Vanliga frågor och svar om särskilt stöd i Vklass

När en elev har ett pågående ärende i Vklass särskilt stöd så ligger elevens ärende kvar där även fast eleven slutat. Detta är för att just särskilt stöd-delen av Vklass inte synkas mot vårt administrativa system IST. För att få elevens ärende till arkiverade ärenden måste elevens ärende avslutas oavsett om det befinner sig i utredningsfasen eller om det befinner sig i åtgärdsprogramsfasen.

Om eleven som har slutat har en uppstartad utredning om särskilt stöd som ännu inte har hunnit slutföras, har man två val: det första valet är att man raderar den uppstartade utredningen med knappen "radera ärende". Då försvinner den pågående "tomma" utredningen -  OBS! att detta får bara användas om man ännu inte dokumenterat något i utredningsmallen så att inte information försvinner. Det andra valet är att man slutför utredningen så att den sparas som pdf. Sedan får man fatta ett beslut om att ej upprätta åtgärdsprogram och då hamnar elevens ärende i arkiverat med tillhörande dokument. Då kan den dokumentation som man anser vara relevant skickas vidare till en annan skola om det behövs. Även en utredning som inte hann slutföras ordentligt kan innehålla viktig information till mottagande skola. 

 
Om eleven som slutat har ett pågående åtgärdsprogram måste ni först avsluta alla pågående åtgärder och sedan fatta beslut om att avsluta åtgärdsprogram, och uppge att anledningen är att eleven slutat på skolan. Fullständig manual för hur du avslutar ett åtgärdsprogram hittar du bland övriga manualer här.

 
När ni avslutat elevens ärende och eleven slutat på skolan hittar ni dokumentationen under arkiverat i särskilt stöd.

Det process som finns beskriven i Välfärdens processer är den som är fastslagen för vår förvaltning. Särskilt stöd-modulen i Vklass är ett verktyg för att kunna följa den fastslagna processen. Vklass kan i vissa fall använda andra begrepp men processen är den samma. Blanketter för att utreda en elevs behov av särskilt stöd och fatta de olika besluten om åtgärdsprogram görs i de flesta fall i Vklass men blanketter finns även på styrande dokument för att kunna användas t.ex. gällande elever med skyddad identitet. Blanketterna är inte identiska men likvärdiga. 

Här kan du se förvaltningens process för särskilt stöd: Utreda och åtgärda (goteborg.se) 

I Vklass kan de som tillhör elevhälsan tilldelas ansvaret för att utreda en elevs behov av särskilt stöd. Rektor kan också vilja använda rollen Processledare på en skola vilket ger möjlighet att även ge t.ex. en lärare ansvar för att utreda elever i en klass eller för att mentor och elevhälsa ska kunna samarbeta i utredningarna. En processledare blir alltid tillagad för samtliga elever i en klass och det finns också möjlighet att ha två eller flera processledare i en klass. 

Det kan finnas behov av att lägga till en lärare eller annan profession i ett enskilt elevärende så att denna kan genomföra hela eller delar av en elevs utredning om behov av särskilt stöd. Detta gör man i själva elevärendet. Läs mer om roller i särskilt stöd här.

I Vklass finns det i dagsläget ingen möjlighet att göra en digital signatur men ett fattat beslut gäller ändå. I Vklass är det möjligt för en medlem av elevhälsoteamet att skapa ett beslut där rektor står som beslutsfattare och då är det viktigt att rektor är informerad om detta och står bakom beslutet. Skolan behöver ha rutiner för hur rektor ska få information om beslut som fattas. Ett sätt kan vara att ha en stående punkt på EHT-möten där man går igenom beslut som ska fattas eller har fattats inom ramen för ett åtgärdsprogram. På så sätt finns beslutet dokumenterat även i elevhälsans dokumentation. 

När beslut om åtgärdsprogram skrivs ut för att lämnas till vårdnadshavare så är det lämpligt att beslutsfattaren signerar.

Nej, varken du som användare eller någon på Grundskoleförvaltningen kan ta bort skapade dokument inom ramen för särskilt stöd. Det går heller inte att ändra i dem utan de är skapade i pdf-format och är sparade på elevens ärendesida.  För att ta bort upprättade dokument inom särskilt stöd behöver vi anlita Vklass och detta medför en kostnad. Därför behöver en rektor lägga ett ärende till digital@grundskola.goteborg.se för vidare hantering. 

