Utilizzo della piattaforma digitale
Come procedere ad inserire in piattaforma i beni oggetto della domanda di contributo?
Nell'ambito di ciascuna sezione 2 della piattaforma (2.1, 2.2 e 2.3), per inserire un bene oggetto della domanda di contributo è sufficiente cliccare sul pulsante “+” in corrispondenza del primo blocco della sezione di interesse. Per ogni bene deve essere specificata la tipologia di appartenenza (tra quelle elencate nel menu a tendina) e poi compilati i successivi campi collegati.
Riempiti tutti i campi, cliccando il pulsante “+”, è possibile aggiungere un nuovo bene che rientra nella medesima sezione, oppure passare al blocco successivo (blocco fatture). Il bottone “X” consente invece di eliminare un bene erroneamente inserito.
Si specifica che per tutti i beni è necessario indicare un identificativo che consenta alla piattaforma di abbinare la descrizione del bene con la/e relativa/e fattura/e d’acquisto.
Per i veicoli, l’identificativo è rappresentato dal numero di telaio, che pertanto deve essere obbligatoriamente sempre riportato.
Per i beni strumentali, è possibile utilizzare come identificativo un qualsiasi codice univoco generico, purché associato in modo esclusivo ad un singolo bene (uno stesso codice non può essere usato per beni distinti).
L’identificativo abbinato a ciascun bene (N. di telaio o altro codice) deve essere riportato, esattamente uguale, nel successivo blocco di fatturazione in corrispondenza della/e relativa/e fattura/e di acquisto.
Per maggiore chiarezza si riportano di seguito alcuni casi pratici, che possono fungere da esempio per procedere alla compilazione del questionario in maniera corretta (ulteriori casistiche sono illustrate nella raccolta di esempi che accompagna le presenti FAQ).
Caso 1: Se il Comitato presenta domanda di contributo per l'acquisto di un veicolo e contemporaneamente per il relativo allestimento, si deve selezionare la voce corrispondente alla tipologia del mezzo. Tutti i beni che rientrano nell’allestimento (ad esempio gli elettromedicali e le attrezzature sanitarie installate sul veicolo, come barelle, defibrillatori, etc.), dovranno essere semplicemente elencati nel campo “Dettaglio bene” (i restanti campi andranno compilati riferendosi al solo acquisto del veicolo), abbinando poi tutte le fatture di acquisto al numero di telaio del veicolo. In nessun caso i beni che compongono l’allestimento andranno inseriti distintamente;
Caso 2: Se il Comitato non presenta richiesta di contributo per l’acquisto di un veicolo, ma la domanda riguarda il solo allestimento del veicolo, i beni che ne fanno parte potranno essere inseriti, tutti in un'unica soluzione, in una delle seguenti voci, a seconda della tipologia del mezzo sul quale sono installati: “Autoambulanza e/o relativo allestimento”, “Autoveicolo per attività sanitarie e/o relativo allestimento”, “Altro veicolo e allestimento”. In questo caso, dopo aver scelto l'opzione corretta, tutti i beni andranno elencati del riquadro “Dettaglio bene” e dovranno poi essere compilati i campi relativi a modello, targa e N. di telaio del veicolo di riferimento (e spuntate le eventuali dichiarazioni obbligatorie). Le fatture di acquisto andranno associate sempre al numero di telaio. Tra i documenti a supporto è sempre necessario allegare anche la carta di circolazione del veicolo;
Caso 3: Per i beni strumentali, si può utilizzare come identificativo un codice univoco generico composto dalla tipologia del bene (per esempio nel caso di acquisto di divise/DPI, è possibile indicare DIVISE) seguita da un numero progressivo: ad esempio DIVISE 1. Per i successivi beni della stessa tipologia, si potrà procedere assegnando codici in successione: DIVISE 2, DIVISE 3, etc. È possibile fare lo stesso per l’acquisto di elettromedicali e attrezzature sanitarie, dove si potrà indicare il codice generico ELETTROMEDICALI 1, e per altri beni della stessa tipologia ELETTROMEDICALI 2, ELETTROMEDICALI 3, etc. Allo stesso modo, per l’acquisto di attrezzature per la formazione si potrà indicare il codice generico FORMAZIONE 1, e per altri beni della stessa tipologia FORMAZIONE 2, FORMAZIONE 3, etc. Questa semplificazione permette di associare un singolo codice anche ad un gruppo di beni della stessa tipologia, purché siano tutti presenti nella medesima fattura. Ad esempio, se in una stessa fattura sono presenti beni quali fonendoscopio, pulsossimetro, termometro, etc., che rientrano tutti nella tipologia “elettromedicali e attrezzature sanitarie”, questi potranno essere inseriti in un’unica soluzione, assegnando un codice unico all’intero gruppo (ad esempio: ELETTROMEDICALI 1) ed elencando la descrizione di ognuno di essi nel campo “Dettaglio bene”. Lo stesso potrà essere fatto per due o più defibrillatori, etc. L’identificativo scelto dovrà essere riportato senza alcuna variazione in corrispondenza della correlata fattura d’acquisto nella sezione dei dati di fatturazione. Allo stesso modo, nel caso dell’acquisto di più articoli rientranti tutti nella tipologia divise/DPI e fatturati insieme in un’unica fattura, potrà essere utilizzato per tutto il gruppo di beni un solo codice identificativo, ad esempio DIVISE 1, da riportare poi in corrispondenza della fattura di acquisto complessiva. È fondamentale riportare il codice senza alcuna variazione. Per le ulteriori fatture relative all’acquisto di beni della medesima tipologia si potrà procedere nello stesso modo, utilizzando un diverso codice identificativo (ed esempio: DIVISE 2, DIVISE 3, etc.).
