Omitiremos, la rutina diaria de encender el motor ya que cada quien hace lo que mejor le funcione, pero en general despertar temprano, estudiar algo ligero, ejercitarse y desayunar está entre las cosas a hacer al inicio del día. Puedes usar este tiempo para planificar tu trabajo o simplemente esperar hasta llegar a la oficina, haz lo que mejor se te acomode a tu estilo de vida. Vamos a lo que venimos.

Revisa tu lista de pendientes del día anterior (debes de tener una lista de pendientes no resueltos de tu día anterior), segmenta tus pendientes por bloques de trabajo (esto también es parte de una planificación integral de tu modelo de negocio o trabajo), reprograma aquellos que no atenderás y prepara aquellos en los que trabajarás (una agenda típica ayudará bastante).

Revisa rápidamente los correos electrónicos y establece tus prioridades del día, verás como los urgentes se convierten en no tan urgentes. Una vez que tengas claro tu día, establece el plan de acción, designa los responsables, dedica tiempo a la designación, se claro con tus solicitudes y verifica que tus equipos tengan claras las solicitudes y sus objetivos a cumplir.

Bueno, es importante establecer reuniones arranque del día (La RIA o reunión de inició de actividades) donde te podrás dar cuenta de las necesidades de tus equipos y colaboradores, ellos también tienen prioridades reprogramadas y objetivos sin cumplir, esto es normal, no te angusties demasiado, escucha a tu equipo para que propongan soluciones y se comprometan a cumplir los objetivos pendientes y los nuevos, sirve también para medir tu capacidad instalada, que es uno de los problemas más recurrentes en las organizaciones y equipos, sobrecarga de trabajo.

Una vez que se ha establecido que haremos y quién lo hará, pasamos a el como lo haremos, existen muchas herramientas de gestión de proyectos gratuitas, úsalas, desde una lista de pendientes de un procesador de textos, hasta el software más sofisticado, solo funcionará si tienes claro el para qué lo utilizas, el uso de estas herramientas te podrá dar los datos que todo Project Legal necesita: costo, tiempo y alcance. Estos datos te permitirán a ti, a tu equipo y a tus clientes tomar decisiones rápidas y acertadas a las necesidades de tu proyecto.

Tener actualizado tu tablero de proyecto (en lo personal lo denominó Tablero LPM) en el cual se establecen los alcances, costos y plazos contratados, su responsable y el informe del responsable sobre lo que ocurrió en ese pendiente en particular, así como otros indicadores que son automáticos (utiliza una hoja de cálculo) como son los plazos de solicitud, tiempos de respuesta, si el entregable está en posesión del cliente o un área soporte, etc. No te limites, la creación de indicadores de servicio o KPI´s dependerá de las necesidades particulares de tu organización y del proyecto.

Esta herramienta funciona también para entregarle un informe consolidado al cliente de su proyecto, acaso ¿no te pasa que el cliente no reconoce el esfuerzo de los equipos? No es culpa del cliente, es culpa del líder que no puede justificar las horas y especializaciones de sus equipos.

Mi consejo, desarrollen en conjunto con sus equipos esta herramienta a la medida de tus proyectos, verás cómo identificas muchas áreas de oportunidad, que es una de los objetivos SMART de todo Legal Project.

Termina tu día con una sonrisa, no es requisito del Legal Project pero como ayuda. Ten una reunión de cierre de día con tus equipos de trabajo, puede darse incluso sin ser una reunión como tal, solo necesitas saber que se hizo, que no se hizo y que sigue por hacer en ambos casos.

Tu informe consolidado te permitirá evaluar el desempeño de tus equipos y preparar tu lista para el día siguiente, a una nueva batalla. Cierras tu oficina (física o virtual) y te das tiempo para ti y las personas que amas.

En lo personal termino mi día con un buen libro, mucho amor y un agradecimiento a todos los que me ayudaron a cerrar el día, mañana será otro día, pero por hoy todo ha terminado.