Margar skilgreiningar eru til á hópastarfi en í Handbók um hópastarf (Hulda Valdís Valdimarsdóttir og Sigrún Sveinbjörnsdóttir, 2008) er stuðst við skilgreiningu Gladding um að hópastarf er faglegt starf þar sem veitt er aðstoð eða unnið að ákveðnum verkefnum. Hópastarf felur í sér að ferlinu er stýrt af fagmanneskju sem aðstoðar einstaklinga í hópi við að ná sameiginlegu markmiði sem getur verið af einstaklings-, samskipta- eða verkefnatengdum toga. Markmið með hópastarfi getur verið breytilegt eftir því hvaða hóp er unnið með en miðast starfið alltaf við að mæta þörfum einstaklinga og styrkja sjálfsmynd þeirra á þeirra forsendum.
1. Að brjóta ísinn. Með því er hægt að flýta fyrir því að þátttakendur kynnist og hvetja til jákvæðra samskipta. Í tilfellum þar sem þátttakendur í hópnum þekkjast ekki fyrir er upplagt að byrja á nafnaleik. Eftir það og í þeim tilfellum þar sem allir þekkjast er gott að fara í leiki sem hafa það að markmiði að brjóta ísinn og þjappa hópnum saman.
2. Finna nafn á hópinn. Þátttakendur í hópastarfinu ættu sjálfir að finna nafn á hópinn. Þetta er t.d. hægt að gera með því að fara í hugarflug og síðan er hægt að kjósa um besta nafnið.
3. Hópurinn setji sér reglur. Reglur eru bæði settar áður en hópastarfið hefst og eftir að það er komið í gang. Hópleiðari þarf oft að setja ákveðnar reglur áður en hópastarfið hefst sem snúa að starfsreglum starfsstaðarins eða lögum í landinu. Dæmi um slíkar reglur væri að ekki megi nota vímuefni í hópastarfinu og að þar megi ekki beita ofbeldi af neinu tagi. Reglur ætti að orða á jákvæðan frekar en neikvæðan hátt. Í stað þess að segja: ,,Líkamlegt ofbeldi er bannað” væri betra að orða þessa reglu þannig að: ,,Þátttakendur virða alltaf líkamlegt og andlegt svæði hvers annars”. Æskilegt er að þátttakendurnir setji flestar reglurnar sjálfir, t.d. reglur varðandi mætingu og trúnað. Mikilvægt er að hópurinn komi sér saman um hverjar afleiðingarnar eigi að vera ef reglur eru brotnar. Hópur sem hefur sett sér reglur og rætt þær vel í byrjun er miklu betur staddur en hópur sem ekki hefur farið í gegnum það ef eitthvað kemur upp á (Gladding, 1999).
4. Passa upp á spennustigið. Þegar byrjað er með hóp er mikilvægt að vinna með spennu hjá þátttakendum. Lítil spenna þátttakenda getur verið til góða þegar byrjað er með hóp. Þátttakendur eru þá ef til vill að stíga út fyrir sitt öryggissvæði, finnst verkefni hópsins vera ögrandi og ef þeir ná að leysa verkefni hópsins og tekst að samlagast hópnum þá eykst sjálfstraustið og ákveðið nám á sér stað. Hins vegar er of mikil spenna eða kvíði þátttakenda ekki til góða. Því er mikilvægt að hópleiðari sé vel vakandi yfir því bæði áður en hópastarfið fer af stað og eftir hvern fund hvort einhver þátttakandi sé kvíðinn. Þá þarf að ræða við viðkomandi og leitast við að minnka kvíðann. Of mikill kvíði getur valdið því að þátttakandi t.d. mæti ekki í hópastarfið eða brotni niður fyrir framan hópinn og slíkt hefur slæm áhrif á sjálfstraust einstaklingsins.
