Ryhmät
Ryhmät auttavat organisoinnissa
Jaetut Drivet jaetaan ensisijaisesti ryhmille.
Ryhmien ylläpidon avulla henkilöitä ei tarvitse lisätä tai poistaa yksitellen tiedostoista tai kansioista.
Kun henkilö poistuu organisaatiosta, hänet poistetaan ryhmästä. Näin poistuu myös oikeudet ryhmän materiaaleihin. Henkilöä ei tarvitse poistaa erikseen jokaisesta jakopaikasta.
Esimerkki: Jaettuun Driveen annetaan katseluoikeudet yhden koulun kaikille opettajille (opettaja-ryhmä) ja kaikille ohjaajille (ohjaaja-ryhmä). Tilikohtaan kirjoitetaan ryhmien sähköpostiosoitteet.
Esimerkki: Oman Driven kansioon annetaan katseluoikeudet yhden koulun kaikille opettajille (opettaja-ryhmä) ja kaikille ohjaajille (ohjaaja-ryhmä). Tilikohtaan kirjoitetaan ryhmien sähköpostiosoitteet.
Esimerkki: Kaksi ryhmää, joissa on eri henkilöt. Kansio 1 on jaettu ryhmälle 1, kansio ryhmälle 2 ja kansio 3 molemmille ryhmille.
Jos esimerkin kansiot olisi jaettu jokaiselle henkilölle erikseen, osoitteita olisi pitänyt kirjoittaa kolmeen kansioon yhteensä 24 kpl.
Jos organisaatioon tulee uusi henkilö, hänelle pitäisi jakaa erikseen kaikki kolme kansiota.
Jos esimerkin kansiot jaetaan ryhmille, kuten kuvassa, osoitteita on pitänyt kirjoittaa kolmeen kansioon yhteensä 4 kpl. Niistäkin viimeisen kansion osalla ohjelma todennäköisesti tarjoaa jo osoitetta, kun siitä on kirjoittanut muutaman kirjaimen.
Jos organisaatioon tulee uusi henkilö, hänet lisätään ryhmään, joilloin hänelle muodostuu automaattisesti oikeus kansioihin.
Omat ryhmät
Osoitteessa groups.google.com voit tarkastella ryhmiä, joissa olet mukana.
Jos olet ryhmän omistaja, voit muokata rattaan kuvasta ryhmän asetuksia.