Embedded Files
У цьому розділі ознайомимося, як працює програма Microsoft Excel для роботи з робочими аркушами/електронними таблицями, як вставляти формули в аркуш та візуалізувати дані.
Для початку роботи у Excel важливо ознайомитися з його основними функціями. Цей розділ розкриває наступні теми:
Що таке Excel?
Базові функції онлайн редактора Excel
Базові концепції
Редагування аркуша
Введення даних вручну
Формули: базові, основи, множення, замикання клітини
Формули: Сума
Формули: Функції
Формули: Автоматична сума, Середнє значення, Максимальне, Мінімальне
Збільшення/Зменшення цифр у десяткових дробах
Формат чисел
Приховування та повернення назад рядків та колонок
Дані візуалізації: Умовне форматування
Дані візуалізації: Вставлення діаграми
Формула: Підсумок
Перевірка доступності
Полегшення читання аркуша
Хитрощі при роботі з хмарним сервісом: Реорганізація файлів на OneDrive
Подальше читання та навчальні матеріали
Що таке Excel?
Програма Excel — це програма, яка призначена для організації, обчислення, візуалізації та аналізу даних у робочих аркушах. Вона широко використовується в усьому світі в підприємствах і організаціях будь-якого розміру. Якщо Вам потрібно створити зведені таблиці будь-яких цифрових даних, Excel — саме та програма, яка Вам потрібна.
Важливо!
Кожен має розуміти лише одну річ при користуванні Excel — ніколи не обчислюйте самі. Нехай Excel зробити це, вставивши формули. Ви дізнаєтеся, як це зробити у цьому розділі.
Програма Excel не схожа на аркуш паперу, але це — ефективний інструмент для обчислень.
Ми зупинимося на цьому детально, але майте на увазі з самого початку: не копіюйте суми, середні значення тощо. Просто введіть вхідні дані (наприклад, кількість проданих молотків і місяці), а потім використовуйте формули.
У цьому розділі ми познайомимося з деякими основними функціями Excel, а саме навчимося як:
вводити дані;
редагувати клітинки (окреме поле на аркуші, наприклад "A1" або "D12");
створювати формули (див. клітинку C13: є формула, яка автоматично підсумовує цифри з клітинок C9-C12);
додавати діаграми;
редагувати робочий аркуш візуально, щоб легше було знайти важливу інформацію.
Excel є дійсно потужним інструментом, і до того ж досить складним. Не буде великим перебільшенням сказати, що немає нічого неможливого у програмі Excel.
Цей розділ слід розглядати як короткий вступ до самих основ Excel.
Однак, якщо у Вас є можливість, дізнайтеся більше з інших ресурсів, деякі з яких перераховані в кінці розділу.
Вміння робити аналіз, візуалізацію та звітність про дані є чудовою навичкою для роботи та навчання, незалежно від Вашої поточної чи майбутньої діяльності.
Excel можна запустити на головній сторінці Microsoft 365 за допомогою стрічки ліворуч. У другому розділі цього курсу є інструкції щодо запуску програм.
Пам’ятайте, що ми вчимося користуватися безкоштовною онлайн-версією Excel. На робочих місцях зазвичай використовується встановлена версія Excel. Вона дещо відрізняється від онлайн-додатку, але багато в чому настільки схожа, що, виконавши завдання в цьому курсі, Ви навчитеся використовувати обидві версії.
Коли Ви натиснете на піктограму програми Excel на головній сторінці, з’явиться наступне вікно.
Головна сторінка Excel містить ті самі компоненти, що й головні сторінки Word і PowerPoint.
Зверніть увагу на шаблони, їх використання може заощадити Вам багато часу.
Завдання
Зараз перейдіть до вкладки "Інші шаблони" (More templates), ознайомтеся з шаблонами та відкрийте ті, які, на Вашу думку, можуть бути для Вас найбільш корисними.
Завдання
Створіть нову книгу, клацнувши піктограму "Нова порожня книга" (New blank workbook).
