フェローシップ採用者は、受給に係る手続きを行う必要があります。【Googleフォーム】に必要事項を全て入力し、提出書類をアップロードしてください。

Fellowship recipients must complete the procedure. Please fill in all the necessary information on the [Google Form] and upload the documents to be submitted.

【提出が必要な書類/Required documents】

◆通帳及び学生証のスキャンデータ（スキャンデータ化が困難な場合には画像データでも可）を提出してください。

※学生証は新学生証（博士後期課程の学生証）のスキャンデータをご提出ください。

Please submit the scanned data of your bankbook and student ID card *If it is difficult to scan the document, photographed image data is acceptable.

*Please submit the scanned data of your new student ID card (doctoral student ID card)

【〆切/Deadline  】

2023年4月7日（金）/Friday, April 7, 2023

【提出書類のアップロード】

提出書類は以下の【Googleフォーム/Google Form】にアップロードしてください。

Please upload your submission documents to the following [Google Form].

 IS/AI SDGs　2023年4月アンビシャス博士人材フェローシップ採用時手続き/Procedure of April 2023  Ambitious Doctoral Fellowship  at the time of acceptance

【研究専念支援金の支給/Payment of the research fellowship】

上記の手続き及び書類が不備無く提出された場合には、４月分及び５月分の研究専念支援金を支給します。支払日は後日お知らせします。

◆情報・AIの学生：12万円×2ヶ月＝24万円

※研究専念支援金の一部（3万円）は、RA給与として別に振り込まれます。

◆SDGsの学生15万円×2ヶ月=30万円

 After you completed the procedures and submitted all of the above documents, you will receive the research fellowship for April and May in April.

We will contact you again regarding the payment date.

・Students of Information and Technology / AI: 120,000 yen x 2 months = 240,000 yen

　*A portion of the research fellowship (30,000 yen) will be paid separately as RA salary.

・Students of SDGs: 150,000 yen x 2 months = 300,000 yen

【本件に関する問い合わせ先/Contact】

北海道大学学務部学務企画課大学院教育改革推進室 

Office for Advancement of Graduate Education Reform, 

Academic Affairs Planning Div., Academic Affairs Dept., 

Hokkaido University

E-mail：kaikaku-station［a］academic.hokudai.ac.jp

※［a］は@に変換してください。/Please convert [a] to @.

毎月の修学状況報告書・研究活動調書 /Monthly Study Status Report and Research Activity Report

受給期間中、継続的に提出が必要（毎月末日までに提出）/Regularly required documents during the support period (to be submitted by the last day of each month)

【書類様式／Formats】

　提出書類の様式は、こちらよりダウンロードしてください。/Please download the formats of submission documents from here.

（日本語）

1. 修学状況報告書

2. 研究活動調書

（English）

1. Study Status Report

2. Research Activity Report

　提出書類は以下の【Googleフォーム/Google Form】にアップロードしてください。

　 IS/AI SDGs (IS/AI & SDGs)  修学状況報告書・研究活動調書 アップロードフォーム／ 

研究費の執行状況確認のため、研究費執行計画表を作成していただきます。研究費執行計画表は、年度末（来年3月31日）までの研究費（年額 40 万円、支援期間が半年間の場合は 20 万円 ）の使用計画を立ててください。研究費執行計画表の作成に当たっては、指導教員等と相談の上作成してください。

In order to confirm the execution status of the research expenses, we will ask you to prepare a research expenses execution plan. Please make a plan to spend the research expenses (400,000 yen per academic year, 200,000 yen for those whose support period is for 6 months ) by the end of the academic year (March 31 of next year). When preparing a research expenses execution plan, consult with your supervisor. 

【書類様式／Formats】

提出書類の様式は、こちらよりダウンロードしてください。/Please download the formats of submission documents from here.

（日本語）研究費執行計画表 

（English）Research Expenses Execution Plan

　提出書類は以下の【Googleフォーム/Google Form】にアップロードしてください。

　 IS/AI SDGs 令和５年度研究費執行計画表/Research Expenses Execution Plan

本学では、研究活動上における不正行為や研究費の不正使用を防止するため、本学構成員の公正な研究活動に関する意識と、研究費の使用に関する学内ルールに対する意識の高揚を図ることを目的とし、「研究活動に関する不正防止研修」及び「研究費の使用に関する学内ルール研修」（以下、「不正防止研修等」という。）を実施しています。/ HU has conducted the “Training for the Prevention of Misconduct in Research Activities” and the “Training for the University Rules on the Use of Research Expenses” with the aim of raising the awareness of the University's members regarding fair research activities and the University rules for use of research expenses.

