hab gaya tulis 

HAB GAYA TULIS

Aiza binti Abdol Razak 

Rohana binti Jalani

Mariana binti Mazland

Nurzamriah Atiqah binti Zamri

Norani binti Abd Rahim

Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas, Kuala Lumpur

E-mel : aiza@ipgkik.edu.my @ gayatuli@ipgkik.edu.my

ABSTRAK

Hab Gaya Tulis merupakan pusat setempat yang menyediakan templat dokumen rasmi seperti surat rasmi, memo, minit curai dan minit bebas di dalam satu aplikasi khusus. Inovasi Hab Gaya Tulis ini dibangunkan bagi menyelesaikan permasalahan dalam proses penyediaan dokumen rasmi yang dinyatakan itu sebelum ditandatangan oleh Pengurusan Tertinggi, Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK). Rutin di Pejabat Pengarah, kumpulan inovator ini akan menerima sekurang-kurangnya 10 surat, memo dan minit curai daripada pelbagai jabatan untuk ditandatangi Pengarah atau Timbalan Pengarah. Permasalahan utama ialah semua dokumen tersebut mempunyai pelbagai kesalahan dari segi format penulisan, ejaan, penggunaan slogan yang kurang tepat, dan ayat yang tidak gramatis dan lain-lain. Idea inovasi Hab Gaya Tulis yang menggunapakai aplikasi MyLink memudahkan pengguna mengakses templat yang disediakan berserta nota ringkas sebagai panduan. Buku Hab Gaya Tulis turut diterbitkan bagi sebagai panduan penulisan yang lebih komprehensif. Hab Gaya Tulis digunakan bukan sahaja di IPGKIK malah diaplikasi dalam oraganisasi lain. Melalui sebaran yang dibuat di dalam Portal IPGKIK dan media social lain, penggunaan Hab Gaya Tulis banyak digunakan oleh pelajar IPGKIK khususnya Jawatankuasa Perwakilan Pelajar termasuk juga IPG-IPG yang lain, jabatan dan sekolah-sekolah lain. Penggunaan inovasi Hab Gaya Tulis ini ternyata memberi impak yang besar kepada pengguna khususnya menjimatkan masa dalam penyediaan dokumen tersebut, malah tiada pembaziran kertas yang rosak akibat kerap kali pembetulan dibuat. Selain itu, imej sesuatu organisasi akan meningkat kerana dokumen seperti surat rasmi yang keluar ke organisasi lain akan memberikan identiti yang baik kepada sesuatu organisasi. Namun, impak pada diri adalah pengalaman paling berharga bagi inovator seperti kami sebagai Pembantu Operasi N11 dapat menyumbang juga kepada kecemerlangan organisasi.

Kata Kunci: Hab gaya tulis, surat rasmi, memo, minit curai dan minit bebas.

1.0   PENDAHULUAN

Dokumen rasmi seperti surat, memo, minit bebas dan minit curai merupakan dokumen penting yang digunakan dalam sesebuah organisasi. Dokumen ini menjadi medium dalam penyampaian maklumat secara rasmi. Penyediaan dokumen rasmi ini penting dalam penyampaian mesej di samping mencerminkan identiti sesebuah organisasi

Secara protokolnya, surat -surat yang dikeluarkan perlu mendapatkan tandatangan pihak pengurusan untuk kelulusan sebelum diedarkan kepada penerima sama ada di dalam oragnisasi maupun di luar organisasi. Hal ini bermakna proses penyediaan surat bermula dengan langkah-langkah yang berikut:

• mengarang

• mengedit bahasa dan format

• mencetak

• menghantar ke Pejabat Pengarah untuk semakan

• kelulusan dan tandatangan Pengarah

• penghantaran e-mel

Hab Gaya Tulis merupakan templat yang betul dalam penyediaan surat rasmi, memo, minit bebas dan minit curai. Templat ini dibuat mengikut ketetapan yang diluluskan oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah bagi kegunaan dokumen rasmi secara bertulis. Selain itu, nota ringkas juga disediakan bagi pemahaman pengguna Hab Gaya Tulis yang diakses di dalam aplikasi MyLink. Secara umumnya, Hab Gaya Tulis ini berperanan sebagai repositori yang membantu dan memudahkan penyediaan dokumen rasmi dalam rutin harian warga dalam sesebuah organisasi.

Objektif pembangunan inovasi Hab Gaya Tulis adalah seperti yang berikut:

• menyediakan templat penyediaan dokumen rasmi yang sering digunakan dalam sesuatu organisasi secara seragam dan mengikut format yang betul.

• mempercepat proses penyediaan dan pengeluaran dokumen rasmi dengan mudah dan pantas.