До кінця цього розділу дотримуйтеся вказівок і відповідно редагуйте свою робочу книгу, якщо не вказано інше.
У кінці розділу Ваша робоча книга має виглядати як готовий приклад робочої книги, відредагованої по навчальним матеріалам цього розділа.
Базові функції онлайн редактора Excel
Зараз ми створили нову порожню робочу книгу, і Ви повинні побачити щось на зразок цього:
1. Тут Ви можете перейменувати книгу, яка зараз має назву Книга 1. Документ буде збережено в OneDrive. Усі зроблені Вами зміни зберігаються автоматично.
2. Є 10 вкладок, починаючи з "Файл" (File) і закінчуючи "Довідка" (Help). Пізніше ми розглянемо деякі з них. Усі інструменти редагування в Excel можна знайти на цих вкладках.
3. Кожна вкладка має декілька інструментів редагування. Кнопки для редагування відображаються під кожною колонкою вкладки.
4. Під кнопкою "Редагування" (Editing) є параметри для редагування та перегляду. Ви також можете "Поділитися" (Share) файлом тут, а не лише в OneDrive. Кнопка "Коментарі" (Comments) зручна, коли Ви хочете записати, а потім прочитати свої ідеї та запитання в робочій книзі. Крім того, коли книга надається іншим користувачам, вони можуть залишати коментарі.
5. Тут Ви можете побачити активний аркуш Вашої книги. Тут будуть усі дані, формули, діаграми тощо.
6. У робочій книзі можна створити кілька аркушів. Наприклад, якщо у Вас є робоча книга для Вашого особистого річного бюджету, Ви можете створити робочий аркуш на кожен місяць.
Базові концепції
Базові концепції
(Ви не повинні заповнювати стовпці/рядки/клітинки кольорами у своїй робочій книзі; це лише для демонстрації основних понять.)
На аркуші робочої книги є вертикальні стовпці, горизонтальні рядки та окремі клітинки.
На малюнку:
видно стовпці A-H, колонка D заповнюється синім кольором;
видно рядки 1-18, ряд 2 заповнений жовтим кольором;
на перетині стовпця і рядка знаходиться клітинка, клітинка B5 заповнюється червоним кольором.
У клітинках будуть дані ("123" у F10) і формули. Однак цілі стовпці та рядки також можна редагувати.
Дотримуючись інструкцій у цьому розділі та відповідним чином редагуючи робочу книгу.
Зазвичай вказівник миші виглядає як великий білий знак плюс. Нижче описано ще дві форми вказівника миші.
Примітка!
Натисніть на клітинку лише один раз, коли потрібно вставити нові дані. Якщо Ви хочете відредагувати наявні дані в клітинці, натисніть двічі (один натиск перезаписує наявні дані). Після вставлення або редагування даних клітинки Вам потрібно натиснути за її межами, а потім знову натиснути на ній, щоб використати маркер заповнення або перемістити клітинку.
Це відео демонструє вибір клітинок, їх переміщення та використання маркера заповнення.
Відео далі демонструє інструкції, які вже включені у вигляді тексту та скріншотів у цей курс. У відео відсутній звук.
Завдання
Витратьте близько 10 хвилин на закріплення того, що Ви вивчили. Заповніть кілька клітинок даними (числа, текст) і спробуйте виділити та перемістити клітинки. Напишіть своє ім'я в одній із клітинок.
Введіть "1" в одну з клітинок і дізнайтеся, що робить маркер заповнення. Далі введіть "1" і "2" у дві клітинки одна над одною, виділіть їх обидві та дізнайтеся, що зараз робить маркер заповнення, коли його переміщують униз (малюнок нижче).
(Використання маркера заповнення може бути складним за наявності лише письмових інструкцій і кількох зображень. Однак це дійсно важливо під час використання Excel. Якщо потрібно, знайдіть відео-урок про використання маркера заповнення.)
Тепер поверніться до клітинки з Вашим ім’ям. Двічі клацніть клітинку та напишіть своє прізвище після імені в тій самій клітинці.
