Jaetut Drivet

Miksi pitäisi tallentaa Jaettuun Driveen?

Organisointi:

  • Jaettu Drive on jaettu tila, jossa Jaetun Driven jäsenillä on tiedostojen ja kansioiden yhteisomistajuus

  • Ryhmien ylläpidon avulla henkilöitä ei tarvitse lisätä tai poistaa yksitellen tiedostoista tai kansioista.

  • Kun henkilö poistuu organisaatiosta, hänet poistetaan ryhmästä, jolloin hän poistuu myös Jaetusta Drivesta.

      • Näin poistuu myös oikeudet ryhmän materiaaleihin.

      • Henkilöä ei tarvitse poistaa erikseen jokaisesta jakopaikasta.

      • Poistuvien jäsenten lisäämät tiedostot säilyvät jaetussa Drivessa

Jaettuun Driveen tallennetaan organisaation tai työyhteisön yhteisiä asioita, esim. palaveri- ja kokousmuistiot.

Jäsenet ja jakoasetukset

Henkilöiden tai ryhmien lisääminen

  • Klikkaa Jaettu Drive auki.

  • Klikkaa 1 henkilö -kohtaa

-> Avautuu "Hallinnoi jäseniä" -laatikko

Jaa Jaetussa Drivessa ensisijaisesti ryhmille, ei yksittäisille ihmisille.

Kuvassa Tietoturva-Jaettu Drive on jaettu yhdelle henkilölle.

  • Henkilö voi olla yksittäinen ihminen tai yksi ryhmä, jossa voi olla jäseniä vaikka kuinka paljon.

Hallinnoi jäseniä -laatikon rattaan kuvasta löytää lisää Jaetun Driven asetuksia

Harkitse, ovatko oikeudet tarpeellisia:

  • Organisaation City of Raisio Education ulkopuolisia ihmisiä voidaan lisätä tiedostoihin

  • Ihmisiä, jotka eivät ole jaetun Driven käyttäjiä, voidaan lisätä tiedostoihin

  • Katsojat ja kommentoijat voivat ladata, tulostaa ja kopioida tiedostoja

Jäsenet Jaetussa Drivessa

Jäsentyypit Jaetussa Drivessa

  • Ylläpitäjä

  • 1-3 ylläpitäjää / Jaettu Drive

  • Sisällönhallinta

      • Jäsenille, joilla on tarve työstää tiedostoja

  • Tekijä

      • Jäsenille, joilla on tarve työstää tiedostoja

      • Ei voi siirtää tiedostoja toisiin kansioihin tai poistaa tiedostoja / kansioita

  • Kommentoija

  • Katsoja

Anna pienimmät tarpeelliset oikeudet.

Jaetun Driven kansiossa ja tiedostoissa on erilaiset termit. Tiedostoissa on maksimissaan muokkaajia.

Taulukossa on eri jäsentyyppien oikeudet:

Tee näin -esimerkki jakoasetuksista

Kyseinen Jaettu Drive sisältää materiaalia, joka on tarkoitettu vain luettavaksi.

  • Jaetussa Drivessa on yksi ylläpitäjä.

  • Jaettu Drive on jaettu kolmelle ryhmälle katseluoikeuksilla.

    • Ryhmät ovat esim. opettajat, ohjaajat ja muu henkilökunta tai kolmen koulun opettajat

Ei kannata tehdä näin -esimerkki jakoasetuksista

Kyseinen Jaettu Drive sisältää materiaalia, joka on tarkoitettu pääasiassa luettavaksi sekä tiedostoja, joita on tarkoitus yhdessä työstää.

  • Jaetussa Drivessa on 20 yksittäistä henkilöä, joista osa on tekijöitä ja osa ylläpitäjiä.

Tämän voisi hoitaa näin

Kaksi tai useampi Jaettu Drive

1) Jaettu Drive materiaalille, joka on tarkoitettu pääasiassa luettavaksi.

  • 1-3 ylläpitäjää

  • Muille pienimmät mahdolliset oikeudet

2) Erillinen jaettu Drive tiedostoille, joita on tarkoitus yhdessä työstää.

  • 1-3 ylläpitäjää

  • Loput henkilöt ryhmänä, Tekijän tai Sisällönhaltijan oikeudet.

Jaetut Drivet osion etusivulla

Voit tarkistaa yhdellä silmäyksellä summittaisesti, miten Jaettu Drive on jaettu.

Henkilö = yksittäinen henkilö tai ryhmä

Jos henkilömäärä on suuri, kannattaa tarkistaa, onko jako tehty etupäässä yksittäisille henkilöille. Suositaan ryhmille jakamista.

Paranna tietoturvaasi -tehtävät

Tee ainakin tämä:

1) Tarkista Jaettujen Drivejen jakamiset: kenelle ja millä oikeuksilla. Muokkaa tarvittaessa.


2) Jaa Jaetussa Drivessa ensisijaisesti ryhmille, ei yksittäisille ihmisille.


3) Laske omista Jaetuista Driveista, kuinka monessa Jaetussa Drivessa olet mukana. Minkälaiset oikeudet sinulla on?