Для початку роботи у Microsoft 365 важливо ознайомитися з його основними функціями, пройти процес реєстрації та правильно налаштувати хмарний сервіс для продуктивної подальшої роботи. Цей розділ розкриває наступні теми:

Що таке Microsoft 365?

Microsoft 365 (або Office 365) — це платформа, яка включає в себе популярні програми Word, PowerPoint, Excel, Outlook і Teams для створення, редагування та поширення цифрового контенту.

Можливо, Ви самі вже користувалися деякими програмами Microsoft 365 або принаймні бачили, як ними користується хтось інший.

Microsoft 365 – це так званий хмарний сервіс. Що це означає?

Але з іншого боку, є відмінності. Візьмемо Word, як приклад. Більшу частину своєї майже 50-річної історії Word можна було використовувати, лише якщо він був встановлений на комп’ютері. І певний файл можна було відкрити, лише якщо він був збережений на комп’ютері або якщо комп’ютер був підключений до сервера організації. Погано для масштабної віддаленої роботи чи спільної роботи, чи не так?

Спільна робота є ще одним кроком вперед. Хмарні сервіси забезпечують зручну співпрацю між людьми. Файлами можна легко ділитися з іншими, і вони можуть редагувати та коментувати ці файли.

Безкоштовна онлайн-версія Microsoft 365

Microsoft 365 доступна як платна преміум-версія та безкоштовна версія, якою можна користуватися лише у веббраузері (наприклад, Chrome, Firefox, Edge), та коли є підключення до Інтернету. З платною версією можна ще використовувати встановлені програми з більшими функціями, які також доступні в автономному режимі. Встановлені програми – це ті, які Ви встановлюєте на свій комп’ютер. Можливо, Ви вже маєте доступ до платної версії M365, наприклад, через Ваше робоче місце або навчальний заклад.

У цьому навчальному матеріалі ми зосередимося лише на безкоштовній версії Microsoft 365, оскільки будь-хто може отримати її безкоштовно, і, отже, використовуватиме вебверсії програм (онлайн). У будь-якому випадку, онлайн-версія та версія для комп’ютера мають однакову логіку, структуру та основні функції, тому Ви навчитеся використовувати обидві версії.

Якщо у Вас вже є платна підписка на Microsoft 365, Ви можете використовувати її також при вивченні цього матеріалу. У такому випадку, Вам не потрібно створювати новий обліковий запис. Онлайн-програми також включені в платну версію.

Початок роботи з Microsoft 365

Далі Вам будуть запропоновані прості запитання (ім’я, дата народження, країна або регіон), і Ви повинні пройти певні процедури безпеки (створення пароля та вирішення головоломки, щоб підтвердити, що Ви не робот). Це може зайняти деякий час, проте, це потрібно зробити лише один раз.

Перш за все, аспектами кібербезпеки або інформаційної безпеки сервісів опікуються найкращі професіонали. Хмарні сервіси — це величезний бізнес, тому безпека клієнтів, інформаційна безпека та репутація компанії мають велике значення.

Однією з конкретних переваг використання хмарного сховища для файлів є те, що дані не втрачаються, якщо пристрій зламається або загубиться.

Щоб дізнатися більше про безпеку, та Ваші облікові записи в Інтернеті, перегляньте короткостроковий курс "Опанування цифрової компетентності для успішної роботи: цифрові дані та безпека", у якому детально розглядаються ці теми.

Як здійснювати навігацію в Microsoft 365?

Ось так виглядає Ваша домашня сторінка Microsoft 365 у браузері комп’ютера:

1. У центрі головної сторінки Ви можете побачити документи, які Ви використовували нещодавно (якщо такі є). Ви можете переключатися між вкладками "Нещодавні", "Закріплено" та "Мені надано доступ". "Закріплено" показують документи, які Ви самі "закріпили", тобто документи, які Ви вважаєте важливими та хочете швидко їх знайти. Усі документи, якими з Вами поділилися інші люди, можна знайти, вибравши "Мені надано доступ".

2. Ліворуч є список найбільш часто використовуваних програм, таких як Word, Excel і PowerPoint. Ви можете натиснути будь-яку піктограму, щоб перейти на головну сторінку відповідної програми. Якщо програми, яку Ви шукаєте, немає в списку ліворуч, натисніть піктограму запуску програм у верхньому лівому куті та виберіть "Усі застосунки".

3. У верхній частині сторінки є панель пошуку, її варто використовувати, незалежно від того, чи шукаєте Ви документ, програму чи контактну інформацію людини.

4. Тут Ви можете організувати зустріч у програмі Skype і запросити інших приєднатися до Вас. Однак рекомендується використовувати програму Teams замість Skype. На сьогодні Skype мало ким використовується.

5. Піктограму налаштувань можна знайти у верхньому правому куті. На домашній сторінці мало що можна змінити, але місце розташування залишається незмінним під час використання програм і зміни їх налаштувань.

