incorporación de datos e información BIOLÓGICA en la i2d
Para garantizar la seguridad y acceso a los datos e información biológica generada por el Instituto Humboldt en el marco de procesos de investigación, convenios o contratos, estos recursos deben ser entregados a la I2D para su custodia.
Para la entrega de datos biológicos y sus archivos de soporte para su incorporación, debe realizarse el siguiente proceso:
ANTES Y DURANTE LA GENERACIÓN DEL PRODUCTO
1.
El supervisor del contrato o investigador encargado debe conocer los lineamientos del componente biológico para incorporar información a la I2D. De lo contrario, podrán solicitar una capacitación al correo electrónico i2d@humboldt.org.co
2.
El supervisor del contrato o investigador encargado debe definir si se requieren plantillas personalizadas que se ajusten a las características de los datos del proyecto, y construir la propuesta con la asesoría y revisión del equipo de la I2D del Instituto Humboldt.
Las plantillas modelo se encuentran disponibles en los siguientes enlaces:
3.
Las personas responsables de la generación de la información (investigadores o contratistas) deberán conocer los lineamientos y el proceso de incorporación de los datos a la I2D. La capacitación debe ser garantizada por parte del supervisor o el investigador encargado del proyecto.
4.
Una vez que se tienen claros los lineamientos y estándares para los datos (Darwin Core - DwC) y metadatos (GBIF Metadata Profile - GMP), el contratista o investigador genera los productos pactados. Los perfiles de apoyo, que explican los campos de las plantillas, se encuentran disponibles en los siguientes enlaces:
5.
Luego de contar con los productos, el supervisor o investigador encargado realiza la revisión y aprobación de los mismos para iniciar la incorporación a la Infraestructura del Instituto Humboldt.
DESPUÉS DE LA GENERACIÓN DEL PRODUCTO
6.
Una vez aprobado el producto (conjunto de datos) por el supervisor del contrato o el investigador encargado, el contratista o investigador responsable de los datos debe solicitar la incorporación de estos a la I2D del Instituto Humboldt. La solicitud formal se realiza a través del siguiente formulario (contratistas e investigadores del Instituto):
7.
Una vez la solicitud llega a la I2D a través del formulario, el contratista o investigador recibe, vía correo electrónico, las credenciales e instructivos para la documentación de metadatos en el Catálogo de Datos Biológicos CEIBA y entrega de datos a la I2D.
La guía de uso de CEIBA se encuentra disponible en el siguiente enlace:
8.
Una vez el contratista finaliza el proceso de documentación de metadatos, notifica vía correo electrónico a la I2D y envía los conjuntos de datos según lo indicado en los instructivos.
9.
La I2D valida los datos y metadatos, y en caso que sea necesario, envía recomendaciones y correcciones que deben ser realizadas por el contratista o investigador encargado de los datos. Una vez los cambios solicitados se hayan implementado, los recursos deben enviarse nuevamente a la Infraestructura del Instituto Humboldt.
10.
En caso que los datos o metadatos no requieran ajustes, la I2D procederá con su incorporación y publicación en el Catálogo CEIBA.
11.
En caso que los conjuntos de datos contengan información de especímenes depositados en las colecciones del Instituto Humboldt, estos serán enviados desde la I2D al equipo de Colecciones para que sean revisados y validados teniendo en cuenta el material depositado. Si existen inconsistencias, la información será devuelta al contratista o investigador para que realice los ajustes solicitados.
Una vez el recurso se encuentre aprobado por la I2D y por las Colecciones del Instituto Humboldt, se procederá con su incorporación y publicación en el Catálogo CEIBA.
12.
Una vez publicados los datos en CEIBA, la I2D genera el certificado de metadatos, el cual es enviado vía correo electrónico al contratista o investigador.
recomendaciones generales:
Los lineamientos para la incorporación de datos en la I2D deben revisarse detalladamente. Es importante consultar sólo los documentos publicados en este sitio.
Se recomienda que el proceso final de incorporación inicie 15 días hábiles antes del vencimiento del contrato o convenio para evitar retrasos en la liquidación. Quienes diseñen los proyectos deben tener en cuenta estos tiempos dentro de los contratos que generen.
La I2D realiza la validación de los datos en 3 días hábiles. Sin embargo, este periodo puede variar y aumentar según el volumen de solicitudes por parte de otros contratistas, investigadores o convenios.
Si las correcciones solicitadas en la primera validación no fueron tenidas en cuenta en su totalidad, se procederá con una segunda validación y así se repetirá cuantas veces sea necesario. Por lo tanto, se espera que el contratista o investigador sea cuidadoso con la documentación que producirá, de esta forma se evitarán retrasos y se podrán cumplir los tiempos definidos.
La I2D genera certificados de metadatos para los productos finales. Si se generaron varios productos intermedios durante el contrato, solo se expedirá un certificado una vez se incorporen todos los recursos comprometidos.
Si tiene alguna dificultad técnica o conceptual, no dude en comunicarse con el equipo de la I2D del Instituto Humboldt, encargado de asesorar y acompañar el proceso.
Última actualización: 16 febrero 2023