Oma Drive
Oma Drive materiaalin tallennuspaikkana
Oma Driven on jokaisen käyttäjän henkilökohtainen pilvi-tallennuspaikka.
Henkilöllä on omistajuus itse luomiinsa tiedostoihin.
Omasta Drivesta voi jakaa materiaalia erilaisilla oikeuksilla kansioina, tiedostoina tai linkkeinä.
Minulle Jaetuista materiaaleista voi tehdä pikakuvakkeen Omaan Driveen. Pikakuvakkeen merkkinä on nuoli.
Tarkista jakoasetukset
Kansiot, joissa on hahmon kuva, on jaettu jollekulle toiselle henkilölle. Kaikki kansioon lisättävä materiaali tulee automaattisesti hänelle / heille näkyviin.
Tarkista ainakin näiden kansioiden jakoasetukset.
Paranna tietoturvaasi kansio-organisoinnilla
Tee selkeä ero kansioille, jotka
a) sisältävät vain sinun käytössäsi olevia tiedostoja
b) sisältävät tiedostoja, jotka on jaettu kenelle tahansa muulle.
Miksi?
Tiedostojen hallinta on hallitumpaa, kun jaettuja tietostoja on vain tietyissä kansioissa. Siinä vaiheessa, vuosien kuluttua, kun sinulla on satoja ja tuhansia tiedostoja, niiden uudelleenorganisointi on huomattavan hankalaa.
Google kehittää (~muuttaa) jatkuvasti toimintojaan, joten jokin uusi toiminto saattaa vaikuttaa kaikkiin aiempiin materiaaleihin.
A) Kansiot, joissa on vain minun omia tiedostojani
Luo yksityisen kansion sisään vain tiedostoja, joihin on vain sinulla käyttöoikeus.
Kansion kuvake
Voit vaihtaa kansion kuvakkeen väriä.
B) Kansiot, joissa on tiedostoja, jotka on jonkulle muulle jaettu
Jaetun kansion merkkinä on hahmo kansio-kuvakkeessa.
Kaikki materiaali, jonka luot jaetun kansion sisään, avautuu automaattisesti kaikille käyttöoikeuden saaneille henkilöille samoilla jakoasetuksilla.
Älä luo jaettuun kansioon yksityiseksi tarkoitettuja tiedostoja.
Voit vaihtaa kansion kuvakkeen väriä. Väri ei näy muille ihmisille.
Kansion jakoasetukset
Klikkaa kansion päällä hiiren oikealla näppäimellä / kahden sormen napautus touchpadilla
-> Avautuu valikko
-> Valitse "Jaa"
Kun kirjoitat vastaanottajan tunnuksen, oletusarvo on "Muokkaaja".
Voit vaihtaa oikeuksiksi Katsojan tai Kommentoijan.
Rattaan kuvasta aukeaa kohta: "Muokkaajat voivat muuttaa käyttöasetuksia ja jakaa sisältöä."
Täppä on oletusarvoisesti päällä.
Linkki
Linkki on väylä kansioon tai tiedostoon.
Rajoitettu = vain henkilöt / ryhmät, joille jako on tehty, voivat avata materiaalin.
City of Raisio Education = Jokainen, jolla on edu-tunnus, pääsee materiaaliin, jos saa linkin haltuunsa. Vaatii edu-kirjautumisen.
Jokainen linkin saanut = Jokainen, joka saa linkin haltuunsa, pääsee materiaaliin. Ei vaadi edu-kirjautumista.
Linkin jakaminen eteenpäin on helppoa. Kahdella jälkimmäisellä jakoasetuksella ei materiaalissa saa olla sellaista tietoa, joka ei saa joutua ulkopuolisen silmille.
Jaettu minulle
Jaettu minulle -osioon tulee sinulle jaetut tiedostot ja kansiot. Voit tehdä niistä pikakuvakkeen Omaan Driveesi.
Jaetusta materiaalista voi tehdä ainoastaan pikakuvakkeen Omaan Driveen.
Jos jako sinulle päättyy, kuvake muuttuu harmaaksi, etkä voi enää avata tai jakaa sitä, etkä voi hakea linkkiä tiedostoon.
Jos kuvake muuttuu harmaaksi, voit pyytää siihen pääsyoikeutta.
Huom! Muuttunut asetus:
Vielä loppuvuonna 2020 Jaettu minulle -tiedostosta tai kansiosta saattoi tehdä itselleen kolmio-plus -kuvakkeesta oman kopion Omaan Driveen.
Pikakuvakkeen merkkinä on nuoli.
Tilapäiset käyttöoikeudet
Voit antaa tilapäiset käyttöoikeudet kommentointiin tai lukemiseen.
Anna ensin Kommentoija / Muokkaaja -oikeudet ja klikkaa "Valmis".
Avaa jakoasetukset uudelleen. Klikkaa oikeuden kuvaa
-> Anna tilapäiset käyttöoikeudet
Määritä käyttöoikeuden päättymisajankohta
Tallenna
Pidä työ ja yksityisasiat erillään
- erityisesti, jos tietoturva ei ole timantisti hallussasi
Älä talleta samaan kansioon työ- ja yksityisasioita.
Onko ylipäätään tarvetta tallentaa työ-Driveen yksityisiä asioita?
Voit merkitä vain sinulle tarkoitettuja asioita sisältävät kansiot väreillä tai jollakin merkillä tai muulla koodilla kansion nimessä. Se vähentää riskiä, että vahingossa tulet jakaneeksi yksityisasioitasi eteenpäin.
Paranna tietoturvaasi -tehtävät
Tee ainakin nämä
1) Siirrä Omasta Drivesta kaikki "irtonaiset" tiedostot kansioihin.
Ihannetilanteessa Oman Driven etusivulla on vain kansioita, ei lainkaan yksittäisiä tiedostoja.
2) Tee pistokokeita: Avaa valitsemasi jaettu kansio ja tarkista, kenelle se on jaettu ja millä oikeuksilla.
3) Missä tilanteessa voisit käyttää toimintoa "Tilapäiset käyttöoikeudet"?