5. Uppbyggileg og jákvæð samskipti. Hópleiðari þarf að ýta undir jákvæð samskipti í hópnum allt frá byrjun. Þetta er hægt að gera með því að taka upp málefni sem þátttakendum finnst áhugaverð, byrja á að láta þá jákvæðustu tjá sig, skipta um málefni þegar aðeins hluti hópsins er áhugasamur, stoppa strax neikvæð og fjandsamleg samskipti og síðast en ekki síst með því að vera skemmtilegur. Ef ekki tekst að skapa jákvætt andrúmsloft er hætta á að þátttakendur hætti að vera virkir, fari að ráðast hver á annan eða hreinlega hætti að mæta.
Í undirbúningsferlinu fyrir hópastarf er mikilvægt að vinna eftir skýrum markmiðum. Gildi þess að skilgreina markmið þegar hópastarf er skipulagt felst m.a. í því að með skýrum hugmyndum um tilgang og takmark viðfangsefna er komin forsenda þess að hægt sé að skipuleggja starfið með markvissum hætti. Með skilgreindum markmiðum er þá átt við skráðar lýsingar á tilgangi hópastarfsins og þeim árangri sem stefnt er að. Markmið eru góður leiðarvísir um alla uppbyggingu og skipulag hópastarfsins og grundvöllur þess að hægt sé að meta hvernig til tókst. Ef hópleiðarar velja að kynna markmiðin, öll eða að hluta til, fyrir þátttakendum og/eða foreldrum þeirra má segja að skýr markmið séu einnig forsenda þess að þeim sem taka þátt í starfinu sé ljós tilgangurinn með hópastarfinu (Ingvar Sigurgeirsson, 1999).
Markmiðum er oft skipt niður í flokka eftir því hvort þau eru talin langdræg eða skammdræg. Langdræg markmið ganga reyndar undir ýmsum fleiri nöfnum eins og t.d. langtímamarkmið, yfirmarkmið eða meginmarkmið. Skammdræg markmið ganga einnig undir ýmsum nöfnum s.s. skammtímamarkmið, undirmarkmið eða sértæk markmið. Langdræg markmið eru þess eðlis að þeim verður ekki náð með einstökum viðfangsefnum og þau nást jafnvel aldrei til fullnustu en skammdræg markmið eru sett fyrir einstök eða afmörkuð viðfangsefni (Ingvar Sigurgeirsson, 1999).
Dæmi um langdræg markmið:
• Í hópastarfinu fá þátttakendur tækifæri til að þroska með sér hópvitund og þjálfa samskiptahæfni sína.
Dæmi um skammdræg markmið:
• Að þátttakendur taki virkan þátt í hópeflisleikjum.
• Að þátttakendur skilji mikilvægi þess að samskiptin í hópnum lúti ákveðnum skilyrðum.
• Að þátttakendur kunni að hlusta þegar aðrir þátttakendur hafa orðið.
• Að þátttakendur geri sér grein fyrir því hvað felst í hugtakinu ,,heilbrigður lífsstíll”.
Um leið og lögð er áhersla á mikilvægi skýrra markmiða er rétt að benda á að hópleiðari verður samt sem áður að tileinka sér ákveðinn sveigjanleika gagnvart þeim og að aldrei má binda sig algjörlega við markmiðin. Ýmsar ástæður geta valdið því að markmið reynast þegar upp er staðið óraunhæf og eins getur áhugi þátttakenda þróast með þeim hætti að full ástæða getur verið að ýta markmiðunum til hliðar um skeið og jafnvel uppfæra þau eða setja ný (Ingvar Sigurgeirsson, 1999).