（日本語）

１ 研修受講

（１）「研究活動に関する不正防止研修」の受講（eAPRINシステム）

　　　　https://edu.aprin.or.jp/

　　　　→ログイン後、メインメニューに表示されているコースを受講してください。研修コースの変更や追加は行わないでください。

（２）「研究活動に関するハンドブック」の通読

　　　　https://www.hokudai.ac.jp/research/kousei/injustice/handbook/

（３）「研究費の使用に関する学内ルール研修」の受講学内ルール研修（NetLearningシステム）

　　　　https://www.netlearning.co.jp

　　　　→NetLearningホームページ上部の「マイルームログイン」ボタンからログイン画面へアクセスしてください。

※（１）及び（３）の「ユーザ名（又はID）」「パスワード」が不明の場合は、所属部局等の事務部にご確認ください。

２ 受講期間：令和５年７月１１（火）～８月３１（木）　 

※日本学術振興会特別研究員の申請者等として、既に不正防止研修等を受講された方については、改めて研修を受講いただく必要はありませんが、受講証明

書等の提出は必要です。 

３ 受講報告

研究受講（１）及び（３）に関しては、各研修受講後に、各システムから出力できる受講証明書等を以下にアップロード願います。　

※日本学術振興会特別研究員の申請者等として、不正防止研修等を受講された方については、その際に発行された受講証明書等をアップロード願います。

IS/AI SDGs 受講証明書等の提出についてはこちら

（English）

1. Attend trainings

    (1) Attendance at “Training for the Prevention of Misconduct in Research Activities” (Using APRIN e-learning program)

           https://edu.aprin.or.jp/

           -> After logging in, please take the courses listed in the main menu.

　　　　 Do not change or add training courses.

    (2) Read through the “Research Handbook”

          https://www.hokudai.ac.jp/research/kousei/injustice/handbook/

    (3) Attendance at “Training for the University Rules on the Use of Research Expenses” (Using NetLearning)

           https://www.netlearning.co.jp

           -> Access the login screen from the "My Room Login" button at the top of the NetLearning web site.

    * If you do not know your “user name (or ID)” and “password” in (1) and (3), please ask to the administrative office of your graduate school.

2. Duration of taking the course：From July 11, 2023 to August 31, 2023 

* In case previously you had taken those courses as JSPS Research Fellowship for Young Scientists, you will be exempted from taking the course by submitting course certifications.  (You refer to the following.)

3. Course Attendance Report

For the training courses (1) and (3), please upload the certificates of attendance that can be output from the respective systems after attending each training courses to the following site.

*In case you already took the courses as JSPS Research Fellowship for Young Scientists, By submitting (Uploading)  course certifications,  you will be exempted from taking the course again.

IS/AI SDGs Click here for submitting a certificates of attendance

◆継続の手続きについて（受給資格審査）/”Continuation” Procedure(Application for Eligibility Screening)

 受給者は年度末毎に以下の「①研究活動状況等報告書」「➁指導教員確認資料」を提出して受給資格審査を受ける必要があります。

下段のリンクから様式を取得し「提出用Googleフォーム」より提出してください。

Recipients should submit “①Research Activity Report” and “②Supervisor Confirmation Documents” at the end of each academic year for eligibility screening.

Please click the link below to obtain the form and submit it via “Google Form for Submission”.

本報告書の提出が無い場合には、支給継続の可否に係る審査が出来ませんので、支援金や研究費の支給を停止します。

なお、本フェローシップの補助金が国民の税金で賄われていることからも、本報告書に基づき、受給者の研究内容や研究活動を公表することで、社会に対する説明責任を果たすこととしますので、氏名と共に公表されることを前提に作成願います。

また、研究内容等の公表にあたっては、公表内容について必ず指導教員に報告書の内容を確認していただき、特許関係や著作権等においてトラブルが生じないよう注意してください。本報告書を提出する際には、指導教員が確認したことが分かる資料（様式任意、確認したことが分かるメール等の写しでも可）を合わせて提出してください。

本報告書の公表により、地方公共団体や企業などが、皆さんの研究内容に興味を持つことで、研究成果の社会実装に向けた取組へと発展することを期待しています。

Submission of the report is mandatory required. Eligibility of receiving the fellowship shall be assessed by the report then If you do not submit this report, the research fellowship shall be suspended.

The resource of the fellowship is based on the tax of the Japanese citizens.　The report will be disclosed to the public ｔo accomplish the duty of accountability to the citizens, therefore please make this report on the assumption that it will be made public along with your name.

