PERSÓNUVERND OG VINNSLA UPPLÝSINGA

Kópavogsbær hefur bæði framkvæmt áhættumat og mat á áhrifum á persónuvernd fyrir Google Workspace for Education Plus. Kópavogsbær hefur gert vinnslusamning við Google og hafa aðilar sameiginlega staðfest skilmála varðandi notkun á lausninni.

• Sjá vinnslusamninginn

• Sjá nánar um skilmálana

Mikilvægt er að skólastjórnendur, kennarar og starfsfólk skóla kynni sér framangreinda skilmála og fylgi leiðbeiningum Kópavogsbæjar til að uppfylla kröfur um persónuvernd.

Vinnsla persónuupplýsinga í Google Workspace for Education Plus

Grunnskólar Kópavogsbæjar hafa ákveðið að vinna með tilteknar persónuupplýsingar nemenda í námsumhverfinu Google Workspace for Education Plus sem hluta af kennsluháttum skólanna. Hér á eftir koma þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir foreldra/forsjáraðila og nemendur að kynna sér til að tryggja gagnsæi og fræðslu í tengslum við framangreinda vinnslu persónuupplýsinga. Menntasvið Kópavogsbæjar er ábyrgðaraðili vinnslunnar t.d. með því að stofna aðganga fyrir nemendur en flest öll vinnsla persónuupplýsinga fer fram í grunnskólum bæjarins.

Almennar persónuupplýsingar.

Upplýsingar um nafn, bekk og grunnskóla eru notaðar til að stofna aðgang inn í Google umhverfið. Aðeins er unnið með aðrar upplýsingar ef þær berst inn í kerfið með notkun nemenda á kerfinu við verkefnavinnu. Leyfilegt er að setja inn leiðsögn/endurgjöf, leiðbeiningar eða leiðréttingar fyrir verkefnaskil. Ekki er leyfilegt að setja inn upplýsingar um hvort nemandi hafi náð hæfniviðmiðum. Kennarar skulu gæta þess að vista eingöngu gögn er varða verkefnavinnu nemenda.

Viðkvæmar persónuupplýsingar.

Í kerfinu er ekki unnið með viðkvæmar persónuupplýsingar og er nemendum leiðbeint um að setja ekki viðkvæmar upplýsingar inn í kerfið með markvissri fræðslu í stafrænni borgaravitund. Kennarar yfirfar þær upplýsingar sem þeim berast í verkefnaskilum og leiðbeina nemendum að eyða þeim.

Hver er tilgangur vinnslunnar?

Google Workspace for Education Plus er tekið í notkun í skólastarfi til að geta boðið nemendum upp á heildræna alhliða verkfæri til þjálfunar samkvæmt hæfniviðmiðum í upplýsinga- og tæknimennt aðalnámskrár grunnskóla. Google kerfið er fyrst og fremst hugsað sem verkfæri við vinnu á skólaverkefnum nemenda og eru unnin í tölvum og öðrum tækjum sem tengjast netinu. Aðgengi að kerfinu gefur kost á hagnýtum námsforritum. Jafnframt gefur kerfið möguleika á samskiptum og samvinnu milli nemenda og milli kennara og nemenda. Jafnhliða vinnu nemenda í kerfinu er þess gætt í skólunum að nemendur fái fræðslu um ábyrga netnotkun og vitund þeirra styrkt um virkni stafrænna miðla og þeim leiðbeint. Kópavogsbær hefur haft frumkvæði að þýða efni frá Common Sense for Education og safna saman íslensku námsefni í stafrænni borgaravitund sem finna má hér.

Kópavogsbæ er nauðsynlegt að vinna með tilgreindar persónuupplýsingar á grundvelli lagaskyldu, það er að veita kennslu og þjónustu í samræmi við lög um grunnskóla nr. 91/2008 og aðalnámskrá grunnskóla. Lögmæti vinnslunnar byggir á því að vinnslan þyki nauðsynleg vegna verkefnis sem unnið er í þágu almannahagsmuna og við beitingu opinbers valds sem Kópavogsbær fer með, sbr. 5. tölul. 9. gr. laga nr. 90/2018 enda leiðir það af hlutverki grunnskóla samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008.

