไร และมีองค์ประกอบการทำงานอย่างไร ต่อไปนี้เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักประเภทของ CMS ซึ่งสามารถแบ่งออกได้ 4 ประเภท ดังนี้ 

              1. Coupled CMS

สำหรับ Coupled CMS จะคล้ายกับ CMS แบบเดิม โดยมีการทำงานส่วนหลังบ้าน ที่สามารถเชื่อมต่อ แก้ไขข้อมูล และเผยแพร่คอนเทนต์ไปยังหน้าบ้านของเว็บไซต์ ซึ่งจะต้องทำงานร่วมกับ Web Hosting ถึงจะทำให้ Coupled CMS ทำงานต่อไปได้ และจำเป็นต้องอัปเดตซอฟต์แวร์อยู่เสมอ โดยตัวอย่างของ Coupled CMS ที่คุ้นหูกัน ก็คือการทำ WordPress นั่นเอง

             2. SaaS CMS

สำหรับ SaaS CMS เป็นโซลูชันแบบ End-to-End ซึ่ง Hosting จะอยู่บนคลาวด์ จึงไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้ง Web Hosting จึงทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างเว็บไซต์ จัดการคอนเทนต์ และเผยแพร่คอนเทนต์ผ่านทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว

             3. Decoupled CMS

Decoupled CMS เป็นการทำเว็บไซต์ ที่ส่วนหน้าเผยแพร่เว็บไซต์จะแยกออกจากการทำงานหลังบ้าน โดยการส่งข้อมูลถึงกันระหว่างส่วนหน้า และส่วนหลังบ้าน ต้องทำผ่าน Application Programming Interface (API) ข้อดีของการทำเว็บไซต์แบบนี้ คือการทำงานที่ค่อนข้างยืดหยุ่น เพราะสามารถแบ่งคอนเทนต์ หรือปรับเปลี่ยนคอนเทนต์ในส่วนหน้าบ้าน โดยที่ยังรักษาโครงสร้างเดิมของส่วนหลังบ้านเอาไว้ได้

            4. Headless CMS

Headless CMS เป็นการทำงานเฉพาะส่วนของ Back-end System ที่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลและส่วนของการจัดเก็บคอนเทนต์ จึงมีความยืดหยุ่นมากกว่าแบบ Decoupled CMS แต่ต้องทำงานมากขึ้น เพราะจำเป็นต้องใช้นักออกแบบ เพื่อดีไซน์ส่วนหน้าของเว็บไซต์

ข้อดีของการสร้างเว็บไซต์ด้วย CMS 

                  ข้อดีของการสร้างเว็บไซต์ด้วย CMS มีมากมายหลายประการ โดยสามารถสรุปมาเป็นข้อๆ ได้ ดังนี้

• คนทั่วไปสามารถใช้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้าน Coding เลย ก็สร้างเว็บไซต์เป็นของตัวเองได้ รวมถึงลดความยุ่งยากในการเขียนโค้ด จึงสามารถพัฒนาคอนเทนต์ได้อย่างเต็มที่

• ใช้งานได้สะดวก เนื่องจากหน้าตาของ CMS ที่ถูกแบบมาเอื้อต่อผู้ใช้งาน จึงทำให้ใช้งานได้ง่ายไม่ต่างจากซอฟต์แวร์ตัวอื่น ทั้งยังมี Template และ Theme ให้เลือกมากมาย 

• ง่ายต่อการจัดการเว็บไซต์ ไม่ใช่แค่ง่ายต่อการจัดการคอนเทนต์เท่านั้น แต่ยังลบ แก้ไข หรือย้ายคอนเทนต์ที่ยังไม่ถูกเผยแพร่ได้ง่าย และสามารถตั้งค่าเวลาในการเผยแพร่คอนเทนต์ได้อีกด้วย 

• มีฟีเจอร์เสริมที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างหลากหลาย โดยฟีเจอร์เสริมบางตัวสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย

• จัดการสร้างและดูแลเว็บไซต์ได้ง่ายๆ สามารถสร้างหรือดูแลผ่านเว็บบราวเซอร์ ทำให้ผู้ดูแลสามารถแก้ไขข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งสะดวก และรวดเร็ว 

• อนุญาตให้เข้าใช้งานได้หลายคน ทำให้สามารถจัดการคอนเทนต์ได้พร้อมกัน รวมถึงร่วมกันทำงานในส่วนต่างๆ ได้อย่างมีระบบ ทำให้การทำเว็บไซต์ รวมถึงการจัดการคอนเทนต์เป็นไปอย่างรวดเร็ว

ข้อจำกัดของการสร้างเว็บไซต์ด้วย CMS 

                 ข้อจำกัดของการสร้างเว็บไซต์ด้วย CMS ก็มีเช่นกัน โดยสามารถสรุปมาเป็นข้อๆ ได้ ดังนี้

• ขนาดไฟล์ใหญ่และจำนวนไฟล์ยังเยอะอยู่

• ถ้าอยากได้เว็บไซต์ที่สวย ต้องซื้อ Template

• พัฒนาระบบเพื่อต่อยอดค่อนข้างยาก

• หากจะแก้ Code ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญแก้เท่านั้น เพราะแก้ยาก

• อาจเสี่ยงโดน Hack ได้ง่าย

• Page Speed โหลดค่อนข้างช้า