Googleカレンダーで日時を設定しGoogle Meetでミーティング
2019年4月現在、コロナウイルスの影響でオンライン会議を行う必要性が出てきていますが、Google Calendarでスケジュールを管理する人も多いのではないかと思います。そこで、Google Calendarで日時を設定し、Google Meetでミーティングを行うまでの手順を紹介します。
まず会議主催(設定)者から見ていきたいと思います(手順1〜9)。
1. 所属機関のアカウントでログインし、Google Calendarを開く。
2. 希望する時間帯を選択肢、予定を追加(画面をダブルクリックするだけ)。
3. 画面に「会議名」「時間帯」「参加者のemail」「資料の添付」「会議の詳細」を記入する。
4. ビデオアイコンをクリックし、「Google Meet」を有効化する。
5. Google Meetのリンクが自動生成されるので基本的にこれで設定完了。
7. ミーティング開始前に通知してほしい場合は、「*分前」に「*の方法」で通知」のオプション選択が可能。
8. 参加者に招待の連絡を行う場合は「Send(送信)」、行わない場合は「Don't send(送信しない)」を選択。今回は「Send」を選択。
9. これで設定完了。
次に招待者(10~18)の状況です。
10. 所属機関のアカウントでGmailを開くと、ミーティングの招待が届いている。
11. 参加する場合は「はい」を選択すると、会議主催者が参加確認可能。
12. 会議主催者のみならず、参加者のGoogle Calendarにも自動設定される。
13. 会議の詳細を確認したい場合は、予定をダブルクリックすることで、参加者リストや詳細を表示させる事ができる。
14. 通知設定されている場合は、会議開催時刻が近づくとアナウンスがある。Meetで会議に参加するには、予定をクリックし、ビデオボタン(Google Meetに参加する)をクリック。
15. ビデオボタンを押してMeetを起動。カメラとマイクの使用を許可。
16. 「今すぐ参加」をクリック。(髪がボサボサなので😎で勘弁下さい。)
17. 会議に参加。
・自分の音声が聞こえないようにしたい場合はマイクアイコン🎙をクリック。
・顔が見えないようにしたい場合はカメラアイコン📹をクリック。
音声ビデオはデータ通信容量が多くなってしまうため、必須でなければOffがオススメです。
・参加終了は電話のアイコンを押せば退出になります。
・画面共有を行いたい場合は「今すぐ表示」のメニューから選択可能です。
18. 右下の「...」マークを選択すると、会議を録画したい(議事録代わり)、レイアウトの変更等様々な設定が可能です。
今回はスケジュール管理を行いながら、Google Meetを用いてミーティングを行う方法をご紹介しました。2020年9月までは1度の会議で250人まで参加可能のようです。所属機関のIT化促進の機会として導入いかがでしょうか?学校や大学の場合、保護者面談や生徒の状況確認、ゼミ・研究の打ち合わせには最適だと思います。