För att undvika att man skapar felaktiga dokument är det viktigt att alltid ha som vana att välja "förhandsgranskning" för att se hur dokumenten kommer att se ut när de är färdiga. Förhandsgranskningen kan även skrivas ut så att man kan titta på dem tillsammans med andra som varit inblandade i processen. 

Du som ansvarar för att upprätta dokumentationen måste se över den text som följer med automatiskt i beslutet om åtgärdsprogram så att den kortas ner och revideras till att endast innehålla nödvändig information kring elevens behov av särskilt stöd, men ändå tillräckligt med information så att man förstår varför skolan fattat beslutet med de utvalda åtgärderna.

Eftersom ett beslut som detta är en allmän handling som lämnas ut i sin helhet om någon efterfrågar det ska det alltså inte innehålla annan information än den nödvändiga.

 
Läs mer i "Kommentarer till Skolverkets allmänna råd om arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram" sid 33. 

 De särskilda rektorsbesluten fattas på stadens egna blanketter och finns inte i Vklass gränssnitt.

Du hämtar istället blanketterna på Digital navet under Styrande dokument/utbildning/blanketter/rektor beslut.  I Vklass kan du skriva som åtgärd t.ex. "Placering i särskild undervisningsgrupp (se separat beslut)" och ladda upp ifylld blankett i elevens ärende i Vklass.  Dessa beslut kan bara fattas av rektor, och inte av biträdande rektor eller annan profession på skolan.

För det särskilda rektorsbeslutet kring distansundervisning som särskilt stöd - se fråga nedan. 

Elever med en primär- och en sekundärplacering är en utmaning i våra digitala system och därför har ledningen för avdelningen Utbildning i juni 2024 beslutat om att åtgärdsprogram för dessa elever ska hanteras i PMO. (Se kommande Chefsbrev vecka 35)

Hemskolans rektor är ansvarig för beslutet om SU-placering,  men vissa åtgärder som t.ex. särskilt stöd i ett visst ämne kan behöva genomföras av medarbetare på sekundärenheten. Samarbete mellan enheterna är därför nödvändiga för att kunna dokumentera det särskilda stödet på ett korrekt sätt.  Se PMO-handboken för mer info om hur man hämtar fram elever med en primär- och en sekundärinskrivning i PMO. Elevens beslut om åtgärdsprogram i Vklass kan avslutas genom att uppge att anledningen till avslutet är att dokumentationen ska föras i PMO framöver. 

Elever som är placerade i SU2 på den egna skolenheten kan fortsätta hanteras i Vklass. För dessa elever är det inga problem att dokumentera åtgärder med olika ansvariga i ett beslut om åtgärdsprogram i Vklass. 

Nej, man kan ha ett beslut om åtgärdsprogram och sedan flera Utvärdering och beslut om nytt åtgärdsprogram baserade på samma utredning i Vklass. Utvärdering och beslut om nytt åtgärdsprogram räknas som ett nytt beslut som måste delges vårdnadshavare så att de har möjlighet att överklaga. 

Förnya utredningen när den inte längre visar på elevens aktuella behov i den aktuella skolsituationen. Hur ofta detta behöver göras beror på elevens utveckling och hur väl man lyckats beskriva elevens behov i den första utredningen. Om man har svårt att hitta åtgärder som fungerar för eleven kan man behöva göra en ny utredning för fördjupad förståelse.

De sex frågeformulär som finns i Vklass är tänkta som en hjälp att samla in information om elevens lärandesituation från olika personer/professioner. Utredningens omfattning avgör alltid vilken information du behöver samla in. I vissa fall kanske en utredning är enkel att genomföra och det behövs inte lika mycket information för att förstå elevens lärandesituation. I andra fall är utredningen omfattande och ett större material behöver samlas in för att förstå vad som fungerar och inte fungerar för eleven i skolan. Det är alltså inte nödvändigt att använda frågeformulären för att genomföra en utredning. 

Om utredningen kräver ytterligare underlag för att ge bra bild av elevens lärandesituation så samlar du in informationen och sammanfattar underlaget i Utredning av elevs behov av särskilt stöd i Vklass.  I Kommentarer till Skolverkets allmänna råd om arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram (2022) skriver Skolverket så här om vad som kan ingå i en kartläggning  "Vidare kan uppgifter från eleven och elevens vårdnadshavare, den skriftliga individuella utvecklingsplanen eller studieplanen, eventuella tidigare åtgärdsprogram, resultaten från nationell kartläggning, bedömningsstöd eller olika typer av prov, betyg, frånvarorapporter, information från tidigare skolor, underlag från elevhälsan samt eventuella psykologiska, sociala eller medicinska utredningsunderlag ingå i kartläggningen."