Kópavogsbær kaupir leyfi fyrir nemendur og starfsfólk í Google Workspace  skólaumhverfinu. Keyptu útgáfu kerfisins, Google Workspace for Education Plus, fylgir m.a. hærri öryggisstaðlar, sem bjóða  upp á að gögn sem verða til í kerfinu eru vistuð innan Evrópu (sjá nánari upplýsingar á vefsíðu Google). Vinnsla persónuupplýsinga kann að eiga sér stað utan Evrópska efnahagssvæðisins. Sem dæmi má nefna í þeim tilvikum sem Google sinnir tæknilegri þjónustu og eða viðhaldsþjónustu við lausnina. Flutningur gagna byggir á stöðluðum samningsskilmálum og er öryggi upplýsinga gætt meðal annars með ýmsum öryggisráðstöfunum þar á meðal dulkóðun.

Í Google Workspace for Education Plus geta nemendur unnið með texta, myndir, myndbönd og hljóð, búið til kynningar, svo dæmi séu nefnd. Þeir geta vistað verkefni á heimasvæði sínu og skilað til kennara þegar þeim er lokið. Öll vinnsla er bundin við verkefnavinnu nemenda í skólastarfi og háð aðgangsstýringum upplýsingatæknideildar Kópavogsbæjar svo að einungis nemendur og eftir atvikum kennarar hafa aðgang að efninu. Google notast við undirvinnsluaðila sem geta verið staðsettir utan Evrópu, vegna tæknilegrar þjónustu og viðhaldsþjónustu við lausnina sem kann að leiða til vinnslu persónuupplýsinga en nánar má lesa um undirvinnsluaðila hér.

Nemendum í 4.-10. bekk er úthlutað notandanafni sem endar á @kopskolar.is og lykilorði sem veitir þeim aðgang að kerfinu. Þeir fá meðal annars aðgang að tölvupóstforritinu Gmail sem er eitt af kjarnaforritum kerfisins. Þetta gerir nemendum kleift að læra á og prófa sig áfram í notkun tölvupóstsamskipta í skólaumhverfi Google undir leiðsögn kennara. Tölvupóstkerfið er lokað og ekki er hægt að vera í tölvupóstssamskiptum út fyrir kerfið. 

Mikilvægt er að hafa í huga að Google Workspace for Education Plus aðgangur nemenda er ekki sambærilegur almennum Google aðgangi fyrir almenning. Í stuttu máli er munurinn eftirfarandi:

• Aðgangur nemandans og tilheyrandi gögn njóta verndar með þeim hætti að aðrir notendur geta ekki séð þau. Þess vegna verður nemandi  að taka ákvörðun um að deila skjali ef aðrir notendur kerfisins eiga að sjá það. Nemendur geta einungis deilt gögnum með kennurum og samnemendum sínum.

• Google Workspace for Education Plus á ekki gögn nemandans og teljast gögnin alfarið eign nemandans. Nemandi og viðkomandi grunnskóli hafa fullt forráð yfir gögnunum. Ef nemandi hættir í skólanum verður aðganginum og tilheyrandi gögnum sjálfkrafa eytt samkvæmt skilmálum um notkun spjaldtölva í grunnskólum Kópavogs.

• Google Workspace for Education Plus er án allra auglýsinga. Það liggur fyrir að gögn nemenda eru ekki notuð í öðrum tilgangi en skólastarfi - hvorki til markaðssetningar né endursölu til þriðja aðila.

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Almennar persónuupplýsingar

Upplýsingar um nafn, kennitölu, útskriftarár og heiti grunnskóla eru notaðar til að stofna aðgang inn í Google umhverfið. Aðeins er unnið með aðrar upplýsingar ef þær berast inn í kerfið með notkun nemenda á kerfinu við verkefnavinnu. Leyfilegt er að setja inn leiðsögn/endurgjöf (e. feedback), leiðbeiningar og/eða leiðréttingar fyrir verkefnaskil. Ekki er leyfilegt að setja inn lokaeinkunnir nemenda s.s. lokamat og/eða samantektarlista en heimilt er að setja inn upplýsingar um hvort nemandi hafi náð hæfniviðmiðum. Kennarar skulu gæta þess að vista eingöngu gögn er varða verkefnavinnu nemenda.