Þegar hópastarf fer fram yfir vetrartímann samhliða hefðbundnu félagsmiðstöðvastarfi er gott að boða hópinn á fund og fara yfir tímasetningar, borða saman og fá hugmyndir að dagskrá frá þátttakendum. Hægt er að hafa umræður eða safna saman nafnlausum miðum með hugmyndum. Hópleiðarar geta tekið virkan þátt í að koma með hugmyndir. Mikilvægt er að ræða allar hugmyndir og leiðbeina hópnum, ræða hvað eru raunhæfar hugmyndir og hvers vegna aðrar eru það ekki. Einnig er hægt að upplýsa hópinn um fjárhagsáætlun verkefnisins og sníða dagskrána eftir því. Ef árangur á að nást með hópastarfinu má gera ráð fyrir að gott sé fyrir hópinn að hittast í 8-10 skipti í 2 klukkustundir hverju sinni. Gott er að miða við að loka verkefninu með stærri viðburði eða uppákomu og þá getur þurft að gera ráð fyrir lengri tíma en venjulega ef dagskráin er þess eðlis. Til að ramma hópastarfið inn er gott að setja dagskrána upp á myndrænan og skemmtilega hátt, til dæmis með www.canva.com eða www.postermywall.com.
Ýmis heiti hafa verið notuð yfir starfsfólk félagsmiðstöðva sem stýrir hópastarfi og oft talað um leiðbeinendur í hópastarfi eða hópastarfsleiðbeinendur. Í meistaraverkefni sínu um sértækt hópastarf notar Ása Kristín Einarsdóttir (2025) hugtakið "hópleiðari" um þau sem starfa með hópum í félagsmiðstöðvastarfi. Þessi hutakanotkun er í samræmi við orðræðu heilbrigðisstétta og hópmeðferðarúrræða, þar sem það kemur reglulega fyrir. Til dæmis í greininni "Af starfi á geðdeild: hópmeðferðardeild geðdeildar Sjúkrahúss Reykjavíkur" (Hvítaband, 1998). Hugtakið hefur þó ekki verið formlega skilgreint í íðorðasafni en á vel við þar sem þeir sem starfa með hópum í félagsmiðstöðvum leiða hópastarfið og bera ábyrgð á virkni hópsins og ávinningi hans. Hópurinn endurspeglar þann sem leiðir og verður aldrei betri en hópleiðarinn (Ása Krístín Einarsdóttir, 2025; Hervör Alma Árnadóttir og Sóley Dögg Hafbergsdóttir, 2015).
Það krefst tíma og þjálfunar að þroska leiðtogahæfileika sína í hópastarfi og verða góður hópleiðari. Mikilvægt er að fá tækifæri til að vinna með hóp með sér reyndari hópleiðara og fá að upplifa hópastarf sem hluta af sinni þjálfun. Góður hópleiðari þarf að vera meðvitaður um sjálfan sig, veikleika sína og styrkleika og vera reiðubúinn að endurupplifa eigin unglingsár án þess að það hafi neikvæð áhrif á starfið með hópnum. Unglingar bregðast yfirleitt vel við einstaklingum sem eru opnir, tilbúnir að berskjalda sig fyrir þeim og sýna þeim væntumþykju. Slíkir leiðtogar eru sannir sjálfum sér og eru góðar fyrirmyndir fyrir unglingana, þeir geta hlegið að sjálfum sér og grínast á uppbyggilegan hátt en vita hvenær er viðeigandi að gera það og hvenær ekki. Hópur er samvirkandi kerfi og ef athygli er beint að einum þátttakanda mun það hafa áhrif á alla í hópnum og hópþróunina (Ása Krístin Einarsdóttir, 2025).
Góður hópleiðari þarf að:
• Nota virka hlustun.
• Vera góð fyrirmynd.
• Endurorða það sem sagt er til að tryggja gagnkvæman skilning.
• Útskýra og einblína á aðalatriðin.
• Draga saman helstu atriði samræðna eða fundar.
• Spyrja opinna spurninga.
• Virkja hugmyndir og áhuga þátttakenda í starfinu.
• Viðhafa lýðræðisleg vinnubrögð við skipulagningu og framkvæmd starfsins.
• Túlka hegðun, tilfinningar og hugsanir.
• Benda þátttakendum á þegar misræmi er á milli þess sem þeir segja og þess sem þeir gera.
• Endurspegla tilfinningar þátttakenda.
• Hrósa, hvetja og styrkja.
• Sýna samhygð og skilning.
• Vera framtakssamur til að koma í veg fyrir að hópurinn staðni.
• Geta sett markmið og unnið eftir þeim.
