Den som dokumenterar i Unikum behöver ha i åtanke att innehållet är en allmän handling. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga. Om någon begär ut en allmän handling eller en uppgift i den, ska rektor alltid göra en sekretessprövning för att se om hela handlingen eller delar av den kan lämnas ut.

I Unikum finns delvis tekniska begränsningar för åtkomst av elevernas dokumentation. Det är inte tillåtet som personal att tex läsa omdömen om de elever och ämnen som man själv inte undervisar, även om åtkomst finns, i de fall det inte är nödvändigt.

Skriftliga individuella utvecklingsplaner ska upprättas en gång per läsår för elever i årskurs 1-5 i grundskolan, grundsärskolan och sameskolan samt i årskurs 1-6 i specialskolan. De ska även upprättas en gång per läsår för elever i årskurs 6-9 i grundsärskolan i de fall betyg inte sätts. Motsvarande gäller för elever i årskurs 7-10 i specialskolan som läser enligt grundsärskolans kursplaner. 

IUP består av två delar; skriftliga omdömen samt framåtsyftande planering. Ett skriftligt omdöme ska beskriva vad eleven har för kompetenser och vad som kan utvecklas. Den framåtsyftande delen i IUP ska beskriva hur skolan ska arbeta i undervisningen så att eleven får möjlighet att utvecklas samt vad eleven själv och vårdnadshavare kan göra.

I Umeå använder vi Unikum för både extra anpassningar, skriftliga omdömen och den framåtsyftande planeringen. För 6-9 i grundskolan och 6-9 i grundsärskolan där betyg sätts finns inte krav på skriftliga IUP. I Unikum är det möjligt för samtliga lärare/personal som är inkopplad mot en klass ta del av elevdokumentation, t.ex IUP med skriftliga omdömen, men bara den som behöver uppgifterna i sitt arbete får ta del av dem. 

Utvecklingssamtal ska hållas i alla årskurser. Utvecklingssamtalet är framåtsyftande och handlar om hur eleven bäst kan stödjas och vilka insatser som kan behövas så att eleven når kunskapskraven och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för läroplanen. Informationen som ges vid utvecklingssamtalet är också tillbakablickande då den utgår från en utvärdering av elevens utveckling. 

I Unikum finns fritextfält på flera olika ställen, bland annat i delen där man gör skriftliga omdömen, kunskapskravsbedömningar, framåtsyftande planeringar, extra anpassningar och dokumentation kring utvecklingssamtalet. Även meddelande- och lärloggsfunktionen har fritextfält men även möjlighet till kommentarer. Om man vill eliminera risken att användare lägger in integritetskänsliga eller känsliga uppgifter kan man välja att ta bort kommentarsmöjligheter.

Dokumentera inte känsliga eller integritetskänsliga uppgifter, vilket enligt IMY är bl.a. uppgift om hälsa, sexualliv, etniskt ursprung och religiös övertygelse. Med integritetskänsliga uppgifter avses både känsliga uppgifter men även uppgifter som omfattas av sekretess eller rör den enskildes personliga förhållanden. Tänk också på att uppgift om att en elev är sjuk är att betrakta som en känslig personuppgift. 

Extra anpassningar eller skriftliga omdömena ska varken innehålla beskrivningar eller värderingar av elevens personliga egenskaper och kränkande uttalanden inte är tillåtna. En bra grundregel för att undvika formuleringar som kan uppfattas som kränkande är att inte skriva ”hur eleven är” i omdömet. Det är viktigt att undvika värdeladdade formuleringar om personliga egenskaper eller generaliseringar av karaktärsdrag.