Cumplimiento Contractual

"Contract Management"

Ayudamos a garantizar el éxito de su proyecto con una estrategia legal a la medida de su modelo de negocio, desde la planeación hasta la culminación.

Cómo hacer KPI´s para tus contratos

Estableciendo objetivos de contratación claros, así como indicadores clave de rendimiento (KPI) que permitan identificar el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos podrá verificar el nivel de eficiencia con que opera su negocio.

Con independencia del tipo de contratos que administre su compañía, esta guía lo ayudará a reconocer, establecer y monitorear los KPI más importantes de los contratos.

Comenzando con los KPI y los objetivos SMART

Los indicadores clave de rendimiento o KPI, ayudan a medir el progreso y alcanzar objetivos según los contratos. La optimización en su diseño y en la formulación de su uso juegan un papel fundamental en la conducción de acciones comerciales críticas, pudiendo llegar a tener efectos significativos en los resultados de los proyectos.

Los objetivos “SMART” permiten que se identifiquen KPI específicos, medibles, posibles, orientados a resultados y medibles en el tiempo.

Específico

Un objetivo específico tiene más posibilidades de ejecutarse que un objetivo general. Para la creación de objetivos específicos debemos responder las siguientes interrogantes: ¿Qué quiero lograr?, ¿Cuándo y en qué tiempo?, ¿Cuáles son los requisitos y limitaciones?, y ¿Por qué se quiere lograr el objetivo, su propósito y/o beneficios?

Medible

La medición del progreso del objetivo es fundamental. La pregunta para determinar la medición de un objetivo es ¿Cómo sabré que se logrará? Esto permitirá establecer una escala de medición para cada objetivo.

Alcanzable

Una de las formas para alentar el crecimiento de las organizaciones e impulsar el sentido de responsabilidad de los equipos, es mediante la identificación de objetivos que son importantes para su organización. Con esto se descubrirán formas de alcanzar los objetivos. La creación de políticas, la implementación de procedimientos corporativos y la utilización de herramientas se ve potencializada con objetivos alcanzables, es decir a través de los logros.

Orientado a resultados

La meta debe de diseñarse con una serie de pasos a implementar para lograr un objetivo de manera secuencial y directa, con esto aseguraremos la meta del proyecto.

Restricciones de tiempo

Los objetivos deben estar dentro de un marco temporal realista y específico, que permita determinar los niveles de urgencia y de impacto en el proyecto. La meta se volverá tangible creando una urgencia para que la organización pueda medir el progreso del éxito, fomentando la responsabilidad y el trabajo en equipo.

Ya comprendimos cómo se establecen los objetivos SMART, ahora veremos cómo desarrollar los indicadores clave de rendimiento (KPI) significativos para alcanzar los objetivos.

Los 4 pasos para presentar con éxito los KPI´s

Uno. Objetivos

Deben ser medidos y controlados fácilmente. Los KPI solo deberían existir si respaldan el objetivo o la meta.

Dos. Medibles

La medida del éxito debe incluir una explicación tangible y detallada que describa algo relacionado con el objetivo inicial y los KPI deben basarse en los objetivos de rendimiento establecidos por su equipo operativo.

Tres. Resultados

Reserve tiempo para determinar su éxito. Puede ahorrar tiempo implementando un sistema de administración contractual. Una de las soluciones más atractivas para las empresas es la contratación una gerencia legal externa que administre y gestione los contratos de forma que permita determinar si sus objetivos se han cumplido o no y evalúe el nivel de impacto y riesgo.

Cuatro. Acción

Los KPI permitirán la toma de decisiones estratégicas de negocio antes, durante y después de una incidencia, promoviendo una mentalidad de eficiencia en la organización.

El uso de este flujo para establecer e implementar objetivos e indicadores clave de rendimiento exitosos le dará a su organización datos tangibles y comparados que puede usar para tomar decisiones efectivas e informadas para sus procesos de gestión de contratos.

Crear KPI efectivos para áreas clave de contratación

La identificación de KPI clave se hace observando áreas específicas de los objetivos de negocio.

Eficiencia del contrato

La importancia de la eficiencia del contrato se ve reflejada en los márgenes de beneficio, por lo que el uso de KPI debe enfocarse en los objetivos a cumplir en la administración del contrato hasta su firma, los ciclos de contratación, los tiempos de respuesta dentro de su compañía, permitiendo que la toma de decisiones operativas sea más objetiva.

Tiempo de ciclo del contrato desde negociación a la firma y de la firma hasta la renovación

Este KPI nos indica con que velocidad se cierran los negocios, su duración y su cierre, permitiendo evaluar la carga de trabajo por área, mayores volúmenes de ingresos, negocios cerrados, lapsos en los cierres, etc.

Los resultados de este KPI ayudarán a tomar decisiones informadas a la alta dirección para establecer y evaluar los objetivos y metas de sus proyectos y de la compañía en general al permitir la implementación y medición de buenas prácticas.