• Meta hvernig til hefur tekist.
• Gefa þátttakendum endurgjöf á hegðun þeirra.
• Gefa ráð, veita upplýsingar og koma með hugmyndir að breyttri hegðun.
• Vernda þátttakendur fyrir neikvæðri upplifun í hópnum, s.s. einelti og stríðni.
• Geta notað þögn á jávæðan hátt, t.d. þegar leiðbeinandi er að spyrja opinna spurninga og fær ekki svarið strax og gefur þannig þátttakandanum svigrúm til umhugsunar.
• Undirbúa þátttakendur í hópi þannig að þeir yfirfæri það sem þeir lærðu í hópastarfinu yfir á daglegt líf.
(Gladding, 1999)
Hópastarf er einstök leið til að vinna með einstaklinga að lausn áskoranna og verkefna. Það að vera hópleiðari felur ekki eingöngu í sér að vita hvernig hópar virka heldur þurfa þeir líka að vita hvernig hægt er að hjálpa einstaklingunum og hópnum í heild að ná settum markmiðum, þannig að hópastarfið verði skilvirkt og árangursríkt. Ekki má gleyma að persónueinkenni hópleiðara skipta líka miklu máli, eins og t.d. hlýja, ákveðni, kímnigáfa og almenn samskiptahæfni. Hópleiðari þarf líka að vita hvenær er viðeigandi að sýna viðkomandi persónueinkenni og hvenær ekki. Mikilvægast er að hver leiðbeinandi nýti eigin styrkleika sem best, sé samkvæmur sjálfum sér og vinni í samræmi við aðstæður hverju sinni (Gladding, 1999).
Hópleiðarar hafa margvíslegar skyldur, en þó ber þeim fyrst og fremst að tryggja öryggi barna og unglinga í þeim verkefnum sem verið er að vinna, vera alltaf vel vakandi og ávallt til staðar þegar eitthvað bjátar á. Hópleiðarar þurfa að kynna sér þær reglur sem starfsstaðurinn setur varðandi öryggismál og vera vel upplýstir um lög og reglur sem gilda um börn og unglinga. Mikilvægt er að fara vel yfir tilkynningaskyldu vegna barnaverndarmála og þá verkferla sem gilda um hana. Sjá Öryggisverkferlar í starfi félagsmiðstöðva
Í leikjum fá þátttakendur tækifæri til að kynnast á nýjan máta og við nýjar aðstæður. Gott er að meta erfiðleikastig leikja eftir þátttakendum. Ef hópurinn þekkist ekki vel má mæla með auðveldari leikjum og auka svo erfiðleikastig þeirra eftir því sem hópurinn kynnist betur. Vert er að hafa þetta í huga með tilliti til þægindaramma hvers og eins og gott er að gera að ræða það við þátttakendum áður en dýpri leikjavinna hefst.
Hægt er að finna umfjöllun og upplýsingar um leiki hér:
Handbók í hópefli fyrir starfsfólk í æskulýðsstarfi
Ígrundun er mikilvægt verkfæri í hópastarfi til að meta reynslu og upplifun hópsins. Ígrundun er einnig gott verkfæri til að meta árangur hópastarfsins bæði á meðan hópastarfi stendur og eftir að því líkur. Gott er að byrja að láta þátttakendur ígrunda hver fyrir sig. Ef að leiðbeinandi telur hópinn vera tilbúinn að ígrunda meira flæðandi og þátttakendur eru tilbúnir að tjá sig fyrir framan aðra er ígrundun í hóp góð leið. Mikilvægt er að minna hópinn á að bera virðingu fyrir skoðunum annarra þó að maður sé ekki endilega sammála viðkomandi.
Hópígrundun:
Hópurinn kemur saman í hring, hvort sem að það er sitjandi eða standandi.
Hópleiðari ber fram spurningu, sem hann annað hvort sendir allan hringinn svo að allir svari eða sendir spurninguna til hópsins og hver sem er getur tekið orðið. Hópleiðari þarf að passa upp á að allir tali einhvern tímann og vera duglegur að fylgja því eftir þegar þátttakendur tjá sig og segja sína skoðun.