I Vklass finns ingen separat funktion för att dokumentera uppföljningen av ett åtgärdsprogram. Men vi måste enligt styrdokument ändå följa upp.. Ett sätt är att dokumentera uppföljningen löpande i rutorna för utvärdering så att ni har med er uppföljningen när det är dags för utvärdering.

 Ett annat sätt är att använda Skolverkets blankett för uppföljning av åtgärder och sedan laddar upp detta i elevens ärende i Vklass. Skolverkets blankett för detta hittar ni som en word-fil här: Utredning av en elevs behov av särskilt stöd - Skolverket 

Reglerna för sekretess gäller som vanligt när man lämnar uppgifter. Kom ihåg att sekretessreglerna inte ska vara ett hinder i arbetet med att säkerställa att en elev får sin rätt till särskilt stöd tillgodosedd.  

Frågeformulären är ett verktyg för att samla in information om en elevs behov av särskilt stöd och elevens behov avgör om det är relevant att svara på samtliga frågor. Svaren utgör ett arbetsmaterial och blir inte i sig en allmän handling.  Ifall du bedömer att en uppgift skulle kunna vara till "men för den enskilde" så kan du som vanligt begära in samtycke från vårdnadshavare om att lämna uppgiften. 

Tyvärr är det så att Vklass på vissa ställen använder begrepp som inte stämmer överens med styrdokumenten. Vi hoppas att detta kommer att ändras så snart som möjligt. Ett exempel är t.ex. anmälan till rektor (Skollagen 3:7) som i Vklass kallas för Flagga för utredning. 

När en elev byter skola inom grundskoleförvaltningen följer resultat och extra anpassningar med automatiskt. Informationen blir tillgänglig för mentor och de med högre behörighet på skolan. Du kan läsa mer om det här: Vklass personal - Överlämning till annan skola (google.com) .

För elever som har ett åtgärdsprogram behöver överlämning till ny skola inom förvaltningen att ske via elevens filarkiv. Manual för hur man avslutar en elevs ärende inom särskilt stöd och laddar upp den dokumentation som man bedömer att nya skolan behöver finns under manualerna som handlar om särskilt stöd här.  Detta gäller bara för elever som byter till en annan skola inom Grundskoleförvaltningen och som har sina åtgärdsprogram i Vklass. Elever som har åtgärdsprogram i PMO hanteras enligt PMO handboken. 

För elever som byter till fristående skola eller börjar gymnasiet sker överlämning enligt de rutiner som finns.  Grundskoleförvaltningens övergångsplaner för elever som ska börja gymnasiet hittar du under styrande dokument här: Övergång till gymnasieskolan/anpassade gymnasieskolan

Läs mer om överlämningar hos Skolverket: Överlämning vid skolbyte - Skolverket 

I Vklass kan en ny skola inte fortsätta arbeta i de dokument som en gammal skola påbörjat. Om man vill lämna över informationen som framkommit i arbetet med en utredning av elevs behov av särskilt stöd får man slutföra utredningen i Vklass, trots att den saknas information,  och då skriva fram att utredningen inte har kunnat genomföras fullt ut på grund av att eleven ska byta skola. Utredningen kan sparas ner som pdf i Vklass och kan då läggas i elevens filarkiv så att den nya skolan får tillgång till informationen och kan använda den som underlag i en ny utredning som särskilt stöd. En utredning utgår alltid från elevens aktuella skolsituation så informationen från gamla skolan behöver kompletteras med hur den aktuella lärmiljön ser ut.

När en elev med skyddad identitet behöver utredas för särskilt stöd och behöver olika beslut om åtgärdsprogram så görs denna dokumentation på blanketterna som finns på styrande dokument och sparas sedan i pappersakt. Läs mer i PMO handboken för hur elevens journal etc ska hanteras i pappersakt. 

När eleven har ett ärende i Särskilt stöd-modulen kan ni se elevens flaggningar genom att klicka på rutan "flaggningar" uppe till höger när ni är inne på elevens ärende i Vklass. Det är bara de som har tillgång till särskilt stöd som kan se flaggningarna och den information som lärare har skrivit. Även flaggningar som kommer till efter att eleven har en pågående utredning eller ett åtgärdsprogram kan man se här. 

Vklass och PMO är båda en del av elevhälsans digitala system. En elev som har dokumentationen kring särskilt stöd i Vklass har ett ärende i PMO där man kan göra löpande noteringar. Det är bra att skriva t.ex. "ÅP finns i Vklass" för att det ska vara enkelt att följa det som hänt runt eleven. 

