Embedded Files
2. Surat Rasmi
Surat-menyurat merupakan salah satu saluran penting yang digunakan dalam perhubungan. Sesuatu perhubungan dibuat dengan sebab dan tujuan tertentu. Bagi mencapai tujuan yang diharapkan, perlu mempunyai persediaan yang lengkap, susunan yang kemas, bahasa yang baik dan menarik, kandungan surat yang ringkas, tepat lagi jitu serta mengarah kepada perkara yang dikehendaki.
2.1 Definisi surat rasmi
Menurut Samsudin Wahab (2005), surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditujukan kepada individu ataupun organisasi. Surat rasmi biasanya ditulis kepada individu yang berada di luar organisasi. Menurut Hasnah Mohd. Saleh, Normah Mohamad dan Isnariah Idris (2014) pula surat rasmi merupakan surat yang ditulis untuk urusan rasmi seperti permohonan, pemberitahuan, notis dan lain-lain. Bersifat formal atau rasmi dan tidak menyentuh perkara peribadi serta melibatkan urusan dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan, syarikat swasta, perniagaan dan sebagainya. Penulis dan penerima surat terdiri daripada orang perseorangan atas nama sesuatu jabatan, institusi dan syarikat.
Khairuddin Mohamad (2018) berkata surat rasmi merupakan salah satu saluran penting yang digunakan dalam perhubungan atas sebab dan tujuan tertentu. Bagi mencapai tujuan yang diharapkan, kandungan surat perlulah mempunyai persediaan yang lengkap, susunan yang kemas, bahasa yang baik dan menarik, isi yang ringkas dan tepat serta mengarah kepada perkara dan tujuan yang dikehendaki.
Manakala Khairuddin Mohamad, Maridah Alias dan Faiziah Hj. Shamsudin (2012) merumuskan surat kiriman rasmi sebagai surat yang ditulis dalam urusan rasmi, boleh ditulis atas nama peribadi, pejabat atau syarikat, mesti bersifat formal dan tidak boleh ditulis atas perkara-perkara peribadi atau bersifat personal.
2.02 Jenis Surat Rasmi
Surat rasmi boleh dibahagikan kepada sepuluh jenis berdasarkan tujuan surat tersebut ditulis dan dihantar kepada kumpulan sasarannya.
2.2.1 Surat Jemputan
Surat jemputan merupakan surat yang digunakan untuk menjemput, mengundang atau mengajak orang perseorangan, tetamu dan tetamu kehormat ke sesuatu majlis sama ada rasmi atau sebaliknya. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa memujuk dan bersama-sama surat jemputan perlu disertakan dengan maklumat tarikh, masa, tempat dan tetamu kehormat. Turut dilampirkan adalah atur cara dan peta ke lokasi majlis berkenaan. Contohnya, surat jemputan Pengarah IPG Kampus Ilmu Khas kepada YAB Menteri Pendidikan Malaysia sebagai tetamu kehormat dan perasmi Pelancaran Buku Pedagogi Sukar anjuran bersama Institut Pendidikan Guru Malaysia, Majlis Pensyarah Cemerlang Malaysia dan IPG Kampus Ilmu Khas. Dalam surat jemputan tersebut, YAB Menteri selaku VVIP akan dijemput untuk menyampaikan ucapan seterusnya menutup rasmi majlis berkenaan. YAB Menteri juga akan menyampaikan hadiah kepada semua peserta yang berjaya.
2.2.2 Surat Pelantikan
Surat pelantikan merupakan surat yang memaklumkan tentang pemilihan dan pemberitahuan tentang status seseorang yang dipilih ke jawatan lain kerana kenaikan gred, pangkat dan sebagainya. Surat jenis ini banyak digunakan oleh pihak Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan agensi seumpamanya untuk memaklumkan tentang beberapa pelantikan pegawai ke jawatan baru di peringkat kebangsaan, negeri, daerah, sekolah, pejabat kerajaan dan sebagainya. Surat jenis ini bersifat sehala kerana tidak memerlukan penerima surat untuk membalasnya. Dalam surat berkenaan terkandung ucapan tahniah, nama jawatan baru, gred, lokasi penempatan, gred dan lain-lain. Contohnya, surat pelantikan guru inovasi sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) Siswazah DG41 oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan Malaysia.
2.2.3 Surat Aduan
Surat aduan adalah surat yang digunakan untuk memaklumkan kepada pihak tertentu tentang wujudnya ketidakadilan sosial terhadap perkhidmatan salah sebuah agensi kerajaan seperti jenayah rasuah, salah guna kuasa dan sebagainya. Surat ini juga banyak digunakan
oleh orang ramai untuk memaklumkan tentang kecacatan atau kekurangan produk kepada pihak syarikat terlibat. Contohnya, surat aduan kepada pihak Poslaju tentang barangan yang dipesan didapati lewat sampai semasa menggunakan perkhidmatan agensi berkenaan.
2.2.4 Surat Bantahan
Surat bantahan adalah salah satu keluarga dalam surat rasmi yang digunakan untuk melahirkan rasa tidak setuju tentang sesuatu perkara atau perlantikan orang lain yang dipercayai ada terlibat dengan kes salah laku dan sebagainya. Penggunaan bahasanya tegas, ringkas dan terkandung maklumat kes untuk rujukan awal. Contohnya, surat bantahan penduduk terhadap pembinaan bonggol jalan yang terlalu banyak di depan bangunan Majlis Perbandaran Ampang Jaya, Selangor.
2.2.5 Surat Rayuan
Surat jenis ini menggunakan bahasa yang memujuk supaya permohonan untuk mendapatkan sesuatu diterima. Walaupun begitu bahasanya namun penulisan keseluruhan surat masih tertakluk kepada penggunaan format surat rasmi dan tidak meleret isi kandungannya. Contohnya, surat rayuan seorang guru wanita yang mohon bertukar sekolah kerana mengikut suami setelah berkahwin.
2.2.6 Surat Pekeliling
Surat pekeliling merupakan satu “Warta Kerajaan” yang dikeluarkan oleh kementerian-kementerian yang diedarkan dari semasa ke semasa. Surat seperti ini fungsinya lebih kepada satu arahan dan garis panduan dalam melaksanakan sesuatu tugasan dalam perkhidmatan serta menjadi punca kuasa yang perlu dipatuhi oleh setiap individu bergelar penjawat awam.
Surat pekeliling dikeluarkan berlandaskan empat tujuan utama iaitu: (i) Satu peringatan dan tindakan awal atau langkah keselamatan; (ii) Langkah kawalan dan pencegahan untuk tujuan penjimatan dan salah guna; (iii) Satu arahan dan garis panduan dalam melaksanakan tugasan dan perkhidmatan, dan (iv) Sebagai peraturan dan perlindungan semasa bertugas. Contohnya, Surat Pekeliling Ikhtisas Kementerian Pendidikan Malaysia bilangan 5/89 tentang Nyanyian Lagu Kebangsaan.
2.2.7 Surat Permohonan
Surat permohonan ialah sejenis surat yang terkandung di dalamnya hajat, niat atau hasrat tentang permintaan mengenai sesuatu perkara kepada pihak yang berkuasa, individu
berpengaruh, badan-badan kebajikan, organisasi, syarikat atau institusi kewangan dan sebagainya. Sebelum menulis beberapa perkara perlu diberikan penekanan seperti maklumat pemohon dan tujuan permohonan dikemukakan. Ini penting untuk tujuan semakan dan pertimbangan oleh jawatankuasa yang dilantik oleh syarikat mempertimbangkan memudahkan pemohon seperti maklumat pemohon dan tujuan permohonan berkenaan.
Surat permohonan perlu ditulis dengan ringkas, tepat dan mudah difahami. Untuk memudahkan pihak yang menerima surat untuk memberikan persetujuan dan menjawab surat berkenaan, maklumat tentang tarikh akhir dan nombor telefon perlu disertakan di dalam surat tersebut. Contohnya, surat permohonan bantuan persekolahan, surat mohon kebenaran cuti belajar, surat permohonan untuk berkolaboratif, surat permohonan biasiswa dan bantuan kewangan, surat permohonn tajaan hamper atau sponser kain rentang dan sebagainya.
2.2.8 Surat Perjanjian
Surat jenis ini merupakan surat yang menyatakan persetujuan secara bertulis melibatkan dua pihak tentang keperluan mereka mematuhi perkara yang telah dipersetujui bersama-sama. Ada dua jenis surat perjanjian yang boleh kita temui pertama, surat perjanjian yang perlu ditandatangani di hadapan saksi seperti pesuruhjaya sumpah, majestret dan sebagainya manakala yang satu lagi tidak perlu berbuat demikian. Antara tujuan surat perjanjian dibuat adalah;
mewujudan keyakinan tinggi kepada individu terlibat;
mengetahui dengan jelas had sempadan terhadap barangan dan perkhidmatan dan
mengetahui tempoh gangguan bekalan akibat kerosakkan penghantaran.
2.2.9 Surat Pemberitahuan
Surat rasmi jenis ini lazimnya dikeluarkan oleh syarikat-syarikat utiliti yang ada kaitan dengan kemudahan awam. Tujuannya untuk menyampaikan pengumuman tentang perubahan laluan bas dan teks awam sempena Sambutan Thaipusam atau ingin memaklumkan tentang gangguan bekalan elektrik, air dan telefon kerana kejadian banjir dan sebagainya. Contohnya surat pemberitahuan tentang catuan air oleh Syarikat Air Selangor (SYABAS) supaya orang ramai bersedia dari awal atau TNB tentang gangguan bekalan elektrik di kawasan berkenaan. Juga langkah Majlis Perbandaran Ampang Jaya yang menutup sementara beberapa jalan utama di Batu Caves kerana sambutan Thaipusam.
2.2.10 Surat Makluman
Surat makluman bermaksud surat rasmi yang ditulis kepada sesiapa sahaja dengan tujuan untuk memaklumkan apa juga perkara, cerita, isu, masalah yang sedang, akan dan telah berlaku. Dalam konteks sekolah, guru sering berhadapan dengan murid tidak hadir ke sekolah kerana sakit dan sebagainya. Contohnya surat makluman tidak hadir ke sekolah
kerana demam, tidak hadir mesyuarat kerana berada di luar negara, tidak hadir bertugas, makluman kepada pihak polis tentang aktiviti pekhemahan oleh ahli pengakap SMK Jalan Reko, Kajang Selangor. Format menulis surat masih tertakluk kepada surat rasmi dan perlu disertakan dengan lampiran seperti sijil sakit (MC), fotostat tiket kapal terbang, senarai nama murid-murid yang terlibat dengan perkhemahan pengakap dan sebagainya.
Ada beberapa jenis lagi surat rasmi yang kurang popular tetapi masih digunakan dalam urusan rasmi di agensi kerajaan. Antaranya surat penghargaan, surat iringan, surat tunjuk sebab, surat tawaran dan sebagainya. Walau bagaimanapun penulisan surat-surat ini masih tertakluk kepada format penulisan surat rasmi yang perlu dipatuhi. Perlu diingat oleh pelajar, apa juga jenis surat rasmi tetap menggunakan format surat rasmi yang sama. Cuma yang membezakannya adalah pada bahagian isi surat iaitu pernyataan tujuan dan maklumat yang perlu disertakan dalam surat berkenaan. Jadilah penulis surat rasmi yang betul kerana kesilapan format boleh menyebabkan maruah dan imej organisasi akan tercemar.
2.3 Format Surat Rasmi
Menulis surat rasmi merupakan satu proses yang mempunyai format yang bersistematik dan memerlukan pengguna mematuhinya. Justeru itu di bawah ini diterangkan secara terperinci format berkenaan beserta huraian untuk rujukan anda menulis surat rasmi dengan betul dan terbaik. Ini perlu supaya anda bukannya salah seorang staf yang menyumbang kepada kejatuhan imej organisasi anda sendiri akibat menulis surat rasmi yang salah pada setiap masa.
2.3.1 Nama dan Alamat Pengirim
Pastikan nama dan alamat pengirim ditulis dengan betul tanpa sebarang kesalahan ejaan. Nama dan alamat mestilah ditulis di sudut atas sebelah kiri surat. Setiap perkataan mestilah dimulakan dengan huruf besar pada setiap permulaan. Walau bagaimanapun, bagi kebanyakan syarikat dan agensi kerajaan penggunaan kepala surat (letter head) secara bercetak yang mengandungi logo syarikat/agensi, alamat lengkap dan kemudahan komunikasi seperti nombor telefon, faks, e-mel dan URL laman web boleh digunakan dan memudahkan tugas, malah boleh mengelakkan daripada membuat kesilapan yang berulang. Berikut merupakan contoh susun letak logo sekolah dan lambang kerajaan Malaysia yang betul pada bahagian atas kepala surat.
Rajah 2.2 Contoh kepala surat ketua jabatan / agensi
Berdasarkan rajah di atas didapati ada tiga cara menulis kepala surat oleh organisasi di bawah Kerajaan Malaysia. Pertama, penggunaan kepala surat Ketua Jabatan atau Ketua Agensi Persekutuan Malaysia seperti Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha dibenarkan untuk menggunakan kepala surat sendiri atas nama jawatan masing-masing. Kedua, semua surat yang hendak dihantar ke luar negara perlulah ditulis dengan frasa berbahasa Inggeris di bawahnya sebagai rujukan pihak berkuasa mel di negara berkenaan. Dengan perkataan lain ditulis secara dwibahasa. Manakala jenis ketiga surat-surat untuk edaran dalam negara yang dikenali kepala surat umum yang menggunakan Bahasa Melayu sepenuhnya. Untuk kepala surat atas urusan kerajaan negeri ada tiga cara menulis kepala surat yang lazim kita jumpa seperti berikut;
Contoh 1 menunjukkan kepala surat yang digunakan oleh Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor yang mengandungi dua lambang iaitu kiri dan kanan kepala surat berkenaan. Lambang sebelah kiri merupakan jata negeri Johor manakala logo sebelah kanan adalah logo muafakat Johor. Logo muafakat Johor merupakan inisiatif kerajaan Johor untuk tingkatkan persefahaman rakyat negeri berkenaan. Justeru penggunaannya tidaklah diwajibkan dalam kepala surat rasmi.
Contoh 2 dan contoh 3 pula menunjukkan kepala surat yang menggunakan jata Negeri Sembilan. Jika dibuat perbandingan antara contoh 2 dan 3 didapati contoh 3 mengandungi dua logo iaitu jata Negeri Sembilan pada sebelah kiri dan logo Perbadanan Kemajuan Negeri, Negeri Sembilan (PKNNS) di sebelah kanan kerana PKNNS anak syarikat kerajaan Negeri Sembilan. Contoh 3 sesuai diaplikasi dalam penulisan mana-mana surat rasmi oleh agensi-agensi kerajaan negeri pada kepala surat rasmi.
Bagi surat yang ditulis oleh orang perseorangan atas urusan rasmi, nama penuh berserta alamat lengkap hendaklah ditulis pada ruangan atas surat rasmi anda. Penggunaan logo persendirian, gambar foto penulis surat dan sebagainya tidak perlu disertakan. Lihat contoh di bawah ini:-
Rajah 2.4 Contoh kepala surat rasmi persendirian
Satu lagi perkara penting yang perlu pelajar ketahui adalah cara membina kepala surat rasmi untuk agensi-agensi kategori badan berkanun, pasukan keselamatan dan pihak berkuasa tempatan. Pada bahagian kepala surat, ketiga-tiga agensi ini tidak perlu meletakkan bersama-samanya jata Malaysia dan jata negeri-negeri. Sebaliknya penggunaan lambang bagi ketiga-tiga agensi berkenaan sudah mencukupi dan mantap.
Rajah 2.5 Contoh kepala surat oleh badan berkanun, keselamatan dan pihak berkuasa tempatan
Contoh 1 di atas menunjukkan kepala surat untuk Institut Sukan Negara (ISN), contoh 2 kepala surat untuk PDRM dan contoh 3 kepala surat untuk Majlis Perbandaran Kajang (MPKJ).
Ada beberapa buah sekolah dan institusi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia yang dikenalpasti telah melakukan kesilapan pada bahagian kepala surat agensi mereka. Mengikut peraturan terkini oleh Kementerian Pendidikan Malaysia rekabentuk kepala surat terkini bagi sekolah-sekolah di bawah kementerian ini adalah seperti berikut:
Rajah 2.6 Tiga contoh kepala surat rasmi yang betul untuk sekolah
Manakala reka bentuk pada Jabatan Pendidikan Negeri dan Unit di KPM, JPN dan PPD seperti ketetapan di bawah ini :
Untuk makluman pelajar, kepala surat yang ditujukkan di atas ini merupakan perkara yang penting dalam penulisan surat rasmi. Kewujudannya pada bahagian paling atas surat bermakna bahagian ini amat penting dan maruah kepada organisasi berkenaan. Mulia daripada pandangan masyarakat. Justeru itu, elakkan daripada menggunakan kepala surat yang mengandungi maklumat salah, lama dan tidak kemaskini. Alasan yang diberikan pihak pengurusan adalah untuk elak pembaziran kerana stok kepala surat yang lama masih banyak tidak wajar diterima.
Kepala surat boleh dibuat sendiri dan tidak perlu dihantar cetak dengan jumlah yang banyak. Dibimbangi akan berlaku perubahan demi perubahan yang kelak akan mengakibatkan pembaziran. Walaupun perubahan reka bentuk kepala surat itu boleh berlaku sepanjang tahun namun sebagai kakitangan kerajaan kita akur dan bersedia untuk melakukannya. Ada empat perkara penting yang perlu ada dalam reka letak kepala surat ialah jata Malaysia, alamat surat menyurat, nombor telefon dll. dan garisan melintang kiri ke kanan.
2.3.2 Nombor Telefon dan Maklumat Telekomunikasi
Biasanya maklumat telekomunikasi telah sedia tercatat bersama-sama nama dan alamat pada bahagian kepala surat jabatan seperti nombor telefon pejabat, faks dan website. Jika surat rasmi atas urusan peribadi bolehlah taipkan sahaja maklumat tentang nombor telefon bimbit pengirim yang boleh dihubungi.
2.3.3 Garisan Panjang Melintang
“Garisan panjang melintang” merupakan satu garisan lurus dan panjang yang dibuat selepas alamat pengirim dan terhampar dari kiri ke kanan surat. Anda boleh menjarakkan garisan tersebut dengan satu kali enter. Pastikan garisan anda itu tidak terputus-putus tetapi satu garisan yang panjang. Ada tiga tujuan garisan ini dibuat pada bahagian kepala surat iaitu:
a. Untuk memisahkan antara alamat pengirim dengan penerima bagi menggelakkan berlakunya kekeliruan.
b. Fungsi kedua untuk membezakan bahagian yang bercetak secara kekal dalam surat berkenaan dengan bahagian baharu yang kita tulis terutama bahagian maklumat penerima dan isu surat.
c. Mewujudkan keseragaman susun letak logo dan alamat untuk semua surat rasmi yang keluar sebagai identiti kepada organisasi berkenaan.
2.3.4 Nama Dan Alamat Penerima
Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis di sebelah kiri di bawah garis melintang. Perlu diingat bahawa nama dan alamat ini perlu ditulis dengan lengkap. Pastikan juga kedua-dua maklumat ini ditulis selepas nombor rujukan dan tarikh surat yang sedia tertulis pada sebelah kanan surat. Jarak garisan melintang dengan nama dan alamat penerima ini ialah dengan menekan sekali enter sahaja jika anda menulis menggunakan kemudahan komputer.
2.3.5 Tarikh
Tarikh surat hendaklah ditulis di sebelah kanan surat selepas nombor rujukan di bawah garisan melintang. Perkataan bulan hendaklah ditulis menggunakan huruf kecil sepenuhnya sama ada menggunakan ringkasan seperti “Jan.” atau ejaan lengkap, iaitu “Januari”. Contohnya “Tarikh: 25 Januari 2022 atau 25 Jan. 2022”. Tarikh mengikut kalendar Islam boleh digunakan secara bersama-sama iaitu atas dan bawah, jika penggunaannya telah menjadi amalan budaya masyarakat.
2.3.6 Nombor Rujukan Surat
Nombor rujukan surat merupakan bilangan turutan surat yang diterima atau dihantar berdasarkan fail tertentu yang ada dalam sesebuah organisasi. Nombor rujukan ditulis selari dengan tarikh, iaitu di sebelah kanan atas surat selepas garisan panjang. Ada dua jenis nombor rujukan surat, iaitu “Ruj. Kami” dan “Ruj. Tuan”. Jika surat yang anda tulis itu merupakan surat balasan maka “Ruj. Tuan” digunakan untuk merakam semula nombor surat yang diterima. Manakala surat bukan balasan hanya menggunakan “Ruj. Kami”. Tujuannya supaya penerima senang mencari surat asal yang dihantar bagi membuat rujukan jika perlu. “Ruj. Tuan” juga boleh ditulis dalam bentuk ayat pada perenggan pertama surat, iaitu di bawah tajuk surat.
Contohnya, “Surat tuan bilangan (06) dalam MPIK 144/2/3 Jld. 4 (15) bertarikh 26 Disember 2021 adalah dirujuk”.
2.3.7 Melalui
Surat rasmi yang ditulis secara individu, perlulah ditulis “Melalui” yang akan disokong oleh guru besar atau pengetua tempat anda bertugas sebelum dihantar kepada Jabatan Pendidikan Negeri dan lain-lain pihak-pihak yang berkaitan. Tujuannya supaya guru besar dan pengetua mengetahui hal anak buahnya dan satu cara untuk mengawal pinjaman kerajaan supaya tidak berleluasa. Contohnya, surat iringan pinjaman kerajaan, surat mohon pindah, surat tunjuk sebab dan sebagainya. Satu lagi surat yang biasa menggunakan “melalui” adalah surat arahan berpindah, surat menghadiri kursus, surat kelulusan naik pangkat dan sebagainya yang datang daripada Jabatan Pendidikan Negeri kepada guru- guru atau Rektor IPGM kepada para pensyarah di IPG Kampus. Tujuannya supaya arahan menghadiri kursus, berpindah dan sebagainya dipatuhi dan dalam pengetahuan guru besar, pengetua dan pengarah masing-masing. Contohnya:
Rajah 2.8 Contoh ulasan pengetua pada ruangan “Melalui”
2.3.8 Panggilan Hormat Penerima
Ditulis di bawah alamat penerima dengan jarak satu enter jika menggunakan komputer. Pastikan anda menulis gelaran yang betul mengikut status penerima, seperti Tan Sri, Datuk Seri Utama, Datuk, Datin dan sebagainya. Kesilapan menulis panggilan hormat pada surat boleh menyebabkan penerima berkecil hati. Contoh seperti “YAB Datuk Seri Hj. Zainalarifin bin Yusof” atau “YB Datuk”. Jika penerima surat berkenaan tidak memiliki sebarang gelaran kurniaan negara atau negeri memadai hanya ditulis “Tuan” sahaja. Tetapi jika anda benar-benar pasti penerima surat adalah perempuan, maka panggilan “Puan” boleh digunakan untuk menggantikan tuan tadi.
2.3.9 Perkara Atau Tajuk Surat
Ditulis selepas panggilan kehormat dengan langkau satu baris atau satu enter jika menggunakan komputer. Menggunakan semua huruf besar, kemudian dihitamkan dan tidak perlu digaris, atau cara kedua iaitu mereka yang masih mesin taip manual atau elektrik boleh menggunakan huruf kecil yang digaris di bawahnya. Jumlah perkataan tidak terlalu panjang memadai sekadar menyebutkan tajuk surat dan boleh difahami maksudnya iaitu antara 10 hingga 12 patah perkataan.
Ingat, nama khas dikategorikan sebagai menyamai satu perkataan sahaja walaupun panjang. Tiada titik atau nokhtah pada hujung ayat yang dikhususkan untuk tajuk surat berkenaan. Manakala pada awal tajuk “Per:” juga ditiadakan.
Bagaimana caranya jika anda terpaksa menulis tajuk yang panjang? Ya, ada caranya iaitu dengan meletakkan tajuk berkenaan dalam dua baris dan digaris di bawahnya hingga ke tepi kanan (Lihat cara ketiga di bawah ini):
2.3.10 Perenggan pembukaan surat rasmi
“Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...” atau “Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas bahawa...” sering digunakan untuk memulakan surat rasmi dan ditulis pada perenggan pertama tanpa meletakkan nombor. Penggunaannya digunakan bersama-sama dengan tujuan atau sebab anda menulis surat kepada penerima berkenaan. Contohnya, “Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa, Jabatan Pengajian Melayu, Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK) berhasrat untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Dewan Bahasa dan Pustaka Kuala Lumpur seperti ketetapan berikut:”. Permulaan ayat bagi perenggan pembukaan surat perlu ditulis dari bahagian kiri tepi surat berkenaan. Lazim ayat-ayat dalam bahagian pembukaan akan menjadi daya tarik pembaca untuk terus membaca dan mengambil perhatian dengan sewajarkan. Penggunaan “sukacita” atau “dukacita” pada ayat pertama perlukan penulis berhati-hati kerana dibimbangi tersalah penggunaannya yang boleh mengundang kekecewaan, kehampaan, kekesalan orang yang menjadi penerima surat tersebut.
2.3.11 Perenggan Isi Kandungan
Perenggan kedua dan seterusnya perlu ditandakan dengan nombor. Dalam perenggan ini, anda boleh memulakan ayat dengan menyatakan tujuan surat dihantar, nama program berkaitan, sasaran, objektif penganjuran, atur cara dan sebagainya. Walau bagaimanapun, maklumat yang hendak ditulis perlu dihadkan isinya, ringkas dan padat. Maklumat lain perlu dinyatakan dalam bentuk lampiran sahaja. Sebaik-baik penulisan surat rasmi hendaklah mengandungi satu perenggan pembukaan, tiga perenggang isi yang pelbagai dan satu perenggan penutup.
2.3.12 Pegawai Bertanggungjawab
Keperluan untuk meletakkan nama seorang pegawai yang bertanggung jawab pada perenggan akhir surat kini dianggap satu keperluan. Hal ini kerana penanda tangan seperti guru besar, pengetua, pengarah dan sebagainya besar kemungkinan tidak dapat mengingat semua surat keluar yang ditandatanganinya. Justeru itu amalan meletakkan nama pengawai berserta nombor untuk dihubungi boleh mengelakkan keadaan seperti ini berlaku di samping mempercepatkan tindakan atau proses surat berkenaan.
Contohnya, “Sebarang pertanyaan lanjut mohon hubungi Dr. Aliza bin Adnan (Ketua Jabatan Jaringan Korporat dan Komunikasi) di talian 011-2456 4252 atau 03-9131 8160 sambungan 32 pada waktu pejabat.” Tujuannya supaya penerima surat tidak terus menelefon atau menghubungi pegawai yang menandatangani surat kerana ada kemungkinan mereka kekurangan maklumat atau terlupa butiran yang diperlukan dan nama perlu di bold supaya penerima mudah untuk menghubungi. Cara ini amat memudahkan jika anda dapat melaksanakannya dalam surat rasmi.
2.3.13 Lampiran
Lampiran penting kepada surat rasmi. Lampiran adalah merujuk kepada helaian kertas tambahan yang disertakan bersama-sama surat seperti jadual latihan, atur cara majlis penutupan rasmi, kertas kerja projek, panduan menghadiri kursus, senarai nama jawatankuasa dan sebagainya. Caranya mudah di mana anda perlu menamakan lampiran berkenaan Lampiran 1, Lampiran 2 dan seterusnya. Pada perenggan akhir sebelum menamatkan surat berkenaan, anda perlu letakkan tanda ( ... ) pada sebelah kiri luar perenggan akhir itu. Simbol ini menandakan adanya lampiran yang disertakan bersama-sama surat berkenaan. Jumlah titik mengambarkan bilangan halaman yang disertakan sebagai lampiran.
Rajah 2.9 Tandatangan disebelah kiri lebih baik berbanding tandatangan sebelah kanan
2.3.18 Nama Penuh Dan Jawatan Pengirim Surat
Nama penulis dan jawatan hendaklah ditulis pada bahagian bawah kiri. Perhatikan tiada penggunaan tanda baca koma pada penghujung setiap baris (Lihat Rajah 2.10). Justeru itu anda diminta berhati-hati semasa menulis surat rasmi ini. Pastikan nama penuh ditulis dengan huruf besar dan dihitamkan. Jika pengirim ialah pemegang gelaran kurniaan negara, akademik, agama dan sebagainya, sila nyatakan dalam kurungan bersama-sama nama penuh. Contohnya, Tan Sri Prof. Dr. Hj. Harun bin Dato’ Mohd. Zaidi. Meletakkan gelaran pangkat pada nama pengirim yang mempunyai gelaraan yang banyak, amat perlu sebagai satu pengiktirafan dan perhormatan, termasuklah gelaran Haji dan Hajah. Di bawah ini ditunjukkan susun letak bahagian akhir surat sebagai rujukan.
Rajah 2.10 Ruangan tandatangan pengarah dan nama jawatan
2.3.19 Salinan Kepada
Penggunaan “salinan kepada” atau s.k dalam surat rasmi bermaksud penghantaran salinan surat yang sama kepada individu dan pihak berkepentingan dan untuk disimpan dalam fail berkaitan. Tujuannya sebagai rujukan jika diperlukan atau arahan yang sama untuk individu lain yang terlibat. Cara membuatnya ialah lakukan enter 2 kali ke bawah kemudian taipkan singkatan
s.k. untuk pihak-pihak atau fail tertentu. Taipkan nama dan alamat penuh orang yang hendak diberi salinan surat tersebut. Boleh guna nombor jika penerima melebihi dua orang yang hendak diberi salinan.
2.3.20 Initial
Initial bermaksud tandatangan ringkas untuk pengarang surat, penyemak dan jurutaip menaip menggunakan huruf ringkas sebagai pengenalan diri. Ini penting untuk tujuan mengesan siapakah yang bertanggungjawab jika berlaku kesilapan untuk tujuan pembetulan. Atau yang lebih berat lagi, jika ada kes di mana adanya sebahagian frasa dalam ayat berkenaan mampu menggugat ketenteraman negara aian jurutaip yang melampau dan berpotensi menjejaskan perpaduan kaum, maka ketiga-tiga individu ini oleh dipanggil membela diri. Cara menggunakan mudah dengan nya di akhir surat hendaklah dicatat nota kaki yang berupa kod-kod tertentu yang menjelaskan penyemak surat, penderaf surat dan penulis /penaip surat.
Contohnya :KM/ji/mz Maksudnya :
KM – surat ini telah disemak oleh Dr. Khamdani Mohamad
ji – surat ini didraf atau dikarang oleh Tn. Hj. Zainalarifin Yusof
mz – surat telah ditaip oleh Aiza Razak
Jika penulis surat merupakan orang yang sama disebabkan surat berstatus sulit maka initial adalah KM/km/km iaitu KM pertama untuk peranan sebagai penyemak dan penandatangan surat, km kedua untuk tugasnya mendraf asal manakala km ketiga sebagai orang yang menaip surat berkenaan. Nama fail tidak perlu ditulis bersama-sama initial kerana pada bahagian atas surat telah ada nombor rujukan.
2.04 Contoh Surat Rasmi yang Lengkap
Berikut ditunjukkan cara menulis surat rasmi mengikut bilangan muka surat. CONTOH A – Surat rasmi yang ditulis dengan dua halaman atau lebih.
Ada beberapa perkara penting yang perlu anda ambil perhatian semasa menulis surat rasmi yang panjang iaitu menggunakan 2 helai kertas atau lebih.
Pastikan pada halaman depan surat sahaja yang menggunakan kepala surat rasmi manakala pada halaman kedua dan seterusnya perlu ditulis di atas kertas A4 biasa sahaja.
Sebaik-baiknya kepala surat dicetak atas kertas berwarna untuk mengelakkan pemalsuan.
Catatkan nombor muka surat kedua pada helaian pertama (.../2) sebagai menandakan adanya sambungan surat pada halaman tersebut.
4. Bawa perenggan akhir surat (perenggan penutup) ke halaman kedua untuk
elakkan penyalahgunaan yang bergabung dengan kepala surat yang lain.
5. Ada beberapa perkara penting yang perlu anda ambil perhatian semasa menulis surat
rasmi yang panjang iaitu menggunakan 2 helai
kertas atau lebih.
CONTOH A – Surat rasmi yang ditulis dalam satu halaman
2.5 Penggunaan Bahasa Melayu Yang Betul Dalam Surat Rasmi
Ramai dalam kalangan pelajar IPT, siswa guru di IPGK dan guru-guru novis kurang faham dan tidak mahir tentang format menulis surat rasmi dan memo. Jika adapun pengetahuan tersebut hanyalah 30% sahaja iaitu berdasarkan pengalaman mereka semasa menduduki peperiksaan SPM dahulu. Berdasarkan pemerhatian yang dijalankan penulis, didapati mereka sukar untuk memilih dan memulakan ayat yang sesuai untuk setiap bahagian pada format dalam surat rasmi dan memo yang hendak ditulis.
Sehubungan dengan itu, di bawah ini disenaraikan beberapa frasa cadangan yang anda boleh pilih untuk dimasukkan dalam surat rasmi dan memo anda supaya penulis lebih mantap dan bermutu. Ingat penggunaan frasa bahasa Melayu yang betul penting untuk setiap bahagian dalam format menulis surat rasmi dan memo untuk dijadikan panduan dan rujukan jika sesuai dan berkaitan. Penanda rujukan ini juga sesuai digunapakai untuk membuat memo berkesan.
Page updated
Report abuse