Dæmi um spurningar:
Hvað fannst ykkur skemmtilegast í dag
Fannst ykkur eitthvað erfitt í dag?
Hvað hefði mátt fara betur?
Ef við myndum gera það sama aftur hvað myndum við vilja gera öðruvísi?
Hvernig leið þér (fyrir, eftir og á meðan)?
Hvað gerðist?
Hvað lagðir þú af mörkum?
Hvaða lærdóm dregur þú af þessu?
Getur þú yfirfært þennan lærdóm á aðrar aðstæður?
Eftir hópahitting er gott fyrir hópleiðara að fara yfir hvernig gekk. Til að nýta þann tíma sem best mælum við með að gera það skipulega og til dæmis getur verið gott að ræða:
Hvað gekk vel í dag?
Hvað gekk ekki vel?
Ef við gerum það aftur, hvað þurfum við að gera öðruvísi?
Náðust markmið dagsins?
Hvað varð til að þau heppnuðust eða mistókust?
Hvernig leið okkur í dag (hugsa út í líðan starfsmanna í aðstæðum dagsins, hvort einhverjum leið ekki vel í ákveðnum verkefnum eða uppákomum)?
Meðfram ígrundun er mælt með að skrifa niður það sem rætt er um. Þessi dagbókarskrif auðvelda utanumhald um hvernig starfið gengur en einnig vinnu við mat á starfinu og samantekt um hópastarfið.
Hvað ef hópstjórar ná ekki saman?
Það er mikilvægt að traust ríki á milli þeirra sem starfa saman með hópinn. Því miður gerist það að hópleiðurum kemur ekki vel saman eða þeir eiga erfitt með að eiga góð og árangursrík samskipti um skipulagningu og ákvarðanatöku. Börn og unglingar eru fljót að átta sig á ef einhver kergja ríkir á milli þeirra sem vinna með hópnum. Fyrsta ráð er að tækla vandann strax og ræða hispurslaust um vandamálið. Það er ekki alltaf auðvelt, sérstaklega ef samskiptin hafa ekki verið góð, þá er mælt með að tala við forstöðumann eða annan samstarfsaðila til að koma inn og stjórna samræðunum um vandann á milli hópleiðara.
Hvað ef þátttakendur í hópastarfinu hætta að mæta?
Komi upp sú staða að einstaklingar í hópnum hætta að mæta þarf að komast að því hvað veldur. Ræða þarf við einstaklingana og átta sig á hver ástæða þess er að þeir vilja ekki lengur taka þátt í starfinu. Ýmsar ástæður geta legið að baki, t.d. að þeim líki ekki við hópleiðara eða aðra meðlimi hópsins. Þá getur vissulega verið að upp hafi komið aðstæður í hópnum þar sem að einstaklingunum leið ekki vel og þeir treysti sér því ekki til að mæta aftur. Þá er einnig mikilvægt að hafa samband við foreldra og hafa þá með í ráðum. Ekki tekst alltaf að fá krakka til þess að koma aftur og taka þátt í hópastarfinu. Hafa ber í huga að aðstæður hjá þátttakendum geta breyst, þau gætu verið komin með vinnu, æfingatímar breyst eða annað sem hefur áhrif á að tímasetning hópastarfsins hentaði ekki lengur.
Hvernig tekur maður á átökum innan hópsins?
Fyrsta skref að greina um hvers konar átök er að ræða. Er ósætti innan hópsins eða á milli tveggja einstaklinga? Hvaða áhrif hafa þessi átök haft á hópinn? Er verið að hundsa einstakling eða einstaklinga innan hópsins? Eru þetta líkamleg og/eða andleg átök? Er þetta vandi sem er bara innan hópsins eða er þetta vandi sem er viðvarandi dagsdaglega milli einstaklinganna? Þetta eru dæmi um spurningar sem gott er að spyrja sig áður en farið er í að finna lausnir. Mikilvægt er að ráðfæra sig við næsta yfirmann og spegla sig varðandi lausnir og úrræði. Hér fyrir neðan er hlekkur á verkferla sem er mikilvægt að fara yfir reglulega og alltaf þegar upp koma vandamál.