Nej. De dokument som skapas i Vklass ska bara sparas där för att undvika dubbeldokumentation. Spara inte heller papperskopior eller lokala filer på din dator. Om du skriver ut, se till att du inte har sparat på din dator också. På vissa skolor har rektor beslutat att åtgärdsprogram även ska ligga i PMO, men detta rekommenderas inte då det blir komplicerat med att arkivera samma dokument på flera ställen. 

I PMO så gör du en notis i elevakten om att det finns ett beslut om ÅP i Vklass. Detta underlättar för t.ex. psykolog som inte arbetar i Vklass att förstå vad som hänt i ärendet.

Nej. PMO och Vklass kommer att användas parallellt. I Vklass finns de beslut och dokument som har med särskilt stöd-processen att göra. Övrigt elevhälsoarbete dokumenteras i PMO som tidigare. I Vklass kan elevhälsans professioner hämta information om t.ex. elevens skolresultat och närvaro. I Vklass finns inget som motsvarar PMOs elevakt där man har möjlighet att dokumentera löpande kring t.ex. möten. 

Nej. De elevärende gällande särskilt stöd som är påbörjade i PMO kan fortsätta där tills de avslutas eller tills det finns behov av att förnya utredning om elevs behov av särskilt stöd. Nya ärenden gällande särskilt stöd påbörjas i Vklass. Detta innebär att ni under en övergångsperiod kommer att ha åtgärdsprogram i båda systemen men åtgärdsprogrammen i PMO blir allt färre till antal allt eftersom tiden går då elever dels slutar på skolan och dels behöver förnyade utredningar som då görs i Vklass. 

I Vklass finns endast dokumentationen kring särskilt stöd så PMO är fortsatt viktigt för elevhälsans dokumentation. Det är t.ex. bra att ha en stående punkt på elevhälsans möten där man går igenom de beslut som ska fattas eller har fattats i Vklass så att detta kommer alla till del. Likaså är det bra att ha tillgång till Vklass under elevhälsans möten så att man har nära till information om t.ex. extra anpassningar, resultat och närvaro när man behandlar elevärenden eller arbetar med elevhälsans främjande och förebyggande arbete på grupp- och skolnivå. Systemen fyller således olika funktioner och behöver finnas sida vid sida i elevhälsans arbete. 

Nej, frågeformulären till eleven och vårdnadshavare kopplas i Vklass till den lärare eller annan person som är bäst lämpad att ha samtal med elev och vårdnadshavare. Den som pratar med elev och vårdnadshavare fyller i formulären så att de blir en del av underlaget i pågående utredning. Frågeformulären är en vägledning men kommer att behöva kompletteras med ytterligare frågor utifrån varje elevs unika situation.

Frågeformulären kan ses som ett underlag för samtal men de kan behöva formuleras på ett annat sätt i samtalet med elev och vårdnadshavare. Utifrån elevens ålder, mognad och skolsituation får man anpassa detta samtal så att man den information man behöver till sin kartläggning. I vissa fall kan man ha tillräckligt med information från vårdnadshavare utifrån t.ex. utvecklingssamtal så att man inte behöver använda de förinställda frågeformulären.

I samtal med elev kan man använda sig av olika modeller för att det ska vara lättare för eleven att uttycka sin åsikt. Det kan t.ex. vara skattningsskalor eller ansikten med glada och ledsna miner. Du hittar exempel på detta i Skolverkets stödmaterial: Utredning av en elevs behov av särskilt stöd - Skolverket 

Nej, vårdnadshavare eller elev får ingen notis om detta. De får heller ingen notis om att rektor har beslutat om att starta en utredning om särskilt stöd eller att något beslut kring åtgärdsprogram har fattats. Viktigt att skolan har rutiner för att vårdnadshavare får den information som de har rätt till.

Utredning och åtgärdsprogram kommer inte till vårdnadshavare automatiskt utan någon på skolan måste ge dessa till vårdnadshavarna. 

De olika besluten om åtgärdsprogram går att överklaga inom tre veckor efter att de mottagit beslutet. Dokumentationen som skapas i Vklass innehåller information om detta, en s.k. besvärshänvisning. Utredningen om särskilt stöd går inte att överklaga men brukligt är att  vårdnadshavaren ska få tillgång till den.

Om en skola har lagt en utredning av elevs behov av särskil stöd eller ett beslut om åtgärdsprogram i elevens filarkiv inför ett skolbyte så kan även vårdnadshavare se dessa filer. Vårnadshvare och elev kan se allt i elevens filarkiv men kan inte ta bort filerna som ligger där. 