Tendencias por tipo, cliente, proveedor, ubicación geográfica

Los KPI centrados en la tendencia lo ayudan a comprender los detalles de sus contratos, permite identificar dónde, cuándo y cómo se producen cuellos de botella específicos en el ciclo de contratación para que puede tomar decisiones y cambios para mejorar la estructura de sus contactos en departamentos o ubicaciones específicos que tienen un rendimiento inferior.

La toma de decisiones sobre la mejora de la estructura de la empresa y la creación de un lugar de trabajo más eficiente son las principales áreas de mejora.

Evaluaciones y puntajes cualitativos del valor del contrato

Las organizaciones complejas deben analizar más que solo números específicos para comprender la efectividad de sus contratos. Una forma de convertir la información cualitativa en datos medibles es evaluar los términos del contrato en función de los atributos, monitorear el desempeño y luego calificarlos.

Efectividad del Contrato

Centrando los KPI en torno a la efectividad lo ayudará a mantenerse por delante de la oportunidad, además de las obligaciones existentes, y lo ayudará a cumplir con éxito los hitos clave.

La creación de los KPI debe centrarse en examinar la utilización, el valor, el volumen, el rendimiento general y los datos históricos del contrato.

Utilización efectiva del contrato

En materia de adquisición y seguimiento de costos, este es el KPI indicado. Es posible dar seguimiento porcentual a las compras realizadas bajo órdenes de compra simples, contratos, periodos, etc.

Los resultados de este KPI se pueden usar para evitar pasar por alto las cuotas por pagadas de los proveedores, así como para recabar los acuerdos pendientes no pagados, dejando a su organización en una mejor posición financiera.

Número de contratos por cliente, proveedor, programa, tipo y ubicación geográfica

Este KPI permite identificar y rastrear fácilmente los elementos únicos de sus contratos, y le proporcionarán la información necesaria para comprender cómo se desempeñan ciertos proveedores, regiones, programas y atributos de contratos únicos frente a otros de su tipo. Algunos de los detalles que querrá buscar se refieren a los índices de ingresos, la rentabilidad y otras métricas de rendimiento fácilmente identificables.

Valor del Contrato

El uso de los KPI para identificar y rastrear el valor de sus contratos afecta significativamente el éxito o fracaso financiero. A continuación, se presentan tres KPI centrados en el valor de uso común.

Valor del contrato anualizado

Un KPI meramente financiero, ingresos, egresos y cuentas por pagar y cobrar, terminaciones, renovaciones, costos de rescisión, etc. El impacto de los números de las actividades del contrato.

Valor restante del contrato rescindido

KPI útil para resaltar el desempeño del contrato cuando se usa junto con las tasas de contratos rescindidos frente a los contratos existentes.

Variación del valor del pedido del valor original

El examen de estos KPI le dará al equipo ejecutivo de su organización la capacidad de comprender mejor cómo sus contratos están afectando sus resultados.

El KPI señala áreas que necesitan mejoras, como la comunicación con el cliente y la evaluación del objetivo del contrato. Incluye los cambios debidos a errores, cambios de alcance y condiciones existentes que podrían haberse descubierto durante la ejecución.

Tendencias históricas y análisis de rendimiento

Establezca planes futuros mediante el seguimiento de los datos históricos del contrato. Es importante tener un ojo crítico para evaluar si los acuerdos ejecutados previamente se alinean con los objetivos SMART actuales para sus contratos, o determinar si necesitan mejoras.

Use este KPI para establecer un plan de crecimiento alcanzable mediante el uso de los resultados del desempeño de contratos anteriores para comprender y replicar temas comunes de contratos de alto rendimiento.

Cumplimiento de obligaciones contractuales

Este KPI lo ayuda a medir la efectividad del contrato mediante la organización y el seguimiento de los elementos dentro de sus contratos, y le brinda la capacidad de medir los resultados de su negocio en función de sus términos.

Lo más importante es que esta métrica lo ayudará a evitar multas costosas y multas relacionadas con los hitos corporativos críticos perdidos, y también evitará errores que resulten en pagos excesivos.

Con este KPI, su organización determinará formas de maximizar los ingresos y garantizará que se cumplan los hitos clave.

Riesgo del Contrato

El riesgo de contrato y el cumplimiento de los estándares de la industria son clave para una contratación efectiva.

Variación en los términos del contrato de las cláusulas estándar

Este KPI es necesario para obtener transparencia en sus contratos y permiten analizar el impacto de los cambios encontrados en los acuerdos existentes, estén autorizados o no, y anticipe cualquier posible complicación antes de que ocurra.

Número de acuerdos que vencen sin fechas de renovación existentes

Una renovación automática de los contratos es algo que implica que las obligaciones continúan vigentes, por lo que un descuido por parte de la organización se pueden perder las oportunidades para renegociar los términos y condiciones originales, actualizaciones, aumentos o disminución de alcances de negocio.

Autorizaciones y aprobaciones de firma

Los acuerdos corporativos deben seguir y cumplir con la política y los permisos relacionados con autorizaciones y aprobaciones de firmas. El cumplimiento adecuado de las políticas de autorización de la organización limita el riesgo de gasto excesivo y minimiza posibles problemas de violación de seguridad al garantizar niveles estrictos de control sobre los acuerdos corporativos.

