メーリングリスト(Google Groups)について、おすすめ設定をあげておきます。
お知らせリストの場合
議論リストの場合
受付リストの場合
学内外の大勢のメンバーに広報を行うためのもので、メンバーから投稿してもらうことはない想定です。
追加の Google グループの機能を有効にする:「追加の機能を有効にしない」
共有ラベル: チェックしない
グループを表示できるユーザー : 組織のメンバー グループメンバー
グループに参加できるユーザー : 招待されたユーザーのみ
外部メンバーを許可する : オン
(※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。)
会話を閲覧できるユーザー: グループのマネージャー
投稿できるユーザー: グループのマネージャー
メンバー一覧を表示できるユーザー: グループのマネージャー
投稿ポリシー
会話の履歴: オン オフ
(※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。)
コンテンツを管理できるユーザー: グループのマネージャー
メタデータを管理できるユーザー: グループのマネージャー
グループとして投稿できるユーザー: グループのマネージャー
メッセージの管理: 管理しない
新しいメンバーの制限: 新しいメンバーの投稿制限なし
件名のプレフィックス
(入力しなくて良い。お好みで入力、設定する)
メールフッター
(お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。)
自動返信: (利用しない)
メンバー管理
メンバーの管理: グループのマネージャー
カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー
プロジェクト等グループのメンバー間で連絡を行ったり、メンバー間で議論を行うためのものを想定しています。グループ外から投稿してもらうことは基本的にない想定です。
追加の Google グループの機能を有効にする:「追加の機能を有効にしない」
共有ラベル: チェックしない
グループを表示できるユーザー : 組織のメンバー グループメンバー
グループに参加できるユーザー : 招待されたユーザーのみ
外部メンバーを許可する : オン
(※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。)
会話を閲覧できるユーザー: グループメンバー
(※グループに所属するECCSクラウドメールや一般のGoogleアカウントで閲覧可能になります。)
投稿できるユーザー: グループメンバー
(※投稿者を制限したくない場合は「ウェブ上のすべてのユーザー」なども選択できます。)
メンバー一覧を表示できるユーザー: グループのマネージャー(場合によって「グループメンバー」)
投稿ポリシー
会話の履歴: オン オフ
(※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。)
コンテンツを管理できるユーザー: グループのマネージャー
メタデータを管理できるユーザー: グループのマネージャー
グループとして投稿できるユーザー: グループのマネージャー
メッセージの管理: 管理しない
新しいメンバーの制限: 新しいメンバーの投稿制限なし
件名のプレフィックス
(入力しなくて良い。お好みで入力、設定する)
メールフッター
(お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。)
自動返信
(利用したい場合のみ、お好みでチェックする)
メンバー管理
メンバーの管理: グループのマネージャー
カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー
学内外からの連絡、問い合わせ等のメールを複数人で共有するためのものを想定しています。そのため、投稿には制限をつけません。
追加の Google グループの機能を有効にする:「追加の機能を有効にしない」
(お好みで「共同トレイ」を利用することも可能)
共有ラベル: チェックしない
(お好みで共有ラベルを利用することも可能)
グループを表示できるユーザー : 組織のメンバー グループメンバー
グループに参加できるユーザー : 招待されたユーザーのみ
外部メンバーを許可する : オン
(※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。)
会話を閲覧できるユーザー: グループメンバー
(※グループに所属するECCSクラウドメールや一般のGoogleアカウントで閲覧可能になります。)
投稿できるユーザー: ウェブ上のすべてのユーザー
メンバー一覧を表示できるユーザー: グループのマネージャー(場合によって「グループメンバー」)
投稿ポリシー
会話の履歴: オン オフ
(※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。)
コンテンツを管理できるユーザー: グループのマネージャー
メタデータを管理できるユーザー: グループメンバー
グループとして投稿できるユーザー: グループメンバー
メッセージの管理: 管理しない
新しいメンバーの制限: 新しいメンバーの投稿制限なし
件名のプレフィックス
(入力しなくて良い。お好みで入力、設定する)
メールフッター
(お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。)
自動返信
(利用したい場合のみ、お好みでチェックする)
メンバー管理
メンバーの管理: グループのマネージャー
カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー
(Google グループに限らず)メーリングリストの運用にあたり
利用するメーリングリストシステムにどういう機能があり、どういう動作をするのか把握してください。
「公開範囲」を適切に決めてください。
メールを投稿できるユーザー（メンバーのみ／誰でも）
Web 経由でメールのアーカイブを閲覧できるユーザー（メンバーのみ／誰でも）
メールのアーカイブが本当に必要なのかどうか
各種設定項目の内容について、十分に理解できるようになってから運用してください。
中途半端な設定で運用を始めると、情報セキュリティインシデントを誘発します。
グループの管理者（オーナー）
ECCS クラウドメールのアカウントが削除された場合、グループの管理ができなくなってしまう可能性があります。予め複数のオーナーを設定しておくことを勧めます。
プライバシー設定
ML 新規作成時のデフォルト値に頼らず、全項目の設定を吟味しながら、適切なプライバ シー設定を施してください。