Viðkvæmar persónuupplýsingar

Ekki er unnið með viðkvæmar persónuupplýsingar í kerfinu og er öllum notendum leiðbeint um að setja slíkt ekki inn í kerfið. Kennarar yfirfara þær upplýsingar sem þeim berast í verkefnaskilum og leiðbeina nemendum að eyða þeim ef um viðkvæm gögn gæti verið að ræða.

Þau námsforrit sem notuð eru í Google skólaumhverfinu eru:

• Google Drive - Drif - Gagnageymsla

• Google Docs - Skjöl - Ritvinnsla

• Google Sheets - Töflureiknar - Töflureiknir

• Google Slides - Skyggnur - Glærur og kynningar

• Google Forms - Eyðublöð – Kannanir

• Google Mail – Tölvupóstur

• Google Sites - Svæði - Vefsíður

• Google Calendar - Dagatal

• Google Chat - Spjall - Samtalsgluggi (aðeins innan kerfis) Forritið er lokað þar til kennari hefur lokið við að kenna nemendum að nota samtalsglugga á uppbyggjandi hátt í námslegum tilgangi.

• Google Contacts - Tengiliðir – Tengiliðaskrá

• Google Meet – Myndsímtöl (aðeins kennarar geta stofnað til myndsímtala)

• Google Keep – Glósur og minnismiðar

• Google Jamboard – Gagnvirkt borð - gagnvirk tafla 

• Google Classroom – Námsumsjón

• Google Chrome - Vefvafri

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram á grundvelli veittra upplýsinga. Þegar nýjar uppfærslur á hugbúnaði eiga sér stað fara verkefnastjóri UT á Menntasviði og tæknistjóri spjaldtölva á UT deild yfir breytingarnar og áhættugreina. Ef talið er að um meiriháttar breytingu er að ræða leita þeir ráðgjafar um viðbrögð við áhættum og áframhald notkunar forritsins.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

UT deild setur upp aðganga fyrir nemendur út frá upplýsingum úr notendagrunni Kópavogsbæjar sem tengdur hefur verið við nemendaskráningakerfið Infomentor. Allar aðrar upplýsingar eru þær sem nemendur setja sjálfir inn í kerfið, t.d. með verkefnavinnu og annarri notkun á kerfinu.

Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?

Nemendur hafa aðgang inn í kerfið þar til grunnskólagöngu í Kópavogi lýkur. Verkefni nemenda eru varðveitt fram til loka skólaárs/annar. Í lok hvers skólaárs fær nemandi/forsjáraðili leiðbeiningar um grisjun gagna og vistun þeirra utan Google nemendakerfisins. Sérstaklega er horft til þess að grisja gögn í lok skólaárs í 4. og 7. Bekk. Þegar nemandi lýkur skólagöngu í Kópavogi er aðganginum og gögnum eytt í Google og notandaaðgangi lokað í AD einum mánuði eftir brottflutning eða útskrift.

Hvað verður um gögnin?

 Nemendur og kennarar eiga sín gögn sem eru vistuð í skólaumhverfinu. Við útskrift úr grunnskóla er persónulegum skólaaðgangi nemanda að gögnum lokað og öllum gögnum þar inni eytt. Nemendur bera ábyrgð á að bjarga gögnum sínum áður en þeir skila spjaldtölvunni. Mælt er með því að það sé gert tímanlega.

Notandi fær mánuð til að afrita gögnin sín ef hann vill t.d. á venjulegt Gmail eða Outlook. 

Hægt er að færa eignarrétt á gögnum yfir á t.d. UT deildarstjóra með því að velja “Transfer ownership of this user's data to another user”. Ef ekki þarf að geyma gögnin er “Don't transfer data” valið og svo Delete user. Reikningur notandans verður þá “Suspended” í 20 daga og svo eyðist hann sjálfkrafa.