Furthermore, to avoid problems related to patents and copyrights, please be sure to confirm the contents of your research with your supervisor before opening it. When submitting this report, please also submit a document that shows that your supervisor has confirmed the content (format is optional; a copy of an email or other document showing that the content has been confirmed is acceptable).

By publishing this report, we hope that local governments and companies will become interested in your research, which will lead to the development of initiatives for the social implementation of your research results.

◆辞退の手続きについて/”Declination” Procedure

◇3月末辞退の方（現フェローシップ生）

下段のリンクから様式を取得し「③辞退届」と年間の報告書として「①研究活動状況等報告書」「➁指導教員確認資料」を提出してください。

◇Those who decline at the end of March (Current fellowship students)

Please obtain the form from the link at the bottom and submit “③Decline of Research Fellowship”. Students should also submit “①Research Activity Report” and “②Supervisor Confirmation Documents” as annual reports.

年度末で辞退する場合でも、本フェローシップ受給期間の報告書ですので、①➁の提出が必要になります。

なお、本フェローシップの補助金が国民の税金で賄われていることからも、本報告書に基づき、受給者の研究内容や研究活動を公表することで、社会に対する説明責任を果たすこととしますので、氏名と共に公表されることを前提に作成願います。

また、研究内容等の公表にあたっては、公表内容について必ず指導教員に報告書の内容を確認していただき、特許関係や著作権等においてトラブルが生じないよう注意してください。本報告書を提出する際には、指導教員が確認したことが分かる資料（様式任意、確認したことが分かるメール等の写しでも可）を合わせて提出してください。

本報告書の公表により、地方公共団体や企業などが、皆さんの研究内容に興味を持つことで、研究成果の社会実装に向けた取組へと発展することを期待しています。

Even if fellowship recipients decline this fellowship at the end of the academic year, it is also mandatory　for them to submit ①and➁ because these are reports for the period of this fellowship.

The resource of the fellowship is based on the tax of the Japanese citizens.　The report will be disclosed to the public ｔo accomplish the duty of accountability to citizens, therefore please make this report on the assumption that it will be made public along with your name.

Furthermore, to avoid problems related to patents and copyrights, please be sure to confirm the contents of your research with your supervisor before opening it. When submitting this report, please also submit a document that shows that your supervisor has confirmed the content (format is optional; a copy of an email or other document showing that the content has been confirmed is acceptable).

By publishing this report, we hope that local governments and companies will become interested in your research, which will lead to the development of initiatives for the social implementation of your research results.

◇3月末辞退の方（新規受給予定者）

採用通知（内定通知を含む）を受け取り、まだ一度も支援を受けていない学生は、下段のリンクから様式を取得し「③辞退届」を提出してください。

◇Those who decline at the end of March (Candidates for the new recipient)

Students who have received a notice of employment (including a notice of candidate for the new recipient) and have not yet received any support should obtain the form from the link at the bottom and submit “③Decline of Research Fellowship”.

◆支援修了（満了）・短縮修了者の手続きについて/”Termination” procedure for fellowship students（expiration or shorten of a term）

以下の①～⑤の手続をお願いします。Please accomplish procedures from ① to ⑤ as following.

下段のリンクから様式を取得し、年間の報告書として「①研究活動状況等報告書」「➁指導教員確認資料」を提出してください ／Please obtain the form from the link at the bottom and submit “①Research Activity Report” and “②Supervisor Confirmation Documents” as annual reports.

年度末で支援終了（満了）・短縮修了する場合でも、本フェローシップ受給期間の報告書ですので、①➁の提出が必要になります。

なお、本フェローシップの補助金が国民の税金で賄われていることからも、本報告書に基づき、受給者の研究内容や研究活動を公表することで、社会に対する説明責任を果たすこととしますので、氏名と共に公表されることを前提に作成願います。

また、研究内容等の公表にあたっては、公表内容について必ず指導教員に報告書の内容を確認していただき、特許関係や著作権等においてトラブルが生じないよう注意してください。本報告書を提出する際には、指導教員が確認したことが分かる資料（様式任意、確認したことが分かるメール等の写しでも可）を合わせて提出してください。

本報告書の公表により、地方公共団体や企業などが、皆さんの研究内容に興味を持つことで、研究成果の社会実装に向けた取組へと発展することを期待しています。

If fellowship recipients will be expiration or graduate shorten the term of this fellowship at the end of the academic year, it is also mandatory　for them to submit①and ➁ because these are reports for the period of this fellowship.