Видаліть усі дані, які Ви вставили, щоб знову очистити аркуш, або спробуйте створити новий чистий аркуш унизу сторінки. У будь-якому випадку, відтепер у Вас повинен бути порожній аркуш для роботи. Ви можете видалити дані, виділивши всі клітинки за допомогою "великого білого плюса", а потім натиснувши "видалити" (delete) на клавіатурі.
Редагування аркуша
Давайте почнемо створювати робочий аркуш, показаний на початку розділу.
У нас є магазин, де продаються два предмети: молотки та лопати.
Ми хочемо використовувати Excel для моніторингу наших продажів щомісяця та за перші шість місяців року в цілому.
Загальна картина складання аркуша така: спочатку ми вручну вставляємо деякий текст та числа. Потім ми використовуємо наявні інструменти Excel для організації та візуалізації даних, а також для вставлення формул і діаграм.
Введення даних вручну
Спочатку вставте наступні дані у свій робочий аркуш.
Цього разу це потрібно зробити вручну (є варіанти перенесення даних із різних джерел, але вони не розглядаються в цьому розділі).
Отже, напишіть "Ціна €" у клітинку C2, "Молоток" у клітинку B3 і так далі.
Зверніть увагу на вставлення даних у правильні клітинки, це полегшить виконання інструкцій. Вставляйте лише дані, показані на картинці нижче.
У остаточному варіанті книги буде більше цифр (див. першу картинку розділу).
Наразі, у клітинці C8 буде сума грошей, за яку було продано молотки в січні.
Ми не вставляємо ці цифри вручну та не обчислюємо самі, тому що в наступних підрозділах ми змусимо Excel робити це, вставляючи формули.
Ймовірно, Ви зіткнулися з однією проблемою, коли вставляли тексти та числа.
Ваш аркуш виглядає так?
Проблема полягає в тому, що тексти в трьох клітинках (B8, B10, B11) не вміщуються в них, а перекривають сусідні клітинки з правого боку.
Крім того, тексти в двох клітинках (B7, B9) відображаються не повністю.
Це можна виправити, навівши вказівник мишки між назвами стовпців (B і C) у верхній частині аркуша.
Там з’являється покажчик мишки зі стрілками, спрямованими ліворуч і праворуч (див. малюнок).
Двічі клацніть, і ширина стовпця регулюється автоматично.
Ви також можете налаштувати ширину вручну, перетягуючи лінію між назвами стовпців, натиснувши ліву кнопку миші.
Таким само чином можна відрегулювати висоту рядка, якщо потрібно.
Якщо Ви бачите ##### у клітинці, це означає, що в клітинці є числове значення, але клітинка завузька для його відображення. Тут також Вам згодиться знання, як регулювати ширину клітинки.
Формули розрахунку даних
Тут ми дійсно починаємо вивчати основну ідею Excel або будь-якого програмного забезпечення для роботи з електронними таблицями.
Основна різниця полягає у використанні формул.
Вставте першу формулу в аркуш. Виберіть клітинку C8, введіть "=C3*C7" і натисніть Enter. Це дає команду Excel помножити ціну молотка (C3) на кількість молотків, проданих у січні (C7), і показати результат у клітинці C8.
Формула завжди починається зі знака рівності "=".
Введення клітинок (цього разу "C3" і "C7" у "=C3*C7") у формулу є одним із способів написати формулу.
Однак замість введення Ви можете натискати на клітинки один раз (а не двічі) під час написання формули. Можливо, це буде Вам зручніше.
Скасуйте написання формули (кнопка скасування на вкладці "Головна" або "Ctrl + Z" на клавіатурі) і спробуйте натискати на клітинки замість введення.
Коли Ви ввели формулу та натиснули Enter, клітинка C8 має містити значення "340".
Якщо Ви знову натиснете на клітинку, вона все одно відображатиме значення, але Ви також зможете побачити формулу в рядку формул.
Нам не потрібно робити одну і ту ж операцію крок за кроком протягом усіх місяців.
