Gestion des données personnelles par eCampus

Toutes les opérations d'eCampus sont gérées par le biais de la plateforme "Google Apps For Education" (GAFE) qui est GDPR-compatible. Vous trouverez ci-dessous le détail de la façon dont nous traitons vos données personnelles sur GAFE.

Gestion des données du formulaire de contact

Les données personnelles que les utilisateurs indiquent dans le formulaire de contact sont traitées comme suit:

• les données sont sauvegardées par GoogleForms

• les données ne sont transmises ni en interne ni à aucune partie tierce

• aucune newsletter ne sera envoyée à l'adresse électronique renseignée

• après avoir rempli le formulaire, l'utilisateur se verra afficher automatiquement les coordonnées de l'eCampus

• l'utilisateur recevra un seul et unique courriel avec la confirmation des données qu'il a fournies

• la banque de données GoogleForms en question est supprimée à intervalles réguliers et au plus tard un an après l'enregistrement des données susmentionnées

Gestion des données du formulaire d'inscription

Avant de pouvoir s'inscrire dans un quelconque module de l'eCampus, l'utilisateur doit faire une demande de création de compte par le biais du formulaire d'inscription. Les données personnelles que les utilisateurs indiquent dans le formulaire d'inscription sont traitées comme suit:

• les données sont sauvegardées par GoogleForms

• les données ne sont transmises à aucune partie tierce

• aucune newsletter ne sera envoyée à l'adresse électronique indiquée

• si l'utilisateur ne finalise pas son inscription à l'eCampus en envoyant ses derniers bulletins et/ou diplômes à la direction de l'eCampus

  • la direction de l'eCampus utilisera les coordonnées fournies pour un seul et unique rappel de finalisation d'inscription

  • la banque de données GoogleForms en question est supprimée à intervalles réguliers et au plus tard un an après l'enregistrement des données susmentionnées

• si l'utilisateur finalise son inscription à l'eCampus en envoyant ses derniers bulletins et/ou diplômes à la direction de l'eCampus

  • un compte GAFE ayant la nomenclature "abcde123p@ebac.lu" ou "abcde123p@ecampus.lu" sera créé... ledit compte permet à l'utilisateur de se connecter à la plateforme de l'eCampus en passant par www.google.com puis le bouton "Connexion"

  • les informations personnelles de l'utilisateur sont stockées dans une banque de données centrale dans GoogleSheets

  • ces informations personnelles ne sont fournies à aucune partie tierce mais peuvent être partagées avec les eTeachers (eTs) de l'eCampus et être utilisées par la direction de l'eCampus dans des cas très précis:

    • envoi par courrier postal des bulletins de fin d'année scolaire

    • appel téléphonique pour clarifier d'éventuels problèmes

    • gestion des opérations courantes de la plateforme, comme p.ex. l'inscription dans les modules, la gestion des demandes de triplement et des certificats médicaux, la création des relevés de notes et des bulletins de fin d'année scolaire, l'inscription aux épreuves du baccalauréat...

  • les informations des eLearners (eLs) qui ont finalisé leur inscription seront conservées pour une durée illimitée dans la banque de données GoogleSheets

  • si un eL veut que son compte eCampus de type "abcde123p@ebac.lu" ou "abcde123p@ecampus.lu" soit supprimé, il lui suffit de remplir le formulaire de désinscription ci-dessous

Modalités de suppression de compte par le biais du formulaire de désinscription ci-dessous

Après avoir rempli le formulaire de désinscription ci-dessous, les opérations suivantes seront mises en oeuvre:

• le demandeur devra confirmer sa demande de désinscription en appelant le numéro de téléphone qui lui sera indiqué par le système juste après avoir fini de remplir le formulaire

• le compte d'utilisateur GAFE du demandeur sera supprimé endéans 48h après l'appel téléphonique susmentionné

• avec le compte d'utilisateur seront également supprimées les adresses @ebac.lu respectivement @ecampus.lu

Étant donné que l'eCampus doit se porter garant de la progression de l'apprentissage de tous les eLs, les éléments suivants ne seront pas supprimés:

• les relevés de notes des eLs

• les Certificats d'Inscription des eLs

• les bulletins des eLs

• les demandes de triplement des eLs

• les lettres de refus émis par le conseil de classe

Ces éléments pourront être réutilisés, même après la demande de désinscription de l'eL, dans les situations suivantes:

• lorsque l'eL demande une copie d'un des éléments susmentionnés

• lorsque l'eL veut se réinscrire après une demande de désinscription à la plateforme eCampus

Modalités de suppression de compte sans formulaire de désinscription

Tout compte non utilisé pendant deux ans ou plus sera supprimé selon les modalités suivantes:

• le compte @ebac.lu de l'ancien eLearner sera désactivé et supprimé;

• toutes les données que l'eLearner avait sauvegardées dans son espace "My Drive" seront supprimées;

• les données de l'eL concernant la progression de son apprentissage (bulletins, diplômes, dossier d'inscription...) qui se trouvent dans son espace "Shared With Me" seront conservées et archivées.

ATTENTION: Après deux ans de non-connexion à la plateforme GAFE, l'eL perd toutes les données personnelles de son espace "My Drive" s'il n'a pas procédé à une sauvegarde antérieure de ces documents.

Archivage

Certains documents sont archivés pendant cinq ans avant d'être supprimés de la banque de données GAFE:

• les versions scannées des compositions (devoirs de fin de session) des eLs

• les versions scannées des certificats médicaux des eLs