Sjá Öryggisverkferlar í starfi félagsmiðstöðva
Hvað ef hópurinn passar ekki saman?
Gott er að gera hlé á starfinu og greina hvar vandinn liggur og meta hvort samsetninginn á hópnum sé að hafa áhrif á markmið starfsins. Grunnur að árangri í hópastarfi er að stemmingin innan hópsins og upplifun þátttakenda sé jákvæð og uppbyggjandi. Ef hópurinn er ekki að virka getur starfið haft slæmar afleiðingar fyrir þá einstaklinga sem innan hans eru og rétta skrefið getur að hætta hópastarfinu og skoða frekar aðrar samsetningar eða leiðir til að ná settum markmiðum með þessa einstaklinga. Það getur verið nauðsynlegt að hætta með hóp og mikilvægt að líta ekki á það sem misheppnaða tilraun heldur ábyrgðarfulla og rétta ákvörðun.
Hvað ef dýpri vandi kemur fram? Dæmi um dýpri vandamál er til dæmis þegar þarf að huga að því að senda barnaverndartilkynningar.
Mikilvægt er að ráðfæra sig við næsta yfirmann og spegla sig varðandi lausnir og úrræði ef upp koma vandamál í hópnum. Ef er þörf á barnaverndartilkynningu þarf alltaf að hafa forstöðumann og deildarstjóra með í ráðum. Hér fyrir neðan er hlekkur á verkferla sem er mikilvægt að fara yfir þegar erfið mál koma upp.
Sjá Öryggisverkferlar í starfi félagsmiðstöðva
Hvað á maður að gera ef einhver mætir ekki?
Ef einstaklingur í hópnum mætir ekki án frekari útskýringa er mikilvægt að komast að því hvað veldur. Er þetta einstakt tilfelli eða endurtekið? Liggur eitthvað að baki? Gott er að hafa samband beint við viðkomandi sé þess kostur en annars við foreldra/forsjáraðila. Gott er að velta fram spurningum eins og; líður honum illa eða finnur hann sig ekki í starfinu? Er hægt að komast yfir þá hindrun sem hann sér fyrir sér? Oft reynir hópastarf mikið á allskonar þætti sem ekki er reynt á daglega og skiljanlegt að einstaklingum gæti fundist það krefjandi.
Hvað ef dagskráin klikkar?
Það geta komið upp allskonar óvæntar hindranir í hópastarfi, það að plönuð dagskrá gangi ekki eftir er því miður ein þeirra. Mælt er með að hópleiðarar séu alltaf með plan B ef að til dæmis staður er lokaður sem á að heimsækja eða að gestur afboðar sig. Spurningin "hvað ef dagskráin klikkar" ætti að vera partur af undirbúningi og hópleiðarar fara yfir hana áður en að hópurinn hittist. Hvað er það helsta sem getur farið úrskeiðis? Og hvernig ætlum við að bregðast við ef það gerist?
Á að hætta við viðburð ef fáir mæta?
Það fer allt eftir því hvað þið eruð að fara að gera og hvort það samræmist markmiðum að hætta við viðburð eða ekki. Eru forföllin þess eðlis að ykkur grunar að þau vilji ekki mæta í hópastarfið þá þarf að kanna hvaða ástæður liggja að baki. Það er alltaf gott að forvitnast um hvers vegna einstaklingar eru ekki að mæta. Ef forföllin eru eðlileg og hægt að taka þátt í viðburði eða dagskrá án þess að það bitni á gæðum og upplifunum þá er ekkert því til fyrirstöðu að halda sig við dagskrá. Ef þið metið það sem svo að ekki sé hægt að framkvæma viðburð eða dagskrá eftir að hafa ígrundað ofangreindar ástæður þá er mikilvægt að vera alltaf tilbúin með plan B.