Коли ми маємо правильну формулу в C8, ми можемо заповнити нею клітинки D8-H8 (точніше, використовуючи мову Excel, клітинки D8:H8), використовуючи маркер заповнення.
Давайте це зробимо зараз.
Ой, щось пішло не так.
Клітинка D8:H8 показує значення "0".
Давайте подивимось на клітинку D8. Коли ми натиснули на неї, панель формул показує нам, що ми використали формулу ("=D3*D7").
В чому проблема?
Що ж, коли використовується маркер заповнення, Excel є достатньо розумним і використовує правильну клітинку для кількості проданих молотків (D7 для D8, E7 для E8 і так далі; червона стрілка), але він намагається взяти ціну з наступних клітинок (D3:H3; синя стрілка).
Ці клітинки не мають значення, тому результатом є "0".
Щоб виправити це, ми повинні повернутися до клітинки C8 і відредагувати формулу в рядку формул.
Натисніть C8, перейдіть до панелі формул і змініть "C3" на "$C$3".
Це дає команду Excel завжди брати значення (ціну) із цієї клітинки, навіть якщо використовується маркер заповнення. Іншими словами, клітинка тепер заблокована у формулі.
Ви можете ввести "$" з клавіатури або натиснути "C3" у рядку формул і натиснути "F4" або "функція + F4" на клавіатурі.
Потім натисніть "Enter" і заповніть формулу клітинками D8:H8 за допомогою маркера заповнення.
Тепер у Вас повинні бути наступні величини у клітинках:
Далі відредагуйте клітинки C10:H10, щоб Excel підрахував місячну суму, за яку було продано лопати. Принцип такий само, як і з молотками.
Цього разу нам довелося заблокувати клітинки з цінами на молоток і лопату, щоб формули працювали при використанні маркера заповнення. Це не завжди так: пізніше ми зможемо вводити (копіювати) формули, не блокуючи клітинки.
Важливо!
Чому ми маємо ціни в окремих клітинках (C3:C4)? Чи не могли б ми просто записати ціну в євро (10) у формулі? Так, ми могли б. Але видимість фіксованих значень і їх пояснень на робочому аркуші (замість фіксованих значень, прихованих у формулах і без пояснень) дає будь-кому кращу відправну точку для розуміння аркуша.
Крім того, ми можемо змінити ціну на молоток до 12 євро, просто відредагувавши одну клітинку, якщо ціни зростуть протягом наступного періоду або якщо ми просто хочемо побачити, як зміна ціни вплине на прибутки.
Формули: Сума
Поки що ми помножили величини. Далі ми підсумуємо величини.
Принцип залишається незмінним: за допомогою формули ми вказуємо Excel, які клітинки підсумовувати, і вставляємо формулу в клітинку, у якій хочемо мати суму.
Давайте дамо команду Excel підрахувати загальну суму проданих молотків і лопат за місяць. Першою коміркою для редагування є C11.
Вставте формулу "=C8+C10" у клітинку C11 і натисніть Enter.
Клітинка C11 тепер повинна показувати величину "520". Далі впишіть формулу у клітинки D11:H11 за допомогою маркера заповнення.
Тепер ми підсумували всі місячні продажі.
Формули: Функції
Ми закінчили з розрахунками за місяці. Далі ми переходимо до розрахунку цифр за всі шість місяців. Значення будуть показані в клітинках J7:M11.
Раніше ми підраховували, наприклад, на яку суму було продано молотків у січні. При цьому ми написали формулу вручну та вставили обидві потрібні клітинки (C3 для ціни та C7 для кількості проданих молотків), натиснувши кожну з них. Це був би дуже повільний спосіб вставити формулу, якщо б існували десятки або навіть сотні клітинок для сумування.
На щастя, є набагато швидший спосіб вставляти формули. У Excel Online є близько 450 попередньо визначених формул, які називаються функціями.
Хочете обчислити середнє значення сотень величин? Можна зробити це за лічені секунди, коли Ви знайомі з використанням Excel.