Dove elencare le fatture / atti di acquisto relativi ai beni oggetto di domanda di contributo?
Per ognuna delle sezioni 2.1, 2.2. e 2.3 è presente un blocco di fatturazione (“Dati fatturazione”) nel quale riportare i dati delle fatture relative all'acquisto/acquisizione dei beni oggetto di richiesta di contributo. Per aggiungere una fattura è sufficiente cliccare sul pulsante “+”.
Per ciascuna fattura deve essere obbligatoriamente indicato il codice identificativo (N. di telaio o altro codice) abbinato al bene o al gruppo di beni corrispondente. È importante riportare esattamente lo stesso identificativo, senza alcuna variazione, per consentire la corretta associazione bene/fattura.
Si specifica che per i beni acquisiti tramite leasing andranno inserite, distintamente e singolarmente, tutte le fatture relative ai canoni di leasing emesse e pagate nel corso dell'anno 2023 (max 12). Per gli acquisti tramite finanziamento, invece, andrà riportata la fattura di riferimento e l'importo totale delle rate pagate durante l'anno (quindi non le singole rate).
Per ciascuna fattura / atto d’acquisto, quale importo va indicato in corrispondenza del campo “Totale importo dei beni su cui è richiesto il Contributo”?
Va indicato l'importo effettivo (IVA inclusa) del/i bene/i per i quali si richiedere il contributo, che può coincidere o meno con il totale della fattura di riferimento. Infatti nel caso in cui la medesima fattura faccia riferimento Croce Rossa Italiana Comitato Nazionale anche a beni non ammissibili, la relativa spesa andrà esclusa dalla richiesta (vedi “Appendice”, punto 2). Parimenti è necessario non considerare gli eventuali costi accessori all'acquisto (spese di trasporto/spedizione, installazione o manodopera) che, qualora siano fatturati contestualmente al bene, devono essere sottratti dall'importo richiesto. Nel caso di veicoli acquisiti tramite leasing, vanno esclusi ad esempio tutti gli eventuali servizi aggiuntivi fatturati assieme al canone periodico (quali assicurazione, manutenzione, etc.), in quanto non ammissibili ai fini del contributo. Anche se nella stessa fattura rientrano beni ammissibili ma appartenenti a tipologie di beni diverse, i relativi costi non andranno conteggiati, ma inseriti nella richiesta relativa alla loro tipologia di appartenenza.
Se invece si è ricevuto un contributo pubblico, il relativo importo va dichiarato dell'apposito campo “Contributo Pubblico ricevuto o deliberato”. Non occorre calcolare la differenza con l’importo totale richiesto perché verrà affettuata automaticamente dalla piattaforma.
Gli importi andranno sempre scritti nel seguente formato: XXXXX,XX, senza utilizzare il punto per separare le migliaia e utilizzando la virgola per i decimali.
Dove è possibile caricare la documentazione da allegare alla domanda di contributo?
Una volta inseriti tutti i beni ed elencate tutte le fatture relative ad una specifica sezione 2, sarà possibile caricare la documentazione a supporto tramite l'apposito blocco (“Caricamento documenti dichiarati”). Pertanto, per ciascuna sezione 2, tutta la documentazione (composta da fatture, quietanze di pagamento ed eventuali integrazioni sulla base della tipologia dei beni e della modalità di acquisto/acquisizione) andrà accorpata in un singolo file pdf e caricata in piattaforma in un’unica soluzione. La dimensione massima di caricamento è di 2,5 Gb per sezione (caricando file di dimensioni maggiori la piattaforma non consentirà di chiudere il questionario e di procedere all’invio della domanda di contributo). Si raccomanda di unire la documentazione seguendo lo stesso ordine in cui sono stati elencati i beni. Per ciascun bene dovranno succedersi la fattura o le fatture di acquisto e le relative quietanze, poi tutta l’ulteriore documentazione aggiuntiva (vedi “Appendice”, punto 4).
È possibile interrompere temporaneamente la compilazione del questionario senza perdere le informazioni già inserite?
SI, per sospendere temporaneamente la compilazione del questionario senza perdere le informazioni già inserite sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Salva come bozza” presente in fondo alla pagina.