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinganna?

Kópavogsbær gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þar á meðal aðgangsstýringum og öðrum öryggisráðstöfunum. Öll gögn eru unnin og vistuð innan Evrópska efnahagssvæðisins. Allt það starfsfólk sem kemur að vinnslu persónuupplýsinga nemenda er bundið þagnarskyldu. 

Í kerfinu er unnið út frá meginreglum um innbyggða og sjálfgefna persónuvernd. Þannig er læsing gagna sjálfgefin með þeim hætti að aðeins höfundur/eigandi hefur aðgang að þeim og þarf hann að framkvæma sérstaka aðgerð til að deila þeim. 

YouTube og aðrar viðbótarlausnir eru ekki hluti af kjarnaforritum Google Workspace for Education Plus og er kerfið stillt þannig að nemendur geta ekki verið innskráðir á þeim vettvangi. Lokað er fyrir vefkökur (e. cookies) í Google Maps, Google Earth, Google Translate og YouTube sem þýðir að nemendur geta notað hugbúnaðinn en eru ekki innskráðir og geta ekki skrifað athugasemdir. Nemendur geta ekki boðið notendum utan kerfis Kópavogsbæjar aðild að samnýttum drifum.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila

Persónuupplýsingar nemenda sem eru settar inn í Google Workspace for Education Plus kerfið eru til að stofna aðgang fyrir nemendur og þannig veita þeim aðgang að framangreindum kennslulausnum. Persónuupplýsingunum er ekki miðlað til annarra (þriðju aðila) eða út úr því kerfi.

Gögn sem verða til í Google skólaumhverfi Kópavogsbæjar eru vistuð með öruggum hætti innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Vinnsla persónuupplýsinga kann að eiga sér stað utan EES. Sem dæmi má nefna í þeim tilvikum sem Google sinnir tæknilegri þjónustu og eða viðhaldsþjónustu við lausnina. Kópavogsbær hefur gert vinnslusamning við Google um notkun Google Workspace for Education. Flutningur gagna byggir á stöðluðum samningsskilmálum og er öryggi upplýsinga gætt meðal annars með ýmsum öryggisráðstöfunum þar á meðal dulkóðun.

Kópavogsbær mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum foreldra, forsjáraðila, aðstandenda eða barna til annarra aðila nema bænum sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun bærinn ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og án þess að upplýsa notendur um slíkt.

Andmæli við vinnslu upplýsinga

Vilji foreldri/forsjáraðili eða nemandi andmæla vinnslu persónuupplýsinga við notkun Google skólaumhverfisins er hægt að koma þeim andmælum áleiðis til skólastjóra grunnskólans.

Foreldrar/forsjáraðilar og nemendur kunna að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Kópavogsbær vinnur með í tengslum við notkun á kerfinu. Þá kann að vera réttur til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að fá upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi. Nánari upplýsingar um þessi réttindi má finna í Persónuverndarstefnu Kópavogsbæjar sem aðgengileg er á vef bæjarins.

Réttindi þín

Sérstök athygli er vakin á því að komi fram vangaveltur um vinnslu upplýsinga eða persónuvernd er hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Kópavogsbæjar (personuvernd@kopavogur.is) 

Ítarefni:

Persónuvernd og stafrænt skólastarf

Persónuverndarsamþykkt Kópavogsbæjar

Viðmið um myndbirtingar á heimasíðum grunn- og leikskóla

Myndatökur og myndbirtingar í grunnskólum Kópavogs - drög

Persónuvernd og Google

GDPR og Google

Spurt og svarað á vef Persónuverndar

Leiðbeiningar um fjarkennslu í skólum af vef Persónuverndar

Spurðu áður en þú sendir - Persónuvernd fyrir 8-12 ára

Snjallheimar - vefur grunnskóladeildar um upplýsingatækni í skólastarfi

Námsefnisvefur um stafræna borgaravitund. Bráðabirgðavefur fyrir Vitundin.is