Давайте спробуємо зробити це на практиці.
У клітинці J7 ми матимемо загальну кількість молотків, проданих за шестимісячний період.
Отже, давайте почнемо з того, що напишемо "=SU" у клітинку, і Excel запропонує нам усі функції, що починаються з "SU".
Виберіть функцію SUM.
Тепер у клітинці є текст "=SUM(", і з’являється спливаюче вікно з інструкціями.
Тут показано приклад готової формули.
Формула, яку ми хочемо мати в клітинці J7, це "=SUM(C7:H7)" для додавання кількості проданих молотків за всі місяці.
Існує два способи введення формули.
По-перше, Ви можете просто ввести "C7:H7)" і натиснути Enter.
По-друге, Ви можете вибрати клітинки мишкою, додати ")" і натиснути Enter.
Залежить від ситуації, який шлях швидше.
У простій формулі введення в клітинки може бути швидшим. Але використання миші для вибору клітинок може бути швидшим, якщо Ви хочете зробити обчислення по декількох напрямках.
Клітинка J7 тепер має мати значення "337". Якщо цього не відбувається, переконайтеся, що Ви вставили правильний діапазон клітинок (C7:H7) у формулу.
Тепер, коли у Вас готова формула, введіть її в клітинки J8:J11 за допомогою маркера заповнення.
Ось так повинні виглядати ці клітинки.
Пам’ятайте: Ви навчитеся правильно використовувати Excel, лише якщо ці значення обчислює сам Excel.
Кожна клітинка повинна мати формулу, скопійовану (заповнену) з клітинки J7. Не копіюйте значення в клітинки, використовуйте формули.
Навіть якщо ми не маємо робити обчислення самі, а даємо команди Excel робити це, завжди слід переконатися, що значення мають сенс.
Тобто якщо сумніваєтеся, варто ще раз перевірити значення за допомогою калькулятора. Це потрібно зробити лише один раз, щоб переконатися, що формули правильні.
(У встановленій версії Excel можна також захистити робочу книгу, заблокувавши клітинки, які містять формули, щоб гарантувати, що перевірені формули не будуть пошкоджені.)
Формули: Автоматична сума. Середнє, максимальне та мінімальне значення
Ми дізналися, що в Excel є багато функцій (попередньо визначених формул).
Функції, які найчастіше використовуються, мають спеціальні кнопки на панелі інструментів.
Ці інструменти роблять вставлення формул ще швидшим.
Фактично, ми могли б використати "Суму" (Sum) з "Автоматичного сумування" (Auto Sum) під час обчислення результатів продаж за шість місяців у клітинках J7:J11.
Це міг бути найпростіший спосіб, але також варто навчитися викликати функцію, ввівши її початок. Зрештою, немає кнопок інструментів для всіх функцій.
Далі спробуємо використати функції "Середнє" (Average), "Макс" (Max) і "Мін" (Min).
Спочатку введіть формулу "=AVERAGE(C7:H7)" у клітинку K7 і заповніть нею клітинки K8:K11. Використовуйте функцію "Середнє" в інструменті "Автоматичного сумування".
Потім використовуйте функцію "Мін" для клітинок L7:L11 і функцію "Макс" для клітинок M7:M11. Використовуйте ці функції за допомогою інструмента "Автоматичне сумування".
Excel може спробувати Вам допомогти, запропонувавши неправильний діапазон клітинок для функції.
Не заплутайтеся через дивну пропозицію діапазону клітинок. Просто виправте діапазон, ввівши правильні клітинки (C7:H7) або вибравши діапазон за допомогою миші.
Так клітинки J7:M11 повинні виглядати в кінці.
Збільшення/Зменшення цифр у десяткових дробах
Цифри для середніх значень (K7:K11) є, можливо, занадто точними для наших потреб. Наприклад, в середньому за місяць було продано 56,16667 молотків.
Мати лише ціле число (56) було б кращим варіантом: аркуш був би більш чітким і, звичайно, продавати можна лише цілі молотки, тому це було б доречніше.