La pratica rimarrà visibile nella homepage/menu (stato “In compilazione”). Per riprendere la compilazione del questionario basterà cliccare il pulsante “Modifica” in qualsiasi momento successivo. Utilizzando il bottone “Stampa” sarà inoltre possibile scaricare il questionario in formato pdf, anche in versione provvisoria se non ancora completato (in questo caso, la piattaforma segnalerà con un apposito messaggio che il questionario non è completo).
Cosa fare per chiudere ed inviare la domanda di contributo?
Una volta conclusa la compilazione del questionario e caricata la relativa documentazione a supporto, è possibile chiudere ed inviare la domanda di contributo cliccando il pulsante “Conferma dati” presente in fondo alla pagina. A questo punto, dalla homepage della piattaforma, sarà possibile scaricare la versione definitiva del questionario in formato pdf (pulsante “Stampa”), sottoscriverla con firma digitale del Presidente/Commissario del Comitato e procedere - tramite il bottone “Invio pratica” - al caricamento del file firmato e del documento di identità. La domanda di contributo deve essere completata ed inviata entro e non oltre il 31 gennaio 2024. Nel momento in cui la pratica sarà stata correttamente trasmessa, lo stato sarà aggiornato in “Da approvare” (solamente le pratiche con stato “Da approvare” sono considerate correttamente trasmesse. Le pratiche inserite in piattaforma, ma che, superato il 31 gennaio 2024, si troveranno ancora nello stato “In compilazione” non potranno essere considerate ammissibili anche se trasmessa a mezzo PEC. Si raccomanda pertanto di verificare sempre lo stato della pratica del proprio Comitato, per accertare l’avvenuto invio della domanda di contributo).
Una volta completata ed inviata la domanda tramite piattaforma, al fine di certificare la data di invio della stessa per la sua ammissibilità, la stampa in pdf del questionario generata dalla piattaforma e sottoscritta dal Presidente/Commissario del Comitato dovrà essere inviata - sempre entro il 31 gennaio 2024 - anche a mezzo PEC all’indirizzo contributo.ambulanze2023@cert.cri.it.
Una volta completato l’invio della domanda è possibile modificarla o sostituirla?
NO, una volta completato l’invio, non è possibile modificare la domanda, né crearne una seconda distinta dalla prima, anche se i termini di presentazione non sono ancora scaduti. La domanda di contributo potrà essere aggiornata ed integrata solamente su indicazione del competente Comitato Regionale entro e non oltre il 31 marzo 2024.
Cosa fare se il Comitato Regionale richiede una integrazione?
Se la pratica risulta compilata non correttamente, carente di documentazione o incompleta (qualora la pratica non dovesse rispettare i requisiti minimi di ammissibilità, il competente Comitato Regionale potrà respingerla utilizzando la funzione “Respingi”), il Comitato Regionale di competenza - incaricato delle verifiche e dei controlli sulle istanze - può richiedere, sempre mediante la piattaforma, una integrazione (utilizzando la funzione “Richiedi integrazione”). In questo caso, la pratica tornerà in gestione al Comitato territoriale e lo stato sarà cambiato in “Attesa integrazione”. Il Presidente/Commissario riceverà inoltre una apposita notifica su GAIA (sezione “Posta”), nonché una email sulla casella associata al proprio account, in cui saranno esplicitate tutte le motivazioni della richiesta. Il Presidente/Commissario avrà quindi nuovamente accesso al questionario (tramite il bottone “Modifica”) e sarà possibile apportare le modifiche necessarie. Una volta aggiornato il questionario secondo le indicazioni del Comitato Regionale, la domanda di contributo potrà essere scaricata, firmata digitalmente e nuovamente caricata sulla piattaforma. In questo caso non sarà necessario il contestuale invio a mezzo PEC.
È possibile integrare la pratica entro il 31 marzo 2024. Una volta approvata dal Comitato Regionale, lo stato della pratica sarà aggiornato in “Approvata”.
Quale tipo di integrazioni sono considerate ammissibili?
Le integrazioni potranno essere esclusivamente di carattere formale e riguardare solo i beni già dichiarati nella domanda trasmessa entro il 31 gennaio 2024. Ad esempio, potranno consistere nel correggere eventuali errori nella compilazione del questionario (attribuzione di un bene ad una categoria errata), rettificare importi non corretti o comunque non conformi ai relativi giustificativi, aggiungere eventuale documentazione mancante all'atto di trasmissione della domanda (esclusivamente quietanze di pagamento o carta di circolazione dei veicoli CRI).
Non sono invece ammesse integrazioni sostanziali, ad esempio non sarà possibile aggiungere ulteriori beni rispetto a quelli inseriti nella domanda originale.
I Comitati Regionali, inoltre, sempre per il tramite della richiesta di integrazione, potranno segnalare eventuali spese non ammissibili da eliminare dalla domanda di contributo.
Entro il 31 marzo 2024, i Comitati CRI dovranno allineare la domanda alle indicazioni alle indicazioni del Comitato Regionale, procedendo ad aggiornare il questionario, firmarlo in formato digitale e caricarlo nuovamente in piattaforma. In questo caso non sarà necessario il contestuale invio a mezzo PEC.