Cuando se combina con un proceso de firma digital, las soluciones de gestión de contratos proporcionarán un registro de auditoría para estos procesos, lo que le permitirá obtener una transparencia total en sus contratos y realizar un seguimiento de la aprobación y estructura adecuada.

Prestar especial atención a esta métrica puede ayudarlo a usted y a su organización a evitar posibles impactos negativos en torno a la pérdida de propiedad intelectual, demandas y relaciones profesionales fallidas.

Calidad / Porcentaje o Quejas anuales resueltas.

Cuando se trata con cualquier número de acuerdos, es inevitable que se escuchen las quejas sobre los términos existentes. La calidad es más simple de calcular en un contrato relacionado con la fabricación, donde la medida suele ser defectos por millón, y la tendencia a lo largo del tiempo destaca la mejora o la falta de ella. La medida, sin embargo, es más difícil de definir con un contrato de servicio. Un enfoque es emplear un porcentaje de quejas válidas resueltas y tiempo para la resolución final.

Utilice el conocimiento obtenido de este KPI para evitar posibles incidentes futuros. Debe realizar un seguimiento de la cantidad de quejas recibidas que se resolvieron sin un impacto negativo en el negocio. Luego, mire cómo se resolvieron y, cuando corresponda, incorpore las resoluciones cumplidas en términos futuros para reducir el riesgo de problemas similares en el futuro.

Número o retrasos de aprobación

Este KPI le permitirá comprender qué revisores de contratos de los departamentos legales o financieros, así como la administración, están constantemente causando demoras en el proceso, con esto es posible tomar medidas para mejorar el proceso de aprobación y, en última instancia, minimizar el riesgo de oportunidades perdidas, lo cual es particularmente importante para el proceso de ventas corporativas. La reducción de la cantidad de demoras finalmente mejorará el rendimiento general de la empresa y ayudará a su organización a alcanzar sus objetivos de ingresos.

KPI´s para monitorear activamente

Aquí unos ejemplos de KPI, alineados con objetivos SMART.

Consejos y primeros pasos

Ahora que sabe cómo establecer, implementar y medir de manera efectiva los objetivos y los KPI para sus contratos, querrá comenzar a implementar estos procesos en su organización. Aquí hay tres herramientas simples que lo ayudarán a comenzar de inmediato.

Base de datos única

Mueva todos sus contratos a una base de datos única para limitar sus posibilidades de error durante el informe. Al crear una única fuente de verdad para todos sus documentos, sabrá dónde está todo en todo momento, sin contratos perdidos o extraviados, y se asegurará de que las personas correctas, y solo las correctas, tengan acceso a los contratos importantes de su organización e información.

Organizar

Organice sus contratos y documentación. Nueve de cada diez veces, será mejor que organice sus contactos primero por tipo. Crear secciones específicas en su base de datos de contratos le permitirá ubicar fácilmente los documentos.

Establece tus metas SMART

Usando sus objetivos generales, determine sus objetivos y los KPI posteriores.

Utiliza servicios de gestión contractual

Existen en el mercado una gran diversidad de herramientas que permiten realizar una administración y gestión de contratos, dependerá de las necesidades de la organización, la existencia de un departamento legal interno o las condiciones de negocio de la empresa.

Las gerencias legales externas deberán de cubrir perfiles de negocio internos, quitando cargas a las organizaciones, pudiendo en su caso capacitar a las gerencias legales internas, mejorando la productividad y tiempos de respuesta.

En resumen, no existe una fórmula estándar, debe atender a las necesidades del cliente, las gerencias legales externas deben planificar de forma integral el proyecto, creando matrices de distribución de trabajos, riesgos y demás variable, la utilización de softwares para generar los resultados a los clientes siempre debe ser un requisito de toda gerencia legal externa, en caso de que el cliente no posea conocimientos legales avanzados en administración y gestión contractual no es recomendable contratar directamente el software de gestión.

La inteligencia artificial sin una guía humana, no nos llevará lejos.

Asegurando el éxito

Los KPI son herramientas poderosas para alcanzar el éxito de los proyectos, siempre que se diseñen en base a objetivos articulados, siguiendo una meta conjunta.

Crear 3-5 categorías de áreas objetivo clave, para luego construir KPI dentro de esas categorías se puede configurar fácilmente su estrategia en acción utilizando metas SMART con objetivos tangibles y KPI.

Lo que es más importante, recuerde que pasar tiempo delineando los objetivos de los contratos de su organización sólo es útil si ve el proceso hasta el final. Puede hacerlo utilizando métricas específicas de tiempo, períodos de implementación estrictos, informando sobre sus hallazgos y tomando decisiones informadas basadas en sus resultados.

¿Cómo te ayudamos?

La identificación e implementación de KPI´s que te permitan evaluar el desempeño de tu organización requiere un origen, en Engloben tenemos las soluciones legales adecuadas para facilitarle a tu equipo el análisis, diseño e implementación de los sistemas de gestión a la medida de las necesidades de la compañía.