Verwerking van persoonsgegevens

Het Northgo College verwerkt van alle leerlingen persoonsgegevens. Het bestuur vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens erg belangrijk en is zich bewust van de geldende privacywetgeving. Deze wetgeving die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is, draagt bij aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. 

Hieronder wordt toegelicht hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan. 

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?

De school verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind als leerling op onze school in te schrijven, de studievoortgang bij te houden en uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere organisaties, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en in verband met de leerplicht. Wij verwerken dus gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die wij met u en uw kind hebben of voor nakomen van wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. 

Welke gegevens verwerken wij van uw kind?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, die wij meestal direct van u als ouders krijgen. U kunt denken aan bijvoorbeeld: naam, adres, telefoonnummers, geboortedatum, geslacht en nationaliteit. Maar ook de vorderingen van uw kind op school en gegevens over zijn of haar aan- en afwezigheid registreren wij. Persoonsgegevens zijn altijd direct of indirect te herleiden tot u of uw kind. 

Gegevens over de thuissituatie en gezondheidsgegevens – beide behorend tot de categorie bijzondere persoonsgegevens – verwerken wij alleen als het met het oog op speciale begeleiding van een leerling nodig is of voor het treffen van een bijzondere voorziening of nadat u als ouder/verzorger hier uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan hier genoemd zijn. 

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere, naast DUO en leerplicht, ook onderwijsinspectie, samenwerkingsverband, accountant. 

Externe partijen

Commerciële derde partijen helpen de school bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan het digitale leerlingadministratie- en volgsysteem SOMtoday, waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen maar bij een andere organisatie, het lesroosterprogramma Zermelo, de digitale leermiddelen die worden ingezet om leerlingen in de les te ondersteunen. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van het Northgo College. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er worden verwerkt en hoe deze gegevens worden beveiligd. 

Een dergelijke organisatie mag de leerlinggegevens dus alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft. De persoonsgegevens worden ook zoveel mogelijk gecodeerd verwerkt. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn.

Welke rechten hebben leerlingen en hun ouders?

Op het Northgo College is een Privacyreglement van toepassing. Hierin is beschreven hoe op het Northgo College wordt omgegaan met leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen (en ook die van de medewerkers). Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens niet langer nodig zijn). Voor vragen over dit onderwerp of het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de schoolleiding (zie de bijlage bij het Privacyreglement: rechten van betrokkenen). 

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school wordt vooraf altijd toestemming gevraagd (zie Protocol foto- film- en geluidsopnamen en cameratoezicht). Ouders mogen besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven toestemming in te trekken. Vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u stellen via toestemming.ibp@northgo-college.nl. Als uw kind ouder is dan 16 jaar, heeft hij of zij het recht om zelf de beslissing te nemen hierover. 

Wanneer u van mening bent dat er niet in overeenstemming met de wet en regelgeving met uw gegevens of die van uw zoon of dochter wordt omgegaan, dan kan men een klacht indienen zoals geregeld is in de Interne Klachtenregeling. Ook kunt u zich wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming, de heer mr.ing. J.C.P de Moor (fg@northgo-college.nl).  

Wat als er persoonlijke informatie toch ‘lekt’ en terechtkomt waar het niet hoort? Dan kan er sprake zijn van een datalek. Mocht u of uw kind een mogelijk lek opmerken, informeer dan direct de school. Of meldt het via meldpunt.beveiligingsincident@northgo-college.nl. Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens