NOTA

2.0  Memo

Perkataan “memo” timbul daripada ringkasan perkataan “memorandum” yang bermaksud satu nota ringkas untuk mengingatkan sesuatu perkara kepada seseorang. Secara umumnya memo merupakan dokumen bertulis yang ditandatangani pegawai berkuasa dalam organisasi dan terkandung satu arahan ringkas dan padat yang mengandungi maksud tertentu untuk sesuatu makluman atau tindakan. Dalam konteks yang sempit, ramai dalam kalangan kita cepat berprasangka buruk terhadap rakan sekerja kita terutama setelah mereka menerima memo daripada majikan. Mereka dituduh kononnya telah menerima hukuman atau tindakan tatatertib kerana dikatakan telah melakukan kesalahan besar dalam organisasi. Sebenarnya perkara tersebut tidak benar. Fungsi memo bukan sekadar menyampaikan keputusan tentang salah laku kakitangannya semata-mata tetapi lebih daripada itu termasuk urusan harian yang mengembirakan seperti kenaikan pangkat atau naik gaji. Jika begitu, apakah itu memo?

2.0.1 Definisi Memo 

Nuraini Yusoff (1991) mentakrifkan memo sebagai satu nota untuk mengingati penerimanya kepada sesuatu perkara dan biasanya digunakan dalam sesuatu organisasi tertentu. Memo dikeluarkan oleh ketua bahagian kepada mereka yang setaraf atau kepada mereka yang berada di bawah pengurusannya. Manakala Sulaiman Masri (2005) berpendapat bahawa memo diperlukan bagi organisasi yang mempunyai beberapa jabatan, yang setiap satu mempunyai beberapa bahagian dan unit. Memo diperlukan khusus untuk keberkesanan komunikasi dalaman di peringkat organisasi sahaja dan tidak digunakan bagi menyampaikan maklumat kepada orang lain di luar organisasi.

Hal ini ditekankan dalam takrif yang diberikan oleh Hasnah Mohd. Saleh, Normah Mohamad dan Isnariah Idris (2014) yang mendefinisikan memo sebagai alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk berhubung secara rasmi. Memo dari segi bentuknya tidaklah terlalu formal dan berperanan seperti surat tetapi lebih ringkas..Parveen Sharma (2014) pula menekankan kepada enam ciri asas yang perlu ada dalam memo iaitu mempunyai maklumat yang penting dan mencukupi, penulis memo tidak wajar menganggap semua pembaca apa mesej yang hendak disampaikan, jelas dan khusus, mudah difahami, dihurai dengan mudah, dan tidak mengandungi elemen emosi. Manakala Richard N. (2019) mentakrifkan memo sebagai satu mesej atau rekod pendek yang digunakan untuk tujuan komunikasi dalaman dalam sesuatu urusan.

 

Kesimpulannya sejak zaman dahulu lagi memo banyak digunakan dalam aktiviti komunikasi bertulis. Perkembangan teknologi masa kini menyaksikan penggunaannya semakin berkurangan setelah kemunculan emel dan beberapa alat komunikasi elektronik lain. Dari segi kelebihannya pula memo masih sesuai untuk menyampaikan sesuatu mesej penting dengan tepat dan cepat kepada penerima yang ramai. Justeru, penggunaan memo dalam konteks masa kini masih lagi relevan dan popular.

2.0.2   Jenis-jenis Memo

Terdapat dua jenis memo yang popular dan digunapakai secara meluas oleh pihak pengurusan sesebuah organisasi di negara kita. Pertama memo berbentuk borang dan kedua memo berbentuk terbuka.

 

2.0.3   Memo Bentuk Borang

Memo bentuk borang berbeza dari segi bentuk dan susun letak arahan dan senarai semak yang telah tersedia. Penggunanya hanya perlu menandai mana- mana arahan yang tercatat dalam borang sebelum menurunkan tandatangan rasmi. Reka bentuknya kelihatan agak ringkas dan santai kerana menggunakan senarai semak yang telah tersedia digunakan untuk menulis mesej atau arahan.

Terdapat beberapa kelebihan jika menggunakan memo jenis ini. Pertama, semua maklumat telah sedia tercatat dalam borang berkenaan. Pihak pengurusan hanya perlu menandakan sahaja maklumat yang berkaitan pada ruang yang disediakan dengan menggunakan pen yang sesuai. Di samping itu, turut disediakan juga ruang untuk catatan tambahan jika perlu. Pengguna boleh mengisi ruang tersebut jika perlu dan menandatangani beserta tarikh di bahagian bawah memo berkenaan.

Ada dua cara memo bentuk borang ini ditadbirkan. Pertama menggunakan helaian kertas berwarna berukuran 10x15cm manakala cara kedua menggunakan (rubber stamp) yang ditempah khas di kedai. Jika menggunakan cara pertama, borang khas tadi akan diklip bersama-sama memo berkenaan sebelum diserahkan kepada penerima untuk tindakan selanjutnya.


Rajah 2.11 Memo bentuk boring secara sehelai demi sehelai

 Cara kedua lebih mudah di mana memo bentuk borang seperti rajah di atas, telah dipermudahkan penggunaannya dan kini tersedia dalam bentuk cap getah (rubber stamp). Sebelum ditandatangani oleh pengawai atau pengguna yang diberi bertanggungjawab menjaga organisasi, kerani surat atau setiausaha pejabat akan terlebih dahulu menurunkan cap memo pada mana-mana bahagian lapang surat yang dialamatkan kepada pengarah. Kaedah ini sesuai digunakan untuk semua jenis “surat masuk” yang berstatus “Melalui dan Salinan” atau “Melalui” di mana khidmat pegawai diperlukan dalam sebarang tugas rasmi di luar organisasi. Dalam situasi ini, pengarah akan tahu pergerakan staf atau pegawai di bawah tanggungjawabnya pada satu-satu masa.


Rajah 2.12 Memo bentuk borang yang diinovasikan dalam bentuk cap mudah

1. Memo Bentuk Terbuka

Konsep memo terbuka adalah hampir sama seperti surat rasmi cuma ianya lebih ringkas dan padat. Tujuannya sebagai saluran perhubungan alternatif selain surat rasmi dan digunakan antara jabatan dan unit dalam organisasi yang sama. Walau bagaimanapun dari segi reka bentuk dan cara persembahan memo jenis ini tidak ditetapkan secara total tetapi matlamatnya adalah untuk memudahkan urusan.

Dari segi fungsinya hampir sama dengan surat kiriman rasmi biasa tetapi lebih ringkas. Justeru itu ayat dan format yang digunakan dalam memo menyamai 70% dengan isi kandungan yang digunakan dalam surat kiriman rasmi. Fungsi bagi setiap memo ini bergantung kepada penggunaannya iaitu rasmi atau tidak rasmi.

Jika dipersetujui oleh pihak pengurusan organisasi terlibat, penggunaan kertas memo mengikut warna-warna tertentu boleh digunakan. Pada peringkat sekolah atau mana-mana pejabat pendidikan, penggunaan warna pada memo tidak terlalu ditekankan kerana bilangan jabatan atau unit masih kecil bilangannya. Secara keseluruhannya ada dua jenis memo bentuk terbuka yang sesuai dan popular digunakan di sekolah-sekolah dan IPG iaitu “Memo Antara Unit/Jabatan” dan “Memo Dalaman”. Walau bagaimanapun pada organisasi yang lebih besar seperti Kementerian, terdapat satu lagi memo yang dikenali sebagai “Memo Antara Bahagian” pula akan digunakan. Fungsi dan format masih sama dengan memo yang lain.

(a)  Memo Antara Unit/Jabatan

Memo antara unit dan jabatan bermaksud memo perhubungan yang digunakan antara unit dalam sesebuah organisasi.

Contoh pertama: JKR Negeri Selangor mengandungi tidak kurang sepuluh unit dan cawangan di bawah pentadbiran Jurutera JKR Negeri seperti Unit Jalan, Unit Elektrik, Unit Komunikasi Korporat, Unit Tentera dan sebagainya. Untuk memaklumkan tentang keperluan setiap unit supaya menghantar empat orang staf bagi mengikuti Latihan Kawat Kaki sempena Perayaan Ulang Tahun Kemerdekaan 2022 Peringkat Negeri Selangor. Justeru langkah bijak yang diambil oleh Jurutera JKR Negeri Selangor adalah dengan menyebarluaskan pengumuman berkenaan melalui “Memo Antara Unit/Jabatan” kepada semua ketua unit dan cawangan. Memo jenis ini perlu ditandatangani oleh Tuan Jurutera JKR sendiri atau mereka yang memangku tugas jurutera.

Contoh kedua: Umum ketahui bahawa ketua pentadbiran di Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas ialah Tuan Pengarahnya.

Terdapat 14 jabatan akademik dan enam buah unit yang bernaung di bawah pentadbiran institut ini. Justeru itu, jenis memo yang patut digunakan adalah “Memo Antara Unit/Jabatan” prosedur penggunaannya masih sama seperti contoh di atas.

         b) Memo Dalaman

Memo dalaman pula bermaksud memo perhubungan yang digunakan pada peringkat dalam jabatan atau unit iaitu Ketua Jabatan/Unit kepada pensyarah di jabatan atau unit yang ditadbirkannya. Reka bentuknya dan memilihan ayat adalah menyamai “Memo Antara Unit/Jabatan” kecuali bahagian tandatangan yang akan ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

Contoh pertama : Dalam konteks di sekolah, memo dalaman boleh digunakan oleh guru-guru yang memegang jawatan seperti Ketua Bidang dan Ketua Panatia mata pelajaran untuk tujuan membeitahu mesyuarat peringkat bidang/panatia, jamuan perpisahan, lawatan sambil belajar dan sebagainya. Memo jenis ini disediakan untuk edaran dalam kalangan guru-guru terlibat sahaja dan boleh ditandatangani oleh Ketua Bidang atau Ketua Panatia sahaja. Tetapi jika memo berkenaan melibatkan guru panatia lain maka memo antara unit/jabatan perlu digunakan dan ditandatangani pengetua atau guru besar.

Rajah di bawah ini menjelaskan lebih lanjut tentang fungsi kedua-dua memo di atas.


Rajah 2.12 Fungsi memo mengikut keperluan

 2.0.3   Ciri-ciri Memo

1. Maklumat isu secara khusus dan berfokus

Setiap memo sebaik-baiknya hanya perlu mengandungi satu isu sahaja yang ingin disampaikan. Jika terpaksa menulis untuk dua isu maka hendaklah dipisahkan menjadi perenggan yang berasingan. Ini penting supaya pembaca lebih fokus dan tidak keliru.

2. Kandungan maklumat yang hendak disampaikan perlulah jelas.

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan mendahulukan isi-isi penting dan diikuti dengan isi-isi berstatus sokongan. Pada bahagian awal memo perlu dinyatakan dengan jelas maklumat tentang “daripada” atau “kepada” dan “salinan kepada” serta “nombor rujukan fail” untuk rujukan pada masa-masa akan datang.

3. Isinya ringkas, tepat dan padat.

Penulisan memo yang paling baik adalah satu halaman sahaja. Justeru itu, isi dalam memo perlu memberikan tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh itu, bahasa yang digunakan dalam penulisannya haruslah ringkas, padat dan jelas, bernada lembut dan berdiplomasi terutama dalam maksud memberikan arahan. Selain itu tidak menimbulkan sikap negatif kepada mereka yang akan membacanya, tidak menimbulkan sebarang prasangka dan elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

 4.   Memo perlu lengkap dengan maklumat.

Walaupun memo menekankan kepada cara penulisan yang ringkas dan padat, namun tidak bermakna peraturan berbahasa yang betul perlu diabaikan sehingga maksud ayat menjadi “tergantung” dan banyak kesalahan ejaan dikenalpasti.

5.    Nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan dan sebagainya perlu ada.

Lengkapkan juga maklumat tentang nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan dan sebagainya untuk tujuan rekod.

 6.  Pengaplikasian ciri surat rasmi dalam penulisan memo dibenarkan.

Walaupun dari segi kaedah penulisannya tidak terikat secara langsung dengan sebarang bentuk yang khusus seperti surat rasmi, laporan dan sebagainya, tetapi tidak pula menjadi satu kesalahan jika penulis mahu berbuat demikian asalkan sesuai dan telah diterima ramai


KESALAHAN MEMO

RUJUKAN MEMO