Ви можете зменшити десятковий дріб.
Спочатку виділіть клітинки K7:K11.
Клікніть "Зменшити розрядність" (Decrease Decimal) на панелі інструментів під вкладкою "Головна", доки на аркуші не відображатимуться лише цілі числа.
Формати чисел
(Ви не повинні робити першу частину Вашої книги, це лише для демонстрації.)
Далі розглянемо формати чисел, тепер відображається текст "Загальний" (General) (синій прямокутник).
Використаний числовий формат впливає на те, як числа або тексти відображаються в клітинці.
Загальний формат є типовим для книги.
Він добре працює для тексту та чисел.
Однак інколи Вам може знадобитися відредагувати клітинки з текстом або клітинки з числами таким чином, що неможливо зробити, якщо для типу числового формату вибрано "Загальний".
У таких випадках зазвичай допомагає зміна числового формату на число/текст.
Наприклад, якщо Ви хочете побачити відсотки, використовуйте відсотковий формат.
Продовжуйте редагувати свою робочу книгу.
Для практики змініть числовий формат на "Валюта" (Currency) в клітинках, які містять числа, що представляють суми грошей (C3:C4; C8:H8; C10:H11; J8:M8; J10:M11).
Дані візуалізації: Умовне форматування
Простіше кажучи, умовне форматування означає візуалізацію даних клітинки в клітинці. Ось приклад.
За допомогою візуалізації легко побачити, що для продажу молотків найкращим місяцем був червень, а для лопат – травень.
Якби у нас було дванадцять місяців і десятки елементів на аркуші, ця функція була б ще кориснішою.
Ви можете додати умовне форматування до клітинок за допомогою:
Вибору області (для першого рядка C8:H8; не вибирайте інші рядки, оскільки ми хочемо лише порівняти місячні продажі молотка);
Натискання на піктограму інструмента "Умовне форматування" на вкладці Головна;
Вибору типу форматування (тут було обрано Шкали кольорів > Зелений – Жовтий – Червона колірна шкала).
Спробуйте різні типи типів форматування, виберіть той, який Вам найкращий, і відредагуйте перший рядок (C8:H8).
Потім відредагуйте другий рядок (C10:H10) і, нарешті, третій рядок (C11:H11).
Чому ми зробили це рядок за рядком?
Що ж, ми хотіли порівняти продажі молотків між місяцями, тому спочатку редагували лише рядок "Продано молотків €".
Якби ми вибрали всі три рядки одночасно, значення кожної клітинки "Молотки продані €" порівнювалося б з усіма клітинками "Лопати продані €" і "Загальний обсяг продажів €", і навпаки. Це не мало б сенсу.
Тож іноді редагування одного блоку клітинок за раз дає кращі результати.
Дані візуалізації: Вставлення діаграми
Діаграми вже давно широко використовуються для візуалізації даних. З ними можна зіткнутися де завгодно.
Хороша новина полягає в тому, що створити просту діаграму з добре організованого аркуша досить просто.
Звичайно, створення справді складних діаграм вимагає набагато більше навичок, але це не те, що ми збираємося робити.
Наша діаграма буде виглядати так.
Щоб створити таку діаграму, потрібно:
Вибрати два діапазони клітинок (C6:H6 і B11:H11);
Натиснути на піктограму інструмента "Кластерний стовпець" (Clustered Column) на вкладці "Вставити";
Перетягнути діаграму в потрібне місце на аркуші.
Порада!
Ви можете легко копіювати та вставляти діаграми, створені в Excel, у PowerPoint і Word.
Просто натисніть на діаграму та скопіюйте її.
Ви можете створювати потужні візуалізації в Excel, але Word набагато кращий для звітів, як і PowerPoint для презентацій.
Формула: Підсумок
У нас є купа формул і одна діаграма на аркуші.
Пам’ятайте, що під час читання важливо використовувати формули, а не просто копіювати цифри. Чому це так?