Det finns två sätt för vårdnadshavare att se de extra anpassningar som ni som skola dokumenterat.

Om skolan slagit på att vh får en veckorapport på mail så ser man extra anpassningar i denna rapport den vecka som de har dokumenterats. Vårdnadshavaren har också ett arkiv för sina veckorapporter i både Vklass app och webbversion. 

När vh loggar in i webbversionen kan de hitta extra anpassningar via resultat, och sedan "ta mig till gamla resultatsidan". De flyttas då till det gamla gränssnittet och kan där hitta resultat och extra anpassningar. Det finns en manual för vårdnadshavare på informationssidan riktade till vårdnadshavare som kan delas vidare. Här hittar man den:  Vårdnadshavare och elev - Resultat (google.com).

I Vklass finns det möjlighet att låta t.ex. en mentor eller annan personal på skolan vara delaktig i utredningar kring särskilt stöd och beslut om åtgärdsprogram genom att tilldela personen kontaktinformationen Processledare. Det är rektor som beslutar om vem som ska vara processledare och skolans Vklass-administratör kan då uppdatera kontaktinformationen. Manualer finns här på siten under Vklass-administratör.

Sedan behöver den som ska vara processledare bli tilldelad en viss klass. Detta görs av behörig person i fliken "Processledare" i särskilt stöd-modulen. En klass kan ha flera processledare och en processledare kan också vara tilldelad flera klasser. 

Tänk på att processledaren därmed får tillgång till samtliga utredningar om elevs behov av särskilt stöd och åtgärdsprogram i den specifika klassen. 

Rektor kan besluta om att lägga till dig som personal på skolan genom att du först blir tillagd på rätt skola i IST. När du har blivit tillagd som personal så kan du kan du bli tillagd i en elevs ärende av någon medlem i elevhälsoteamet. Då får du tillgång till utredning om elevs behov av särskilt stöd och de olika besluten om åtgärdsprogram. Det är viktigt att tänka på informationsminimering så att man inte ser information längre än nödvändigt eller fler elever än nödvändigt. 

Om du ska arbeta en längre tid på skolan och behöver ha tillgång till många elever kan du bli tillagd med samma behörighet som elevhälsoteamet om rektor bedömer att detta behövs. 

(Elevhälsoteamet ska ha behörigheten SchooI student advisor samt vara inlagda som elevhälsoteam i kontaktuppgifter för att kunna se rätt information om samtliga elever på skolan. Skolans Vklass-administratör ändrar behörigheter och ser till att elevhälsan har rätt kontaktuppgifter men det är rektor som beslutar om vem som ska ha dessa behörigheter.)

Elevhälsoteamet ska ha behörigheten SchooI student advisor samt vara inlagda som elevhälsoteam i kontaktuppgifter för att kunna se rätt information om samtliga elever på skolan. Skolans Vklass-administratör ändrar behörigheter och ser till att elevhälsan har rätt kontaktuppgifter vid läsårsstart eller när det sker förändringar. Skolans Vklass-administratör hittar manualer hur detta ska göras under sin rubrik här på utbildningswebbplatsten.  

Nej, detta görs i PMO. 

I Vklass har vi idag inte möjlighet att göra en frånvaroutredning - det finns inget gränssnitt för det och ingen möjlighet att få in våra blanketter. I PMO hittar du grundskoleförvaltningens blanketter och olika professioner har möjlighet att dokumentera frånvaroutredningen där.  Information och blanketter finns också på intranätet under frånvaroprocessen.  

Ibland kan en frånvaroutredning sammanfalla med en utredning om särskilt stöd och då kan den göras i Vklass genom att ta med frånvaron som en del av frågeställningen i utredningen. Det är alltså viktigt att det framgår att det även är en frånvaroutredning och att man följer övriga rutiner inom förvaltningen som t.ex. rektors anmälan till huvudman vid omfattande frånvaro. Läs mer om hur vi arbetat med frånvaro här: Elevers frånvaro och skolpliktsbevakning (sharepoint.com) .

Vklass särskilt stöd är skapad för att upprätta dokumentationen kring särskilt stöd och det finns inte möjlighet att skapa annan typ av dokumentation då blanketterna som finns i systemet är förutbestämda.

Informationen som samlas in via frågeformulären i Vklass kan dock användas för att upprätta andra typer av pedagogisk bedömning även om dessa bedömningar görs utanför Vklass.