The resource of the fellowship is based on the tax of the Japanese citizens.　The report will be disclosed to the public ｔo accomplish the duty of accountability to the citizens, therefore please make this report on the assumption that it will be made public along with your name.

Furthermore, to avoid problems related to patents and copyrights, please be sure to confirm the contents of your research with your supervisor before opening it. When submitting this report, please also submit a document that shows that your supervisor has confirmed the content (format is optional; a copy of an email or other document showing that the content has been confirmed is acceptable).

By publishing this report, we hope that local governments and companies will become interested in your research, which will lead to the development of initiatives for the social implementation of your research results.

下段のリンクから様式を取得し③受給辞退届を提出してください／Please obtain the form from the link at the bottom and submit a letter of Decline of Research Fellowship

短縮修了者のみ提出が必要となります。支援修了（満了）者については提出の必要はありません。

Only the students who take short a term of receiving the fellowship shall submit a form of Decline of the Research Fellowship.

④メールアドレスのご提供をお願いします／Submit your email address

修了者の皆様には、今後の連絡先としてメールアドレスのご提供をお願いします。使用用途としては、確定申告の際に必要となる支払い証明書の送付（希望者のみ送付予定）。また、修了者向けにアンケート調査等を実施することがございますので、ご協力いただければ幸いです。

All alumni of the fellowship submit your email address. The purpose of submission is to send certificates of payment required for tax returns (KAKUTEISHINKOKU: to be sent only upon request). Also, we may conduct surveys for those who have completed the program, etc. We would appreciate your cooperation.

⑤支援修了後の進路状況についてご提供ください／Provide information on your career path after completion of the fellowship.

今後のキャリアパス支援の参考とさせていただくため、ご協力いただければ幸いです。

We will refer your information for our further supporting program for the fellowship students.

【書類様式／Formats】

提出書類の様式は、こちらよりダウンロードしてください。

Please download the formats of the submission documents from here.

①   （日本語）研究活動状況等報告書［情報・AI］

①   （English）Research Activity Report [Information Science and AI]

①   （日本語）研究活動状況等報告書［SDGs］

①   （English）Research Activity Report [SDGs]

②   ①の報告書を指導教員が確認したことが分かる資料（様式任意、確認したことが分かるメール等の写しでも可）

         Any document showing that the report① was confirmed by your supervisor (Form is optional, For example, an e-mail showing that supervisor has confirmed).

③   （日本語）受給辞退届[情報・AI][SDGs]

③   （English）Decline of Research Fellowship[Information Science and AI][SDGs]

提出期限：令和6年3月11日（月）

Submission deadline: March 11, 2024 (Monday)

提出書類は以下の【Googleフォーム/Google Form】にアップロードしてください。

Please upload your submission documents to the following [Google Form].

 IS/AI SDGs（IS/AI SDGs） 継続・辞退・支援修了（満了）・短縮修了者の手続に関する書類の提出フォーム  / Form for submission of documents (continuation and declination and expiration and graduate with shorten of a term).

※アップロードフォームには、ELMSのGoogleアカウントにログインしたうえでアクセスしてください。（ELMSにログインし、画面左側に表示されるG-SUITEのいずれか（メール、カレンダー、ファイル共有）にアクセスすることで、ELMSのGoogleアカウントにログインした状態となります）。*Before accessing the upload form on the ELMS Google, please log in to your ELMS Google account . By logging in to ELMS and accessing one of the G-Suites (Mail, Calendar, Drive) displayed on the left side of the screen, you are logged into your ELMS Google account.

※ELMSアカウントにログインしているにも関わらず、Googleフォームへのログインができない場合：同一のインターネットブラウザで違うGoogleアカウントを使用していた場合、当該アカウントの履歴（Cookie）が残っておりログインエラーが生じることがあります。ログインエラーが生じた場合は、他のGoogleアカウントから完全にログアウトし、履歴（Cookie）の削除をするか、違うインターネットブラウザからのアクセスをお試しください。*In cases you cannot access the Google Form despite logging in with your ELMS account: If you use a different Google account on the same Internet browser, the history (cookies) of another account may be retained and bring system conflict, which may cause login errors. In such cases, please log out from other Google accounts completely and try deleting the history (cookies) or accessing the form on a different Internet browser.

◆3月末以外に辞退される方/ Those who decline other than at the end of March

 辞退が必要な状況が判明した場合は、速やかに辞退届を提出してください。

If a situation arises that requires you to decline, please submit the declination form as soon as possible.

提出先 /E-mail address for submission：kaikaku-station［a］academic.hokudai.ac.jp

※［a］は@に変換してください。／Please convert [a] to @.