Давайте проведемо швидкі експерименти, щоб дізнатися про роль формул у книзі Excel.
Завдання
Змініть ціну за молоток (C3) на 20 €. Покажіть дев'ятий рядок і змініть кількість проданих лопат за березень на 100 штук.
Як внесені Вами зміни вплинули на інші клітинки та діаграму, яку Ви маєте? Чому це сталося?
Чи було б інакше, якби Ви не використовували формули так, як Ви це зробили?
Тепер скасуйте три зроблені Вами зміни (редагування ціни молотка, відображення рядка та редагування кількості лопат).
Перевірка доступності
Інструмент перевірки доступності можна знайти на вкладці "Рецензування" (Review). Запустіть перевірку, щоб дізнатися, як Ваш файл можна покращити з точки зору доступності.
Перевірка доступності важлива під час надання спільного доступу до документа іншим особам, а тим більше під час публікації Вашої роботи в Інтернеті. Якщо у Вас є книга для особистого використання, перевірка доступності не відіграє такої великої ролі. Якщо Ви копіюєте діаграми у файли Word або PowerPoint для публікації, не забудьте додати альтернативні тексти до файлу Word або PowerPoint.
Тут для діаграми потрібен текст заміщення, тому додайте його, клацнувши діаграму правою кнопкою миші та вибравши "Текст заміщення" (Alt Text).
Про що діаграма? Вона показує загальний обсяг продаж по місяцях з січня по червень, як показано в клітинках від C11 до H11.
Полегшення читання аркуша
Це остання частина розділу, де ми редагуємо книгу.
Excel — це досить складна програма: здебільшого Вам потрібно, щоб все було правильно. Під час редагування формули, введення одного неправильного символу робить формулу іншою або взагалі вона перестає працювати. І якщо в одній клітинці відсутня формула, весь аркуш або навіть книга працюватимуть неправильно.
Далі ми відредагуємо зовнішній вигляд аркуша. Наша мета — зробити аркуш зручнішим для читання.
На щастя, це не схоже на редагування формул: цього разу не має значення, якщо Ви припуститеся невеликих помилок. Насправді, якщо результат виглядає добре, Ви, ймовірно, зробили правильні речі. Тому покрокової інструкції тут немає. Спробуйте самостійно знайти рішення.
Порада!
Чим більший аркуш, тим більше уваги слід приділяти полегшенню його читання.
Це навіть важливіше, якщо аркуш потрібно роздрукувати. Стандартні бліді сірі лінії навколо кожної клітинки не буде видно на друкованій версії.
Якщо зовнішній вигляд аркуша не відредаговано, видно лише чорні символи на білому папері, а рядки та стовпці важко простежити.
Хитрощі при роботі з хмарним сервісом: Реорганізація файлів на OneDrive
Хитрощі при роботі з хмарним сервісом: Реорганізація файлів на OneDrive
Тепер, коли ми створили файли Word, PowerPoint і Excel, повернемося до OneDrive, щоб побачити, як там упорядковано файли.
Ви можете отримати доступ до OneDrive за допомогою піктограми панелі запуску програм у верхньому лівому куті сторінки.
Тут папка "Мої файли" в OneDrive виглядає так (Ваша, імовірно, виглядає дещо інакше):
Усі створені Вами файли знаходяться в папці "Мої файли", яка відображається на головній сторінці OneDrive.
Якщо Вам вдалося поділитися деякими файлами чи папками, це можна побачити в стовпці "Спільний доступ" (Sharing).
Тут у папці з файлами почався безлад. Треба виконати три дії:
1. Переглянути файли, які не мають належної назви ("Книга 1", "Документ 1" тощо) і видалити ті, які нам не потрібні;
2. Дати іншим файлам правильні назви;
3. Перемістити всі файли у відповідні папки.
Виявилося, що деякі файли були шаблонами, які тестувалися у Excel і Word.
Вони нам не потрібні, тому виділяємо їх усі, клацнувши ліворуч від імен файлів і вибираючи "Видалити" (Delete) на панелі інструментів.
