Ayudamos a garantizar el éxito de su proyecto con una estrategia legal a la medida de su modelo de negocio, desde la planeación hasta la culminación.
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Administración del ciclo de vida de los contratos
Administración del ciclo de vida de los contratos
Introducción
Introducción
Los tiempos cambian, la complejidad y la incertidumbre generalizada sobre las problemáticas en los negocios, también los contratos, que en algún momento fueron únicamente una mera formalidad o mero trámite, se han convertido (afortunadamente) en un activo de especial importancia.
La administración de contratos debe de verse de forma integral, enfocada en identificar problemas específicos y otorgando soluciones a los mismos.
El ciclo de vida de los contratos
El ciclo de vida de los contratos
El ciclo de vida de los contratos debe de ser adecuado a las necesidades específicas del negocio y puede resultar infructuoso en alguno de los elementos de la triada de todo proyecto, el tiempo puede ser muy largo o muy corto afectando el alcance, si es corto no habrá tiempo para analizar los riesgos y el fondo, si es muy largo puede crear confusión al no tener los roles claros de las partes involucradas en la creación y en cualquier caso esto impactará en el costo de una u otra forma.
Etapas del ciclo de los contratos
Etapas del ciclo de los contratos
Existen seis puntos indispensables, (independientemente de aquellos que se puedan diseñar a la medida) que deben ser gestionados para controlar la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Solicitud.
Revisión.
Negociación.
Firma.
Renovación o terminación.
Obtención de KPI´s
Solicitudes de contratos
Solicitudes de contratos
¿Qué necesita tener esa solicitud? Lo básico pues:
Área a la que se dirige la solicitud de contrato.
Un formato claro que permita identificar los requisitos mínimos para la elaboración a entregar al área:
Documentos.
Montos mínimos y máximos.
Negocios.
Áreas que autorizan.
Modelos estándar o especialísimos.
Tiempos de respuesta estándar para cada etapa del proceso.
Recuerda: Tiempo, costo y alcance, usa tu técnica jurídica y tu parte de ingeniería contractual, la creatividad, no te limites, siéntete libre.
La revisión de contratos
La revisión de contratos
La revisión de los contratos debe de hacerse de tal manera que permita evaluar el desarrollo, por un lado de los sujetos que participan en el proceso de creación dentro de la compañía, como de los efectos del contrato mismo dentro del modelo de negocio a regular.
Esto hace que la visibilidad del proceso de revisión de contratos, su aprobación, administración, gestión y cierre sean claves para diseñar e invertir en soluciones para el área de contratos.
Diseña tu sistema de trabajo y procesos antes de contratar cualquier software de gestión, si no tienes claro tus procesos es posible que te decepcionen los resultados de cualquier software.
La negociación de los contratos
La negociación de los contratos
Durante la etapa de negociación de contratos sucede, más de lo que se cree, que estas se extienden en exceso y las razones pueden ser muchas, pero una de las tantas es que a este proceso se agrega una deficiencia en la gestión documental de versiones.
Tener un proceso claro para la administración y gestión de contratos permitirá tener claridad en las etapas contractuales, así como los responsables de cada una de ellas, su papel y funciones específicas, evitando la creación de fondos de botella y minimizando pérdidas económicas, las cuales pueden convertirse en pérdidas millonarias.
La firma
La firma
La implementación de firmas electrónicas dentro de los procesos internos de las empresas, reduce los tiempos, así como los costos de gestión, el acceso a la información es más sencilla y le otorga con certeza una validez legal a lo pactado por las partes del contrato.
Mientras que una firma autógrafa puede tardar hasta cinco días en llevarse a cabo, a través de la firma electrónica puede solucionarse en media hora.
Los costos también son un factor determinante para la elección de las firmas electrónicas sobre las autógrafas, desde la impresión, el envío, el tiempo invertido por el personal, se ven reducidos a cero y sustituidos por el costo de gestión de la firma electrónica, en el mercado existen muchos prestadores de servicio que pueden solucionar este problema.
Renovación o terminación de los contratos
Renovación o terminación de los contratos
La expiración del contrato por una mala gestión de los plazos es muy común y es también una actividad fundamental dentro de la gestión contractual, el olvido de estos plazos puede suponer un gran problema para el modelo de negocios.
La automatización es indispensable, en el mercado existen muchos proveedores de servicios capaces de ayudarnos a controlar los plazos y otorgarnos soluciones reales, nuestra tarea entonces, consiste en identificar las necesidades de nuestro cliente para recomendarles y analizar las soluciones que más se adecuen a sus necesidades y circunstancias.
La renovación de contratos es tan importante como la misma creación y en muchos casos (bastantes, muchos, casi todos) suele ser pasado por alto por las áreas de negocios y por consecuencia se pierden las oportunidades financieras que en este proceso se pueden aprovechar.
La gestión de la vida de los contratos: los KPI´s
La gestión de la vida de los contratos: los KPI´s
Los KPI deben ser vistos como métricas sobre las que deben de realizarse gestiones específicas por sujetos específicos, los cuales durante la vida de los contratos y en conjunto con los puntos anteriormente ya desarrollados, podemos generar un plan de trabajo adecuado para el manejo de los contratos y documentos de proyecto.
Algunos indicadores que podemos aplicar en nuestra administración y gestión contractual son:
Tiempo promedio entre solicitud y firma.
Días de retraso en aprobaciones.
Cantidad de contratos por tipo, sujetos, origen, ubicación, etc.
Precios promedio.
Contratos por expirar.
Montos promedio.
La automatización de procesos en los departamentos legales
La automatización de procesos en los departamentos legales
La estandarización de la solicitud de trabajos por las gerencias legales permitirá identificar desde un primer momento a los responsables de los distintos eventos de la elaboración del mismo, una identificación clara de los actores de proyecto dentro del contrato a elaborar, facilitando a cada persona involucrada tener claros sus roles y funciones dentro de las mismas.
La falta de control en la gestión de plazos nos produce por un lado cobros adicionales no monitorizados por atrasos en el cumplimiento de algunas obligaciones y por otro la renovación o terminación automática, en ambos casos la posibilidad de renegociación del contrato se ve anulada, ya que la posición de negociación pasará a ser defensiva y en muchas ocasiones ya no habrá mucho margen para maniobrar y la oportunidad de mejorar condiciones para el modelo de negocio se verán disminuidas para una de las partes o incluso para las dos, ya que las cláusulas de todo contrato deben, en todo momento, ser capaces de enfrentar las nuevas condiciones de mercado y de la realidad, muchas veces sucede que el contrato ha sido superado por la realidad y las consecuencias son que tengamos cláusulas obsoletas, nulas, inválidas e inútiles.
Recuerda, lo que no se puede medir, no se puede gestionar, ahí radica la importancia de medir lo resultados de toda organización y sobre todo en esta área donde los contratos no se hicieron para romperse, se hicieron para facilitar las obligaciones que se pactan, haciendo que los negocios no se entorpezcan, al contrario, los contratos deben se ágiles. Usar estas herramientas es el inicio, pero todo depende de tu capacidad para aplicar la ingeniería contractual y tu intuición para resolver problemas que aún no aparecen.
No importa si eres una micro, mediana o gran empresa, consultor, legal, abogado interno, abogado independiente o formas parte de una gran firma, en Engloben diseñamos el sistema de administración y gestión contractual que tu modelo de negocio necesita, somos especialistas en crear trajes a la medida, estaremos encantados de ayudarte.
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