6. Тут Ви можете знайти поради та інструкції. Однак Вам може бути зручніше користуватися веб-сторінкою support.office.com. Цікаво, що якщо Ви прокрутите цю сторінку донизу, Ви зможете змінити мовну версію M365. Можна подумати, що таку можливість можна знайти в налаштуваннях, але це не так.

7. Тут Ви можете змінити налаштування облікового запису та профілю, наприклад Ваше фото, пароль тощо. Перейдіть і дізнайтеся, зокрема, про налаштування конфіденційності та безпеки.

8. Для користування встановленими програми, такими як Word, Вам потрібна платна підписка Microsoft 365. Однак, для вивчення цього короткострокового курсу достатньо безкоштовної онлайн-версії.

Тепер, коли ми знаємо, як орієнтуватися в Microsoft 365, давайте швидко розглянемо дві програми, OneDrive та Outlook. OneDrive — це хмарне сховище для Ваших файлів, у якому Ви також можете легко ділитися цими файлами з іншими. По суті, Outlook – це електронна пошта і програма. Він також має деякі інші корисні функції, наприклад, календар.

OneDrive

Почнемо з натискання на піктограму OneDrive на домашній сторінці Microsoft 365 (увійдіть на www.office.com, якщо потрібно). Якщо піктограма програми не відображається на стрічці в лівій частині сторінки, скористайтеся панеллю запуску програм у верхньому лівому куті та виберіть "Усі програми". Ви повинні потрапити на сторінку, схожу на ту, що продемонстрована нижче.

Наразі Ви маєте знати три речі:

1. Ви можете переключатися, наприклад, між сторінками "Мої файли" (My files) та "Спільні" (Shared) за допомогою меню в лівій частині сторінки. Більшу частину часу Ви, ймовірно, використовуватимете "Мої файли". На сторінці "Спільні" можна переглянути всі файли чи папки, якими інші користувачі поділилися з Вами, або ті, до яких Ви надали доступ іншим. Коли Ви видаляєте файл або папку, вони спочатку потрапляють у "Кошик" на 30 днів, а потім остаточно видаляються. Отже, якщо Ви випадково щось видалите – не хвилюйтеся, Ви все одно можете відновити свої файли.

2. Тут Ви можете знайти всі свої файли та папки, збережені безпосередньо в папці "Мої файли". Кожна папка (наприклад, "Документи") може містити файли та кілька рівнів вкладених папок під ними. Щоб отримати доступ до них, натисніть на назву папки або файлу.

3. Тут Ви додаєте новий файл або папку до вибраної папки в OneDrive. Ви можете створити новий файл/папку або завантажити файл/папку зі свого комп’ютера.

Це повинно виглядати так:

У решті розділу Ви не повинні виконувати жодних дій самостійно. Це лише для демонстрації, але ці навички Вам знадобляться пізніше.

Як ділитися папками та файлами на OneDrive

Ви будете практикувати надання спільного доступу до файлів у наступних розділах, Вам буде надано кілька файлів, якими треба поділитися. Наразі прочитайте інструкції та ознайомтеся з функціями надання спільного доступу в OneDrive.

Однією з найпотужніших функцій Microsoft 365 (та інших подібних сервісів) є можливість обмінюватися папками та файлами та спільно створювати їх вміст. Файли та папки також можна надавати в режимі лише для читання (перегляду) з метою обміну інформацією.

Давайте дізнаємося, як можна надавати спільний доступ до файлів і папок у OneDrive.

Це практичні приклади повсякденних дій, пов’язаних із безпекою даних, які ми робимо й часто не звертаємо на них особливої уваги.

Загалом, доцільно ділитися вмістом лише з окремими людьми та надавати іншим лише мінімальні права, які їм потрібні. Часто іншим потрібно редагувати файл, і в таких випадках їм слід надати право редагування. Але не завжди.

Крім того, Ви можете надати права редагування невеликій групі людей, а потім знову відкрити вікно спільного доступу та скопіювати посилання для перегляду, яке буде надіслано більшій групі людей.

Щоб змінити налаштування за замовчуванням, потрібно натиснути на текст "Будь-хто з посиланням може редагувати" (Anyone with the link can edit).

Outlook (електронна пошта та календар)

Тут ми не будемо детально описувати, як використовувати Outlook. Якщо Вам потрібні інструкції, Ви можете знайти їх за посиланням support.office.com.

Проте, варто нагадати, що, як тільки Ви створили новий обліковий запис для Microsoft 365, Ви відразу отримуєте електронну адресу (якщо Ви вибираєте опцію "Отримати нову електронну адресу" (Get new email address)). Доступ до Outlook можна отримати через додаток, що запускає Microsoft 365, на будь-якій його сторінці.

Наразі це все щодо загальних характеристик Microsoft 365. У наступних розділах Ви навчитесь на практиці ділитися та керувати файлами. Під час вивчення того, як користуватися Word, Ви можете повертатися до цього розділу, якщо Вам потрібна порада щодо того, як запустити додаток чи щодо іншої функції.