• mengurangkan kesalahan-kesalahan berulang dalam penyediaan dokumen rasmi

• menjaga kredibiliti organisasi sebagai institusi latihan keguruan di negara ini

2.0   PENYATAAN MASALAH DAN NOVELTI

Rutin kami di Pejabat Pengarah akan menerima sekurang-kurangnya 10 surat, memo dan minit curai daripada pelbagai jabatan untuk ditandatangi Pengarah atau Timbalan Pengarah pada setiap hari. Permasalahan utama ialah semua dokumen yang diterima untuk ditandatangani Pengarah atau Pengurusan Tertinggi mempunyai pelbagai kesalahan dari segi:

• Format penulisan

• Ejaan

• Slogan lama

• Masalah Saiz/ Font/ Justify Tidak Selaras

• Ayat yang tidak gramatis dan lain-lain.

Dokumen ini akan dikembalikan semula untuk dimurnikan. Kesannya, proses untuk mendapatkan kelulusan dan tandatangan ini mengambil masa 1-2 hari untuk diselesaikan sebelum die-mel kepada penerima. Bukan itu sahaja, sesetengah dokumen rasmi yang dihantar mempunyai kesalahan yang berulang dan sebagai staf yang menyemak sebelum dihantar untuk ditandatangan, kami mendapati masih banyak lagi kesalahan yang dilakukan yang dilakukan oleh warga organisasi termasuk pensyarah. (Rujuk Rajah 1)

3.2   Perancangan dan Langkah Pembangunan Inovasi Hab Gaya Tulis

Antara perancangan dan langkah pembangunan inovasi ini adalah seperti berikut:

a.  Perbincangan dan sumbang saran bersama-sama Pensyarah Pembimbing iaitu Puan Norani binti Abd Rahim, Pensyarah cemerlang Gred Khas C (Bahasa Melayu)

b.Menyenarai kaedah penyelesaian dan akhirnya memilih menggunakan aplikasi MyLink berdasarkan keputusan majoriti. Aplikasi ini dipilih kerana mesra pengguna dan tidak begitu sukar untuk dilaksanakan. Namun yang penting, segala perubahan dalam gaya penulisan boleh ditambah dan diedit pada bila-bila masa kerana berbentuk digital.

c.      Membangunkan prototaip templat penulisan dokumen mengikut jenis dokumen

d.     Melakukan uji rintis kepada pensyarah di beberapa jabatan dan pelajar

e.      Melakukan penambahbaikan templat

f.  Mendapatkan verifikasi daripada Ketua Jabatan, Jabatan Pengajian Melayu, IPGKIK

g.    Menyebar luas penggunaan Hab Gaya Tulis dalam pelbagai platform media sosial seperti Portal rasmi IPGKIK, Telegram, WhatsApp dan sebagainya.

h.    Menerbitkan buku Hab Gaya Tulis sebagai panduan penulisan yang boleh dirujuk

3.3 Kaedah dan Bahan Inovasi

Inovasi Hab Gaya Tulis merupakan templat yang betul dalam penyediaan surat rasmi, memo, minit bebas dan minit curai. Templat ini dibuat mengikut ketetapan yang diluluskan oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah bagi kegunaan dokumen rasmi secara bertulis. Selain itu, nota ringkas juga disediakan bagi pemahaman pengguna Hab Gaya Tulis.

Templat ini bukan hanya digunakan di peringkat/warga Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas tetapi juga kepada organisasi luar. Templat ini telah mendapat maklumbalas yang baik daripada pengguna-pengguna. Antara organisasi luar adalah seperti Institut Sukan Negara, Pustaka Nadwa dan Jabatan Pendidikan Negeri Selangor.

Bagi mengurangkan permasalahan yang dihadapi, maka kami membangunkan repositori Hab Gaya Tulis bagi membantu semua pengguna.

Hab Gaya Tulis menggunakan aplikasi MyLink sebagai platform atas pencarian dokumen yang perlu disediakan. Tatacara penggunaannya, pengguna hanya perlu:

●       mendapatkan pautan Hab Gaya Tulis

●       memilih dokumen apa yang hendak disediakan.

●       klik templat jenis penulisan dokumen untuk dicontohi dan diikuti 

●     isikan maklumat yang berkaitan sahaja manakala bahagian format tidak 

     perlu ditukar.

 5.4 Peningkatan Kepuasan Pengguna

• Pengguna Hab Gaya Tulis bukan sahaja untuk kegunaan warga IPGKIK tetapi telah dimanfaatkan juga kepada pihak luar. Melalui hebahan di dalam media sosial dan juga Portal Rasmi IPGKIK. Hab Gaya Tulis telah digunakan di beberapa agensi kerajaan dan juga sekolah.  (Rujuk Rajah 8)

5.5   Signifikan

Melihat kepada permintaan penggunaan Hab Gaya Tulis ini, ternyata inovasi ini telah memberi impak dan nilai kerelevanan yang tinggi kepada banyak pihak. Terbukti inovasi ini telah merentas sempadan organisasi bukan hanya di IPGKIK tetapi dimanfaatkan bersama oleh sekolah-sekolah, Bahagian-Bahagian di Kementerian Pendidikan Malaysia, malah di Istitut Sukan Negara (rujuk rajah 8).

Hab Gaya Tulis akan terus meluaskan penggunaannya kerana penyediaan dokumen rasmi merupakan perkara yang diperlukan oleh setiap organisasi mahupun untuk kegunaan peribadi.