За допомогою інструмента "Перемістити до" (Move to) декілька файлів можна перемістити до іншої папки.
Після видалення файли переміщуються в кошик на 30 днів, після чого видаляються назавжди.
Переглядаючи файли, стало помітно, що Книга 1 — це файл, який був редагований у цьому розділі. Ми просто забули дати йому правильну назву.
Перейменування можна виконати в OneDrive. Натисніть правою клавішею мишки на потрібний файл та виберіть опцію "Перейменувати".
Нарешті, переміщуємо файли до папок, створених раніше у розділі 2 цього курсу.
Спочатку вибираємо перейменований файл Excel ("Продажі за місяць з січня по червень 2022") і вибираємо "Перемістити до" (Move to).
Щоб вибрати потрібну вкладену папку, спочатку натискаємо папку "Модуль 11", потім папку "Excel" і, нарешті, натискаємо кнопку "Перемістити сюди" (Move here).
Завдання
Повторюючи ці дії, реорганізуйте сховище OneDrive:
1. Видаліть непотрібні файли;
2. Перейменуйте файли, у яких відсутні власні назви;
3. Перемістіть усі файли у відповідні папки ("PowerPoint" для файлів презентацій тощо).
Якщо Ви випадково видалили не ті файли, перейдіть до "Кошика" (Recycle bin) ліворуч на сторінці, виділіть файли та виберіть "Відновити" (Restore).
Ми розглянули деякі основні функції Microsoft Excel. Якщо Ви тепер розумієте основну логіку Excel і знаєте, як вставляти формули, Ви вивчили найважливіші теми цього розділу. Якщо необхідно, повторіть матеріали розділу та зосередьтеся на тому, як працюють формули.
Практично ті самі функції можна знайти в будь-якому популярному програмному забезпеченні для роботи з аркушами/електронними таблицями, наприклад, Google Sheets або LibreOffice Calc. Звичайно, програми відрізняються одна від одної, але всі вони роблять майже однакові речі.
Найважливіший висновок цього розділу, а власне й усього курсу, такий: продовжуйте, вивчайте програми. Ви ніяк не зможете їх зламати.
Інтернет наповнений чудовими навчальними матеріалами з використання Excel. Очевидно, що YouTube – чудовий засіб для початку. Але в Instagram також є чудові відео, які демонструють, наскільки вражаючі речі можна робити за лічені секунди.
Ось Ваші останні завдання до цього розділу:
Завдання
За порадою Вашого надавача освітніх послуг надішліть йому/їй свою повну книгу Excel або натомість поділіться файлом(ами).
Завдання
Перейдіть до наступного підрозділу ("Подальше читання та навчальні матеріали") і ознайомтеся з матеріалами за посиланнями.
Подальше читання та навчальні матеріали
Сторінка довідки та навчання Microsoft Office – гарний засіб, на який можна звернути увагу. Матеріал актуальний і поданий українською мовою. На жаль, більшість інструкцій не для онлайн-версії. Але вони можуть бути Вам корисні.
У соціальних мережах, особливо на YouTube, можна знайти величезну кількість чудових навчальних відео з Excel. Багато відео створено для встановленої версії, але принаймні деякі поради та підказки стосуються й онлайн-версії. І, звісно, Ви можете шукати виключно Excel Online.
Спробуйте шукати навчальні матеріали не лише рідною мовою, а й іншими мовами. Ви завжди можете використовувати субтитри, додані власником відео, або автоматично згенеровані, якщо вони доступні. Ось посилання на інструкцію українською мовою, як увімкнути титри чи субтитри.
https://support.google.com/youtube/answer/100078?hl=uk&ref_topic=9257094
Ось один приклад хорошого навчального відео. У ньому розповідається як отримати безкоштовний доступ до програми Excel та як ним користуватися.
Ви пройшли всі розділи цього курсу. Щоб залишити свій відгук і одержати сертифікат, будь ласка, перейдіть до
Page updated
Report abuse